En los dos primeros artículos de esta serie, hablamos de los beneficios que aporta un portal digital para la preparación previa de las reuniones del consejo de administración, así como del valor añadido ofrecido a los administradores durante las reuniones. En este tercero y último artículo, señalaremos las ventajas que implica utilizar este tipo de solución una vez finalizada la reunión.
Estas on las etapas mencionadas en los artículos anteriores:
- 1ª ETAPA: Elaboración del orden del día con los documentos necesarios
- 2ª ETAPA: Acceso a los documentos para los administradores
- 3ª ETAPA: Conexión al portal para preparar las reuniones
- 4ª ETAPA: El valor añadido de un portal digital para los administradores durante las reuniones
- 5ª ETAPA: Las notas tomadas se sincronizan en cualquier dispositivo, con o sin conexión
Las actuaciones llevadas a cabo tras las reuniones del consejo de administración son esenciales para el buen gobierno de las entidades. Así es, dichas actuaciones deben desarrollarse con precisión con vistas a obtener las mejores recomendaciones y decisiones posibles al final de cada reunión.
6ª ETAPA: Redactar y difundir el acta de la reunión
El acta de la reunión del consejo de administración es un documento escrito donde se resumen todas las acciones realizadas durante la reunión. Con respecto a las exigencias legales, constituye un documento legal y oficial para los tribunales, las auditorías o todos los accionistas de una organización, además de permitir que los asistentes y miembros del consejo ausentes cuenten con una relación por escrito de lo ocurrido en la reunión.
El acta debe estar estructurada e incluir todos los detalles, los nombres de los miembros del consejo presentes o ausentes, los puntos fundamentales, las decisiones aprobadas, la forma en que se debatieron y el seguimiento previsto. Un portal digital permite tomar las notas necesarias para redactar el acta directamente en un documento de la plataforma, utilizando una tableta o un ordenador durante la reunión. De esta forma, el acta se organiza mejor y se elabora con mayor facilidad, cuando la información todavía está fresca en la mente del responsable de la redacción.
La plataforma DiliTrust Exec se encuentra certificada conforme a la norma ISO 27001, por lo que el acta disfrutará de unas excelentes condiciones de seguridad y será mucho más sencillo acceder a ella. Una vez aprobada por el responsable de su elaboración, el acta puede transmitirse a los demás administradores, que a su vez podrán proponer cambios. Gracias a este sistema, el proceso de validación del acta en la siguiente reunión del consejo de administración se acelera considerablemente.
El uso del portal digital para difundir el acta entre los miembros del consejo de administración supone un importante ahorro de tiempo y de costes, en particular los asociados a la impresión del documento y su envío por correo. El hecho de que cualquier administrador pueda acceder fácilmente al acta significa que todos podrán implicarse más en el proceso, además de contar con más tiempo para confirmar o completar acciones que se les hayan asignado o para las que se hayan ofrecido como voluntarios.
Nota: Recomendamos conservar los documentos originales firmados en formato papel para poder consultarlos fácilmente si se produce un fallo informático o como medio de prueba ante los tribunales.
7ª ETAPA: Archivar la reunión en el portal digital
Tras la reunión y la aprobación del acta, todos los documentos vinculados a la reunión deberán guardarse en un lugar seguro donde estén disponibles para todos los administradores y accionistas, así como para las posibles auditorías. Este archivado también demuestra el compromiso del consejo de administración en materia de conformidad, así como una clara voluntad de actuar de la forma más transparente y ética posible. Al conservar archivadas todas las reuniones celebradas, los administradores pueden acceder a toda la información y a las actas anteriores, lo que les permitirá ser más eficaces en su toma de decisiones.
Asimismo, almacenar los documentos del consejo de administración en formato electrónico evita tener que guardar dicha información en inmensas salas con un sistema de seguridad, y sobre todo reducir las necesidades de impresión de los documentos, lo que supone un ahorro de tiempo y de costes. Para un consejo de administración las actas son documentos altamente confidenciales, y conservarlas en formato electrónico en un portal específico como DiliTrust Exec representa un refuerzo de la seguridad de los datos. Con DiliTrust Exec, los datos sensibles se guardan en servidores certificados conforme a normas internacionales como ISO 27001 y que cumplen las exigencias para ser PCI Compliant, lo que reduce los riesgos de acceso fraudulento, robo de contraseñas o pérdida de documentos.
8ª ETAPA: Lograr un sistema de gobierno y una gestión de la información sin papel
Tras establecer una gestión de las reuniones del consejo de administración efectuada a través de un portal digital, la siguiente etapa consiste en crear un sistema de gobierno totalmente electrónico. Así es, entre cada reunión, los administradores pueden recurrir al portal para las cuestiones o tareas que se desarrollen en los comités a los que pertenecen, o para mantener conversaciones entre miembros aprovechando distintas herramientas colaborativas intuitivas como los debates o encuestas, todo ello de forma segura.
A través de la plataforma, su administrador podrá compartir cualquier tipo de dato o transmitir a los demás miembros del consejo las últimas novedades de la entidad o del sector. Con el fin de simplificar las prácticas de gobierno, el portal digital DiliTrust Exec mejora el flujo de información y optimiza la eficacia. Conducir su consejo de administración hacia la era digital y aprovechar todas las funcionalidades intuitivas del sistema le permitirá reducir unos trámites administrativos muchas veces pesados, pero también permanecer informado y conectado.
¿Se acerca la hora de preparar la próxima reunión? Volvamos a la 1ª etapa para elaborar el orden del día y enviar de forma fácil y segura los documentos de la reunión a todos los administradores, estén donde estén.
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