Il successo e la sopravvivenza delle imprese dipendono in molti casi dalla capacità dei CDA di prendere decisioni efficaci al momento opportuno, soprattutto in periodo di crisi. La redazione e la divulgazione dei verbali rappresenta una garanzia di conformità e trasparenza.
Prendere appunti e scrivere il verbale sono passaggi essenziali per gestire efficacemente le riunioni del Consiglio di amministrazione. Non sono compiti molto amati, ma possono essere resi più semplici grazie all’utilizzo delle nuove tecnologie.
Promemoria sul verbale
Il verbale è un documento scritto che dà conto di quanto si è svolto e di quali decisioni sono state prese durante le riunioni del CDA . Tale documento consente ai partecipanti e a chi non è presente di avere a disposizione un report formale degli eventi della riunione.
È fondamentale sapere come redigere correttamente il verbale, dal momento che questo è considerato un documento ufficiale da parte dell’Agenzia delle Entrate, dei revisori e di tutti gli stakeholder. Per alcune organizzazioni senza fini di lucro o governative, in più, rendere pubblici i verbali è un obbligo di legge.
Alcuni sostengono che se una discussione o una decisione adottata durante il CDA non è riportata nel verbale, è come se non fosse mai avvenuta o non fosse mai stata presa… Da qui l’importanza di disporre di una buona struttura per la stesura degli appunti e la conseguente divulgazione.
La redazione del verbale rientra nelle responsabilità del Segretario del Consiglio assieme al compito di sottoscriverlo congiuntamente con il Presidente. Ciò non significa che spetti solo a lui la stesura degli appunti: spesso sono i membri del CDA a occuparsene, dandosi il cambio a turno.
La stesura degli appunti può essere effettuata anche da un membro esterno al Consiglio, con competenze in questo settore, consentendo in tal modo a tutto il CDA di partecipare attivamente alla riunione. Il formato degli appunti può variare in base al diverso tipo di organizzazione, ma è in genere molto semplice.
Il verbale nel consiglio digitalizzato
Il verbale della riunione verrà presentato nel successivo CDA per l’approvazione degli amministratori. Qualora siano apportate delle modifiche, la nuova versione dovrà essere esaminata nel corso di un’ulteriore riunione.
Quando il verbale viene preventivamente condiviso attraverso una piattaforma di gestione digitalizzata, l’approvazione avviene rapidamente, poiché gli amministratori possono presentare le proprie correzioni in tempo reale.
Con un accesso illimitato ai documenti e agli archivi, i membri del CDA potranno sentirsi maggiormente coinvolti, più inclini a comunicare con i loro colleghi e anche più pronti a rispondere ai propri obblighi di ruolo.
Inoltre, la divulgazione del verbale attraverso una piattaforma digitale consente di risparmiare sui costi di stampa, carta e affrancatura del documento.
Il verbale deve essere archiviato in un luogo sicuro e, nel contempo, deve poter essere accessibile a tutti i membri del CDA, affinché lo possano consultare in caso di necessità.
Nessun luogo, dunque, può essere più adatto di una piattaforma condivisa, nata specificamente per la gestione digitale dei CDA; una piattaforma i cui server sono certificati da norme di sicurezza internazionali.
Con uno strumento di gestione come Smart CDA la redazione del verbale e la correzione degli appunti presi nel corso della riunione possono essere effettuate direttamente all’interno della piattaforma. Ciò garantisce la massima riservatezza.
Il regolamento interno del Consiglio può prevedere la dematerializzazione di questo documento: firma elettronica, archiviazione esclusiva su supporto informatico sicuro. Ricordiamo che attualmente la firma elettronica gode di riconoscimento giuridico nella maggior parte dei paesi per quanto riguarda l’ambito contrattuale: è quindi altrettanto valida per un registro delle presenze o per un’approvazione del verbale.
Inoltre la dematerializzazione consente di eseguire una rapida ricerca anche a distanza nel tempo di tutti i verbali archiviati e di tutte le decisioni prese con un semplice “click” grazie alla ricerca avanzata ed estremamente puntale e precisa.
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