A las organizaciones puede resultarles difícil decidir recurrir a un portal digital para el consejo de administración y otros órganos de gobierno. Aunque la transformación digital de las empresas hoy en día es una etapa imprescindible para garantizar la perennidad de cualquier entidad, los miembros de los consejos de administración en ocasiones muestran ciertas reticencias ante la idea de cambiar su forma de trabajar.
Sin embargo, utilizar un portal digital para la gestión de las reuniones del consejo y de los órganos de gobierno puede aportar un gran número de beneficios en varios niveles. Así es, este tipo de soluciones digitales otorga una mayor eficacia tanto a los miembros del consejo como a las distintas personas con tareas relacionadas con el mismo, lo que permite optimizar el proceso de gestión de las reuniones. Este es el primero de una serie de tres artículos donde se abordarán las principales etapas de una reunión del consejo (antes, durante y después) y se destacarán los beneficios que un portal digital puede aportar a la gestión de una reunión del consejo de administración.
1ª ETAPA: La elaboración del orden del día con los documentos necesarios
Esta etapa es fundamental para que una reunión del consejo pueda ser eficaz y productiva. Durante la reunión, los administradores adoptan resoluciones cruciales para el porvenir de la organización, y solo si cuentan con toda la información necesaria para tomar las decisiones podrán presentar las recomendaciones más adaptadas y fundadas.
La elaboración tradicional de un orden del día y los documentos correspondientes exige muchas horas de preparación. La simple tarea de reunir e imprimir todos los documentos necesarios para celabrar la reunión, encuadernarlos y después enviar la documentación del consejo a los administradores a través de un servicio de mensajería puede llevar varios días. Un portal digital permite a su administrador crear versiones electrónicas del orden del día y los documentos de la reunión de forma sencilla. Lo que antes necesitaba días enteros de preparación ahora puede realizarse en unas horas.
2ª ETAPA: El acceso a los documentos para los administradores
Una vez creada la reunión del consejo en el portal, su administrador debe hacer lo necesario para que los administradores, que a veces se encuentran dispersos por todo el mundo, puedan acceder a los documentos de forma segura. Con un simple clic, podrá informar a los miembros del consejo por correo electrónico de que hay una reunión disponible en línea, y les invitará a conectarse a su espacio personal, donde podrán descargar fácilmente el orden del día y todos los documentos necesarios para la reunión. De esa forma, los administradores podrán consultar la documentación en sus tabletas en cualquier momento y lugar, incluso sin conexión a internet. Este rápido proceso permite que no se filtre ningún dato sensible, lo que garantiza la seguridad de la información confidencial.
Gracias al portal digital, también se pueden realizar cambios de última hora o añadir nuevos documentos. Las actualizaciones son muy fáciles de realizar, y a continuación el administrador del portal puede enviárselas a los miembros del consejo mediante un simple correo electrónico automático. Por lo tanto, este proceso de gestión previa de las reuniones del consejo de administración, además de ser más eficaz, permite que los administradores preparen las reuniones con mayor tranquilidad y puedan trabajar en todo momento con la última versión de los documentos.
3ª eTAPA:CONEXIón al portal para preparar las reuniones
Tras recibir el correo electrónico con la invitación para conectarse al portal, los miembros de consejo de administración podrán descargar todos los documentos vinculados al orden del día para estudiarlos y preparar la futura reunión. Mediante sus códigos de acceso personales, podrán consultar el contenido de la reunión y los temas previstos desde un ordenador de sobremesa, un ordenador portátil o una tableta, en cualquier momento y desde cualquier parte del mundo. El portal también les permitirá examinar todos los documentos y realizar anotaciones en los mismos mediante notas electrónicas, que podrán ser privadas o compartirse con los demás miembros del consejo. Asimismo, los administradores pueden tomar notas manuscritas o subrayar algunas partes del documento directamente en sus tabletas.
Otra función esencial disponible en el portal DiliTrust Exec es la herramienta de búsqueda desarrollada para que los usuarios puedan buscar y encontrar rápidamente una información específica en cualquiera de los documentos que se encuentren en el portal, incluidos los de las anteriores reuniones archivadas. Además, gracias a la función «sin conexión», automática y transparente para los usuarios, estos pueden acceder a los documentos o comentarlos también durante sus desplazamientos, cuando no cuenten con una conexión a internet.
La plataforma DiliTrust Exec cuenta con la certificación ISO 27001, por lo que está garantizada la seguridad de los datos, alojados en servidores también certificados con arreglo a esa norma internacional. Los administradores, por lo tanto, ya no tendrán que cargar con maletas de documentos a veces bastante voluminosas. Los miembros del consejo de administración ahora solamente necesitarán una simple tableta y, además de poder viajar con total seguridad con su sala de juntas siempre a mano, podrán mantenerse informados en todo momento de las últimas novedades de su consejo. Gracias a esta herramienta, el proceso de preparación ganará eficacia y los administradores estarán mejor informados sobre las cuestiones y desafíos planteados en cada momento, lo que les permitirá tomar decisiones mucho más fundadas.
Si desean más información sobre cómo se desarrollan las reuniones con un portal digital, permanezcan atentos a las noticias de DiliTrust Exec para descubrir el segundo artículo de la serie.
