Negli ultimi anni, la digital transformation è diventata pervasiva: oltre a semplificare molto aspetti della vita privata, la tecnologia ha cambiato il nostro modo di lavorare, con effetti sulla struttura, sull’organizzazione e sul funzionamento dell’azienda, oltre che nelle relazioni con i dipendenti, i partner e, naturalmente, i clienti. I modelli di lavoro sono in continua evoluzione. I dati sono digitali e stanno emergendo nuove sfide sociali e ambientali, come il trend ‘zero carta’.
Implementare una strategia ‘zero carta’ sta diventando imprescindibile per le aziende che vogliono migliorare la produttività in ufficio e al tempo stesso ridurre l’impatto sull’ambiente. Abbandonare la carta presenta diversi vantaggi: aumento della redditività dell’azienda e del ritorno sull’investimento; efficienza e risparmio di tempo; comunicazioni più fluide all’interno e all’esterno dell’azienda. Ma deve essere un processo integrato all’interno di una più ampia strategia di sostenibilità: “going paperless” è infatti una leva decisiva della Corporate Social Responsibility.
I VANTAGGI DI PASSARE ALLE RIUNIONI SENZA CARTA
Per mostrare i vantaggi ottenibili, abbiamo preparato un‘infografica con i risultati dell’adozione di una soluzione di SMART CDA per gestire senza carta le riunioni societarie: il 25% delle aziende che hanno già digitalizzato i loro CDA e Comitati risparmia circa 10.000 € all’anno. Questo dato considera i costi risparmiati per l’acquisto della carta, la stampa e le spedizioni tramite corriere. Senza contare il risparmio in termini di ore di lavoro dedicate alla preparazione e all’invio dei documenti.
E’ chiaro come adottare un approccio zero carta possa avere molti vantaggi, aumentando la produttività dell’azienda e limitando gli effetti sull’ambiente. Contribuisce anche a creare un’immagine dell’azienda più positiva, in un momento in cui l’attenzione per la sostenibilità è altissima. Tuttavia, se da un lato 8 aziende su 10 dichiarano che la conservazione e l’archiviazione dei loro documenti rappresentano un problema, dall’altro il 60% di queste imprese non ha ancora avviato un progetto zero carta.
NON SI Può IMPROVVISARE
L’approccio senza carta richiede di seguire un processo ben delineato: prima di iniziare, è necessario aver chiarito quali processi e quali dati potranno essere effettivamente dematerializzati. Si tratta di distinguere quali documenti devono essere conservati in formato cartaceo e quali invece possono essere digitalizzati, tenendo conto della loro tipologia, dell’utilizzo, della frequenza di accesso, etc.
Bisogna poi prendere in considerazione i requisti di sicurezza dei documenti altamente riservati così come le esigenze di tracciabilità e aggiornamento periodico di questi documenti.
L’archiviazione sicura di dati e documenti altamente confidenziali richiede quindi una soluzione digitale completa, al fine di garantire l’integrità dei dati raccolti, memorizzati e condivisi. È inoltre molto importante essere selettivi nella scelta del fornitore ed essere certi che le strutture per l’archiviazione e l’elaborazione dei dati non siano soggette alla legislazione statunitense sui dati, in particolare al Cloud Act.
DILITRUST EXEC: UNA SOLUZIONE PER IL FUTURO DEL VOSTRO CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE
Con DiliTrust Exec, la nostra soluzione di SMART CDA per gestire in digitale consigli di amministrazione e comitati esecutivi, è possibile organizzare le riunioni societarie senza il supporto cartaceo. La soluzione consente ai consigli di amministrazione di snellire i propri processi di lavoro e di aumentare la collaborazione utilizzando una soluzione che rispetta il più alto standard internazionale di sicurezza delle informazioni, la certificazione ISO 27001.
DiliTrust Exec contribuisce a migliorare l’efficacia della governance aziendale e della strategia di CSR: la comunicazione tra i membri del consiglio di amministrazione e i membri del comitato viene incentivata ed è possibile ricevere notifiche urgenti ed immediate per i documenti critici. La riduzione dei costi per la stampa e la spedizione dei documenti, è un enorme incentivo per passare al digitale, sostenendo al tempo stesso una governance più green.
