In occasione della 13a edizione dell’Annual Canadian Lawyer InHouse General Counsel Roundtable, gli esperti delle Divisioni legali di alcune grandi società canadesi hanno identificato come sfida prioritaria la necessità di ricercare informazioni centralizzate e di facile accesso.
Secondo Jeremy Farr, General Counsel e Segretario Generale della Bank of Canada, la conservazione e il recupero dei registri è una questione fondamentale. La gestione dei registri aziendali rappresenta un problema anche per McKesson Canada Corporation, come spiega Beth Gearing, vicepresidente della divisione Affari Legali: “Non abbiamo un sistema software centralizzato per la gestione dei contratti”.
La visibilità dei file e la gestione delle attività legali è sempre più impellente in una cultura aziendale in cui si presuppone che la risposta a una domanda sia fornita nella massima immediatezza. Grazie a DiliTrust Governance, ogni azienda potrà contare sulla visibilità di cui necessita, attraverso una gestione sicura dei file, una ricerca avanzata e altre funzioni concepite ad hoc per le Divisioni legali delle grandi aziende.
Nessuna unità dovrebbe lavorare con file Excel salvati su SharePoint o su simili soluzioni “improvvisate”. Sebbene ad alcuni dipendenti possa sembrare il metodo più semplice, questo approccio non fornisce una panoramica top-down di tutte le attività legali.
Inoltre, è un sistema poco sicuro perché spesso gli amministratori non limitano l’accesso ai soli dipendenti che ne hanno veramente bisogno. DiliTrust Governance risolve il problema della gestione centralizzata dei file, consentendo di archiviare e accedere a tutti i documenti: contratti, partecipazioni immobiliari, contenziosi legali, controllate, proprietà intellettuale e molto altro ancora.
Con DiliTrust Governance è possibile:
- Archiviare documenti o dati e monitorare le attività legali;
- Gestire tutti gli ambiti legali in un’unica interfaccia;
- Condividere documenti giuridici e collaborare online;
- Automatizzare le procedure aziendali;
- Elaborare relazioni e analisi personalizzate attraverso una dashboard intuitiva e semplice;
- Ottimizzare la gestione della sicurezza: l’accesso ai dati è limitato agli ambiti d’azione definiti nel profilo di ciascun utente.
DASHBOARD ORGANIZZATA E INTUITIVA E RICERCA SEMPLIFICATA
Accedere a tutti i documenti e file di aziende, azionisti, contratti, controversie e filiali non è mai stato così semplice grazie a dashboard chiare e a un metodo di navigazione simile a quello di un sito web progettato in modo intelligente. E nel caso un documento non si trovi, c’è sempre la funzione di ricerca: con DiliTrust Governance è possibile recuperare in tutta facilità qualunque contenuto, proprio come su Google. E il programma offre persino una funzione di autocompletamento della ricerca: se non ci si ricorda il nome di un file, la piattaforma proporrà dei possibili risultati mano a mano che si digita il testo nell’apposito campo.
I CONSULENTI INTERNI POSSONO DEDICARSI AD ATTIVITÀ DI PIÙ ALTO PROFILO
Nell’aprile 2017, Jeffrey Shane, General Counsel della International Air Transport Association (IATA), e John West, vicepresidente senior, General Counsel e Segretario Generale di Canada Post, sono intervenuti alla conferenza nazionale della Canadian Corporate Counsel Association (CCCA) a Toronto. Il loro messaggio non avrebbe potuto essere più chiaro: i team legali devono sedersi a tavolino e prendere importanti decisioni e per farlo hanno bisogno di dedicare meno tempo alle attività amministrative, come la revisione dei contratti.
Secondo West, un riposizionamento delle Divisioni legali come consulenti strategici, piuttosto che come uffici incaricati di rivedere i contratti o fornire consigli di natura legale, conferirebbe a queste divisioni il valore che meritano: “Quando sono entrato a far parte dell’azienda, ho trovato un gruppo ben consolidato di esperti legali molto competenti e con ampie conoscenze dell’azienda, ma purtroppo impegnato a ottenere visibilità e ad affermare il proprio profilo professionale. Eravamo considerati un Osservatorio più che rappresentare un valore aggiunto.”
La tecnologia può svolgere un ruolo essenziale nel ridurre il carico amministrativo, facendo in modo che due avvocati non debbano raddoppiare gli sforzi sul medesimo documento e puntando, invece, a un immediato lavoro di squadra.
INTEGRAZIONE E COLLABORAZIONE A 360 GRADI PER AUMENTARE L’EFFICIENZA DEL FLUSSO DI LAVORO
Con DiliTrust Governance tutto è centralizzato, ma anche interconnesso. Quando si carica un contratto su DiliTrust Governance, è possibile visualizzarne i contenziosi e i file correlati e passare in tutta facilità da un documento all’altro per eseguire una revisione accurata. È inoltre possibile vedere chi altro sta lavorando sullo stesso file e la cronologia delle revisioni. Anche i flussi di lavoro sono strutturati in modo da essere riconducibili ai singoli avvocati, evitando una duplicazione dei lavori.
E se è vero che le varie entità aziendali sono interconnesse, è pur sempre possibile interfacciarsi con ciascuna di esse singolarmente. È proprio questo l’aspetto collaborativo della piattaforma. Ad esempio, quando si lavora con una specifica controllata, può essere necessario leggere un contratto o incontrare gli stakeholder o un rappresentante della società. DiliTrust Governance permette di passare facilmente da un modulo all’altro, rimanendo comunque nell’ambito operativo della controllata in questione.
DILITRUST GOVERNANCE: UN LEADER AFFIDABILE NELLE SOLUZIONI SOFTWARE PER LA GESTIONE LEGALE DELLE AZIENDE
Conservare i file legali e i documenti aziendali in un’unica piattaforma garantisce un’assoluta trasparenza, report accurati e un attento monitoraggio, ovviando al problema di dover cercare le informazioni in fonti diverse. DiliTrust sviluppa soluzioni concepite per le Divisioni legali e i dirigenti aziendali nel campo dei software di governance dagli anni ’90.
Non esistono altri programmi di gestione dei contenuti legali aziendali in grado di fornire un simile servizio “chiavi in mano”, integrando al contempo queste attività in un’unica piattaforma sicura. Contattaci per ricevere informazioni su come DiliTrust Governance può aumentare l’efficienza di una Divisione legale, permettendo ai suoi membri di concentrarsi su progetti di più alto profilo.
