Entre intermédiaire administratif et interlocuteur des instances dirigeantes, le rôle du secrétaire de conseil est en pleine évolution. En effet, cet emploi souvent méconnu occupe désormais le devant de la scène. Dans un contexte où le travail se virtualise, le rôle de ces derniers est en train d’évoluer.
Qu’est-ce qu’un secrétaire de conseil ?
Le rôle du secrétaire de conseil est souvent difficile à cerner. Jusqu’alors, le poste de secrétaire de conseil était presque exclusivement un poste administratif. La fonction du secrétaire de conseil consistait généralement à rédiger les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des assemblées d’actionnaires, à planifier les événements et à s’occuper d’un large éventail de tâches organisationnelles.
Travaillant en étroite collaboration avec les directeurs de conseil d’administration, les PDG et les directeurs généraux, le secrétaire de conseil a longtemps été considéré comme faisant partie de la direction générale, ou du moins comme un auxiliaire de celle-ci.
En tant que tels, les secrétaires de conseil ont toujours joué un rôle clé. Ils favorisent la bonne communication interne et externe, gèrent des tâches importantes et supervisent les détails des opérations quotidiennes de gouvernance de l’entreprise. Ce rôle est toutefois en train de changer : le secrétaire de conseil est en train de devenir un acteur essentiel. L’évaluation du rôle du secrétaire de conseil s’accompagne d’une plus grande responsabilité et d’un impact plus important sur la gouvernance de l’entreprise.
Secrétaire de conseil : d’un rôle de soutien, au pivot de la gouvernance
Bien qu’on attende toujours d’eux qu’ils fournissent tout le soutien administratif et logistique nécessaire, les secrétaires de conseil d’administration ont vu leurs responsabilités s’accroitre ces dernières années. Leur appropriation de la gouvernance constitue une valeur ajoutée appréciable pour l’entreprise.
Les secrétaires de conseil ne se contentent plus de soutenir le conseil d’administration, ils doivent désormais le protéger activement en veillant à l’application de la législation. Cela implique une connaissance pratique du contexte réglementaire solide. Les secrétaires de conseil doivent donc avoir une connaissance approfondie du cadre juridique applicable afin de pouvoir aider le conseil d’administration dans sa planification et sa prise de décision.
L’accueil des nouveaux administrateurs et la planification de la succession font également partie de leurs attributions. Là encore, une formation juridique est précieuse. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises préfèrent embaucher des avocats pour ce poste. Des qualifications en comptabilité ou en fiscalité sont également très appréciées.
Le travail d’un secrétaire de conseil est fluide. Il évolue aux plus hauts niveaux d’une entreprise et collabore avec les membres du conseil d’administration, les actionnaires, les cadres supérieurs et les filiales de l’entreprise. Il est donc dépositaire d’informations sensibles et constitue une ressource inestimable pour le personnel. À ce titre, les secrétaires de conseil doivent faire preuve d’adaptabilité, d’efficacité et être d’excellents communicateurs capables de mener plusieurs tâches de front sous pression.
Il est souvent difficile de rédiger une liste de compétences professionnelles pour ce rôle varié, surtout en Europe où chaque pays a son propre cadre juridique.
En Belgique, le rôle du « secrétaire de la société » est défini par le Code de gouvernance d’entreprise, mais n’est pas légiféré. De même, au Luxembourg, l’embauche d’un secrétaire de conseil est recommandée, mais pas obligatoire. Un programme de formation spécialisée est disponible pour ceux qui souhaitent remplir ce rôle. L’Irlande, quant à elle, a inscrit ce rôle dans la loi sur les sociétés de 2014 (Companies Act 2014) et a précisé clairement les fonctions qui peuvent lui être déléguées.
De l’autre côté de l’Atlantique, les entreprises publiques des États-Unis et du Canada sont tenues de nommer un secrétaire de conseil. Certains aspects de son rôle peuvent ou non être légalement établis selon l’État ou la province où ces sociétés opèrent.
Des outils pour faciliter le rôle du secrétaire de conseil
Les responsabilités des secrétaires de conseil augmentent rapidement et ces derniers sont très pris. Qu’il s’agisse d’harmoniser les calendriers du conseil d’administration ou de rester au fait des nouvelles exigences en matière d’obligations d’information, leur rôle est varié et très prenant.
Des centaines d’entreprises de premier plan utilisent la suite DiliTrust Governance pour harmoniser, évaluer et améliorer leurs dispositifs de gouvernance. Le module Instances digitalisées de la suite DiliTrust Governance permet une meilleure gestion des réunions grâce à la numérisation des documents, calendriers et indicateurs clés de performance. Tout est accessible sur une plateforme ultra-sécurisée.
En quelques clics, les secrétaires de conseil peuvent accéder aux documents dont ils ont besoin depuis n’importe quel appareil, introduire des analyses personnalisées pour suivre les performances et les résultats ou même envoyer des notifications ou des alertes aux administrateurs depuis la plateforme. En transférant ainsi leurs tâches vers un espace de travail numérique, les secrétaires de conseil gagnent du temps et optimisent leurs ressources.
Le travail d’un secrétaire de conseil évolue, tout comme ses outils. DiliTrust s’adapte aux besoins changeants de l’industrie pour rendre la gouvernance d’entreprise plus efficace et efficiente.
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