Le Direzioni Legali crescono di pari passo con la crescita dell’azienda e con l’espansione del business. Avere a disposizione gli strumenti adeguati a supportare tale crescita è essenziale. E’ quindi importante avere le idee chiare sin da ora per essere organizzati e in linea con i tempi quando sarà necessario scalare i vari dipartimenti aziendali, incluso quello legale. Abbiamo preparato una rapida checklist delle soluzioni tecnologiche disponibili sul mercato per supportare la crescita degli Uffici Affari Legali e Societari.
Valutare l’impatto di ogni strumento sui processi interni del dipartimento legale
Quando è il momento di scalare il dipartimento legale, è fondamentale capire quali sono i processi attuali e quali strumenti possono avere un impatto positivo su questi. Comprendere questo vi aiuterà a decidere quali cambiamenti apportare per scalare correttamente il dipartimento. Per cominciare, ecco alcuni strumenti da cui partire per fare le vostre valutazioni:
- Gestione delle spese legali:
Ogni attività legale ha una gestione finanziaria associata. La componente di gestione finanziaria e di gestione delle spese dovrebbe essere digitalizzata a beneficio dell’intero team legale. Per esempio, utilizzando uno strumento che permetta di conoscere le scadenze e gli importi di ciascun contratto. Per esempio, proprietà immobiliari, valori e termini dei leasing, valutazioni immobiliari; così come i valori di proprietà intellettuale (IP) e marchi e/o brevetti che devono essere rinnovati per conservare la proprietà intellettuale in uno o più paesi. Anche la pianificazione delle spese per i contenziosi permette al team in-house di prevedere con precisione il costo delle controversie in essere. - Sistema di gestione dei documenti:
Ogni ufficio legale ha a che fare con una grande quantità di dati e documenti sensibili sia virtuali che fisici, come e-mail, contratti, fatture e altro ancora. Un report di McKinsey stima che “un lavoratore medio trascorre quasi il 20% della giornata lavorativa a cercare informazioni.” Pertanto, rivalutare l’attuale sistema di gestione e archiviazione dei documenti può aiutarvi a capire quali strumenti possono avere il miglior impatto sul vostro processo per ridurre il tempo dedicato all’archiviazione e alla ricerca di documenti. - Gestione del ciclo di vita dei contratti:
Gli strumenti tecnologici consentono al team in-house di istituire un sistema per la gestione dell’intero ciclo di vita dei contratti. Questo include anche un sistema per la firma digitale e l’eventuale archiviazione dei contratti dopo un determinato periodo. La valutazione del sistema attuale può aiutarvi a identificare gli eventuali punti dolenti, che possono essere risolti potenziando il vostro ufficio legale con i giusti strumenti di tecnologia legale. - Sistema di gestione delle task:
È uno strumento utile per la gestione dei progetti all’interno dell’ufficio legale. Il team dovrà interagire regolarmente con quasi tutti gli altri reparti dell’azienda. L’uso di un sistema di gestione delle task aiuta a monitorare le attività critiche e a ridurre al minimo i promemoria cartacei e i messaggi di posta elettronica, tracciando digitalmente tutte le comunicazioni.
Collaborare con gli stakeholder di tutto lo stack tecnologico
Una volta identificato l’impatto che ogni strumento ha sui vostri processi interni, è fondamentale effettuare la stessa analisi anche rivolgendo l’attenzione agli altri stakeholder, coloro che non fanno parte del dipartimento legale ma che saranno egualmente impattati dall’utilizzo di nuove o diverse tecnologie. Questo vi aiuterà a capire i loro processi e quali strumenti utilizzano o vorrebbero utilizzare.
Come primo passo, sarà necessario contattare tutti i dipartimenti dell’azienda con cui la Direzione Legale collabora per capire che tipo di strumenti, software e tecnologie utilizzano, quali sono le loro esigenze e le loro sfide. Comprendere tutto ciò vi aiuterà a costruire lo stack tecnologico della vostra azienda in modo che sia più coeso e collaborativo. Tenendo in alta considerazione anche l’opinione di tutti gli stakeholder garantirà anche maggiore adesione e meno resistenza al cambiamento quando i nuovi tool verranno implementati.
Considerare il valore di ogni potenziale strumento
Una volta ottenuta una panoramica completa dello stack tecnologico delle operazioni aziendali, è il momento di considerare il valore di ogni potenziale strumento ed eseguire un’analisi costi-benefici. Investire nel giusto stack tecnologico quando si sta scalando l’azienda permetterà di costruire una buona base per il futuro.
Un errore comune che la maggior parte delle aziende commette durante uno sviluppo è quello di costruire il proprio software e la propria tecnologia internamente oppure utilizzare un software esterno personalizzandolo all’eccesso. All’inizio potrebbe sembrare più semplice personalizzare il software legale per adattarlo agli utenti. Tuttavia, modificare i processi per “adattare” gli utenti al software è un’opzione molto più sostenibile. Cedere alla pressione di pochi utenti porta semplicemente ad introdurre instabilità, bug e scarsa affidabilità. Invece, investire in un buon software e costruire un solido stack tecnologico consente di crescere con l’evoluzione del mondo della tecnologia. La tecnologia legale diventa ogni giorno più importante e la scelta dei giusti strumenti tecnologici legali è fondamentale per la crescita della vostra azienda.
Infine, la scelta del partner è fondamentale per una trasformazione digitale di successo. Deve essere in grado di supportare il team prima, durante e dopo l’implementazione del progetto di trasformazione digitale.
Contattaci e fai una review della checklist insieme ad un esperto di Legal Tech!
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