Dans le scénario actuel, disposer d’une solution pour gérer numériquement les conseils d’administration et les comités devient de plus en plus important pour rechercher généralement une meilleure gouvernance d’entreprise. Quels sont les principaux facteurs à prendre en compte lors du processus de sélection ?
Il existe déjà de nombreuses entreprises en Italie qui ont décidé de s’équiper de ce type d’outils, mais une forte impulsion est certainement venue aussi de l’urgence sanitaire provoquée par le COVID-19 qui a forcé l’adoption de solutions technologiques capables de faciliter les réunions à distance.
Si les économies de coûts et les avantages en termes d’efficacité, de sécurité et de collaboration accrues sont évidents, il est nécessaire de prendre en compte certaines considérations et d’évaluer certains aspects lors du processus de sélection de la plateforme.
Sécurité
L’un des premiers facteurs à évaluer est la sécurité. Les données échangées lors des réunions d’entreprise sont confidentielles et stratégiques et les cyberattaques représentent de plus en plus une menace pour les informations sensibles – d’ordre financier, opérationnel et juridique – mais aussi pour la réputation et la crédibilité des entreprises. Face à une augmentation exponentielle des cyberattaques , dont les conséquences négatives peuvent varier de la poursuite par un client pour violation de données, à l’atteinte à la réputation jusqu’à un impact sur le cours de l’action s’il s’agit d’une société cotée, il est absolument indispensable que le portail du conseil d’administration est sécurisé et fiable.
Il est donc nécessaire de faire une évaluation, au minimum, de l’infrastructure, des méthodes de chiffrement, des certifications de sécurité et de la fréquence des audits (internes et externes). Par ailleurs, il est important de vérifier la nationalité du fournisseur et la localisation des serveurs, pour éviter d’être soumis au Cloud Act, la loi qui permet aux autorités américaines d’acquérir des données auprès des opérateurs de services cloud américains, y compris des données stockées à l’étranger par leurs succursales. .
Fonctionnalité
Le logiciel de gestion numérique CDA vous permet de gérer chaque phase du cycle de vie, numériquement et en toute sécurité. Ils incluent généralement des fonctionnalités permettant de gérer les réunions téléphoniques, de distribuer et d’approuver les ordres du jour via le vote numérique, de rédiger et d’approuver les procès-verbaux des réunions, d’accéder à la documentation, de mener des votes et des sondages, etc. Cependant, lors du choix d’un portail de conseil d’administration, il est important de ne pas se fier uniquement aux fonctionnalités proposées par la plateforme mais de vérifier si elles s’adaptent à la réalité de votre entreprise. La solution choisie doit en effet satisfaire les demandes spécifiques de votre conseil et résoudre ses points sensibles. Lors de l’évaluation de la fonctionnalité, nous devons donc nous demander quels processus du conseil d’administration doivent être exécutés le plus efficacement, quelles sont les activités qui prennent le plus de temps et quels objectifs voulons-nous atteindre ?
Facilité d’utilisation
La valeur ajoutée de l’adoption d’une solution numérique de conseil d’administration est de simplifier la gestion d’une réunion d’entreprise.
Par conséquent, parmi les facteurs à prendre en compte lors du choix d’un portail de conseils d’administration pour votre entreprise, il y a certainement la facilité d’utilisation. Pour que la solution CDA numérique soit réellement utile et efficace, elle doit être simple et facilement accessible à tous. C’est toujours un investissement et ce serait une perte de temps et de ressources s’il n’était pas utilisé car trop complexe à mettre en œuvre.
Les meilleures solutions sont donc celles qui sont faciles à utiliser, avec un design capable d’offrir une excellente expérience utilisateur et qui présentent des modes d’utilisation familiers aux membres du conseil d’administration.
Niveau de formation et d’accompagnement
Avant de sélectionner un logiciel pour la gestion numérique du CDA, il est bon de vérifier que le fabricant est fiable, présent sur le marché depuis des années et capable de garantir des mises à jour et des développements constants de la plateforme, qui suivent l’évolution de la technologie et des utilisateurs. besoins.
Il est également important de vérifier le niveau de formation proposé et les modalités d’utilisation (séances individuelles, séances collectives, par rôle, etc.) ainsi que celui de l’accompagnement (par exemple les horaires garantis d’accompagnement et la langue dans laquelle c’est fourni). L’un des principaux avantages d’un portail de conseil d’administration est le gain de temps pour les secrétaires de CA et les membres du conseil d’administration : pouvoir compter sur une équipe d’assistance dédiée, dans leur langue et joignable 24h/24 et 7j/7 est essentiel pour garantir l’atteinte de leurs objectifs d’efficacité. .
