Muchas empresas aún se muestran reacias ante la idea de digitalizar su consejo de administración. Sin embargo, las ventajas de un portal web son muy numerosas…
Un estudio llevado a cabo por la consultora Roland Berger entre 500 empresas francesas de más de 50 empleados ha revelado que las entidades francesas muestran muchas más reticencias que sus homólogas europeas o estadounidenses en relación con la gestión electrónica de los documentos. El 57 % de las empresas considera que la tecnología digital constituye un eje estratégico a medio plazo, pero solamente un 36 % ha formalizado una estrategia adaptada. Sin embargo, son muchos los beneficios que aporta este tipo de sistema de gestión: ahorro de tiempo, optimización del seguimiento, mejora de la calidad de los procesos…
UNA MAYOR EFICACIA
Según el citado estudio, al acelerar la transformación digital, las empresas podrían duplicar sus índices de crecimiento. Así es, adoptar una herramienta digital permite organizar eficazmente las reuniones del consejo de administración, lo que por ejemplo incluye elaborar el orden del día, convocar a los administradores o comunicar las actas y los documentos necesarios para mantener perfectamente informados a los miembros del consejo. Una solución adaptada ofrece a los administradores la posibilidad de contar con un registro de las diferentes deliberaciones en tiempo real y seguir con facilidad la evolución de una sesión.
UN AHORRO DE TIEMPO Y DE COSTES
Para las empresas, una plataforma digital supone un importante ahorro de tiempo y de costes puesto que se elimina el papel, los gastos de mensajería asociados a los envíos, el desplazamiento de los miembros y cualquier otro gasto y trabajo relacionado con la gestión física de un consejo de administración.
UNA MEJOR COMUNICACIÓN ENTRE LOS PARTICIPANTES
Los portales electrónicos para la gestión de los consejos de administración también ofrecen nuevas herramientas con vistas a optimizar y facilitar la comunicación, lo que aporta eficacia y simplifica la colaboración entre los miembros del consejo.
LA SEGURIDAD DE LOS DATOS
Desarrollar todas las operaciones en un portal digital protege a los administradores contra las filtraciones de información. Con el fin de evitar cualquier riesgo de acceso fraudulento a los datos, este tipo de soluciones ofrece un nivel de seguridad muy elevado. No obstante, es importante tener en cuenta que, para garantizar la seguridad de los datos del consejo de administración, es muy importante elegir al proveedor de soluciones digitales adecuado. Por ejemplo, hay que evitar quedar sujeto a la denominada «Patriot Act», la ley estadounidense que autoriza al gobierno de Estados Unidos a acceder a los datos informáticos de las empresas en su territorio. Para ello, basta con comprobar que los responsables de almacenar los datos sensibles son operadores europeos, en servidores alojados en el territorio europeo.
LA RESPONSABILIDAD AMBIENTAL Y SOCIAL
Optar por un consejo de administración digital también significa formar parte de las empresas que ayudan a reducir la huella de carbono, es decir, que contribuyen a alcanzar objetivos comunes en favor de un desarrollo sostenible.
Cinco buenas razones para digitalizar su consejo de administración
