Una Data Room es la herramienta ideal para intercambiar datos confidenciales con total seguridad. Las razones que requieren la apertura de una Data Room pueden ser variadas: transferencias, fusiones y adquisiciones, due diligence intercambio interno de documentos, etc.
La apertura de una Data Room resulta esencial incluso a la hora de llevar a cabo una due diligence de fusiones y adquisiciones. Así, una empresa puede almacenar documentos financieros, legales y comerciales para que los compradores o inversores potenciales puedan consultarlos tras un acuerdo. Alquilar una Data Room de un experto en SaaS garantiza la seguridad y la disponibilidad constante de sus datos confidenciales. Y usted, ¿ha pensado en todo? Repasemos.
1: RECOPILACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
No siempre es fácil recopilar toda la documentación necesaria para la operación. En fusiones y adquisiciones, a veces, es necesario compartir extractos de registros u otros documentos originales emitidos por las autoridades. Aconsejamos iniciar los trámites cuanto antes, puesto que los procesos pueden demorarse más de lo que esperábamos. No obstante, una vez esté abierta la Data Room, es posible importar documentos nuevos en cualquier momento.
2: EVALUACIÓN DE LA CANTIDAD DE DATOS
A los gestores les resulta complicado evaluar la cantidad de documentos que deben almacenarse al comienzo de las operaciones de due diligence. Con frecuencia, los documentos se guardan en diferentes entidades y a lo largo del proceso nos damos cuenta de que hemos olvidado integrar determinados datos. En la Data Room de DiliTrust no se cobra por la cantidad de datos almacenados. A diferencia de nuestros competidores, ofrecemos «almacenamiento ilimitado». Así no tendría que preocuparse por superar el volumen de documentos previsto.
3: ESTRUCTURACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL
A todos nos gusta encontrar los documentos clasificados correctamente, ¿verdad? Tómese el tiempo que necesite para crear un orden lógico para sus archivos. Podrá importarlo después a su Data Room fácilmente. En caso de que resulte necesario, el gestor de la Data Room puede modificar el orden con total autonomía.
4: CREACIÓN DE EQUIPOS DE USUARIOS
La gestión de equipos es uno de los puntos fundamentales en la creación de una Data Room. Haga un listado con los participantes que tendrán acceso a su fondo documental. Si clasifica dichos participantes por equipos, la gestión de acceso resultará mucho más sencilla. Esto le permitera distinguir a nivel interno a su equipo de los compradores potenciales, por ejemplo. ¿Tiene compradores adicionales? La creación de equipos será aún más útil. Una vez haya completado el listado (por ejemplo, en formato Excel), únicamente tendrá que importarlo con tan solo un clic y ¡listo!
5: CONFIGURACIÓN DE LOS DERECHOS DE ACCESO DE LOS USUARIOS
Las fusiones y adquisiciones tienen varias fases y actores con particularidades diferentes, desde el plano corporativo al fiscal, pasando por el social y la marca. Por tanto, resulta necesario conceder una gran importancia a la gestión de derechos de acceso. En función del ámbito de acción de las diferentes partes interesadas, es posible autorizar o no la visibilidad de determinados documentos. Asimismo, pueden controlarse las fechas de acceso. De este modo, en función del estado del proyecto, se puede conceder acceso a usuarios puntuales durante un tiempo determinado.
6: COMIENCE CUANTO ANTES CON LA DATA ROOM DE DILITRUST
En la Data Room de DiliTrust, nos comprometemos a iniciar sus proyectos sin esperas. Sabemos que hay determinadas operaciones que son urgentes, por eso aseguramos la apertura de la Data Room entre 24 y 48 horas. Para facilitar sus operaciones de Due Diligence, hemos desarrollado una solución intuitiva en la que cada función está diseñada para ejecutarse con el menor número de clics posible. Puede gestionar su fondo documental con total autonomía. En caso de que resulte necesario, un consultor de referencia garantiza el éxito de sus operaciones. Más que un mero acompañamiento técnico, nuestro equipo facilita consejos y buenas prácticas.
7: ELECCIÓN DE UN NOMBRE EN CLAVE ORIGINAL
¿Sabía que cada Data Room tenia un nombre en clave? Así se preserva la confidencialidad de la operación. Se espera que solamente las partes interesadas hagan referencia al nombre en clave en sus comunicaciones relativas a la operación. La elección de un nombre en clave para una nueva operación de fusión y adquisición es un rito de iniciación que normalmente realiza el miembro de mayor edad del equipo bancario o jurídico. Aves, colores, piedras preciosas, ciudades… las opciones son innumerables. Y usted, ¿ha pensado ya en un nombre en clave para su operación?
