Affrontare un consiglio di amministrazione richiede tempo e preparazione. La tecnologia è una valida soluzione per aumentare la produttività e l’efficienza delle riunioni societarie.
Solitamente i punti all’ordine del giorno sono tanti e i board member devono analizzare una grande mole di dati e prendere decisioni spesso in brevissimo tempo. Dotarsi di una soluzione digitale per il CDA permette di aumentare l’efficienza delle riunioni, modificando le modalità di lavoro ed adottando nuove best practices.
Dall’emergenza COVID-19 all’adozione permanente di nuove soluzioni tecnologiche per i CDA
Sicuramente, l’emergenza COVID-19 ha dato un forte impulso all’adozione di soluzioni tecnologiche per gestire le attività d’impresa, anche a distanza. Molti membri dei CDA infatti, si sono ritrovati a dover prendere parte a meeting virtuali e, in alcuni casi, a dover prendere decisioni importanti anche a distanza: una modalità di lavoro a cui non erano abituati.
Secondo l’ Harvard Business Review, i membri dei consigli di amministrazione hanno trovato queste riunioni virtuali molto più efficienti dei tradizionali meeting in presenza. E non solo per il risparmio di tempo dovuto alla possibilità di partecipare direttamente dalla propria casa, ma anche perché tutti i processi del CDA sono stati resi precisi, efficaci ed efficienti, grazie all’adozione di un portale tecnologico.
Probabilmente, anche quando le misure di distanziamento sociale imposte dalla pandemia si allenteranno, la maggior parte delle aziende continuerà ad utilizzare la tecnologia per le riunioni del CDA.
Tecnologie digitali per I CDA
L’adozione e l’utilizzo delle tecnologie digitali per i CDA sono oggi un tema “caldo” nell’ambito del management che potrebbe così svolgere al meglio le funzioni di supervisione ed amministrazione, ma non solo. Adottare una soluzione per gestire digitalmente il CDA è un modo per renderlo molto più efficiente. Ecco come:
- Informazioni sempre aggiornate: La preparazione del materiale per una riunione del CDA può essere un compito time-consuming e intenso. Il segretario del CDA deve condividere per tempo la documentazione di supporto con tutti i partecipanti ed aggiornare tempestivamente le informazioni. Con un board portal i consiglieri ed il management potranno contare su informazioni sempre aggiornate, disponibili on-line e accessibili da vari dispositivi (smartphone, tablet e PC). In questo modo è possibile risparmiare tempo prezioso prima impiegato per raccogliere ed accedere alle informazioni, tempo che invece ora può essere dedicato alle attività più importanti.
- Processo decisionale più rapido: Prendere decisioni diventerà più semplice e veloce. Grazie ai servizi di condivisione di file ed alla messaggistica integrata, i membri del Consiglio di Amministrazione possono intervenire in maniera rapida e la riunione può diventare più breve e mirata. Lavorare su dati sicuri, stabili ed attendibili permette inoltre di limitare eventuali errori che altrimenti potrebbero verificarsi.
- Maggiore sicurezza: I board portal offrono un livello di sicurezza maggiore rispetto alla comunicazione e alla trasmissione di file in maniera tradizionale o tramite email, dal momento che tutti i dati vengono condivisi esclusivamente all’interno del portale stesso. Con un sistema di gestione degli accessi autorizzati, inoltre, sarà sempre possibile sapere chi ha avuto accesso a quali documenti e garantire in questo modo sicurezza e rispetto della confidenzialità altrimenti impossibili.
- Misurare la governance societaria: Poter gestire i CDA tramite portali tecnologici consente di tener traccia di tutte le attività. Sarà quindi molto semplice raccogliere ed elaborare metriche come numero e durata delle riunioni o la relativa percentuale di partecipazione di ciascun membro.
Le nuove tecnologie stanno dunque modificando le dinamiche di lavoro interne ai CDA. Adottare soluzioni per gestire digitalmente le riunioni societarie, come il modulo Smart CDA della suite DiliTrust Governance, consente di aumentare l’efficienza delle riunioni del consiglio e permette ai board member di accedere ai dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate, eseguire valutazioni del consiglio e molto altro ancora.
