Fusiones, adquisiciones, transmisiones de activos, ventas de empresas, LBO, búsqueda de financiación: los despachos de abogados están en contacto con documentación y operaciones sensibles. A la vez necesitan compartir esta información constantemente, tanto a nivel interno como externo. ¿Cómo podemos garantizar la confidencialidad de estos datos con tantas partes interesadas? ¿Cómo garantizar una relación de confianza a largo plazo con sus clientes? Hoy en día, la solución DiliTrust Data Room es una de las mejores herramientas para evitar sorpresas desagradables.
Hubo un tiempo en que los despachos de abogados tenían que seguir protocolos estrictos para poner a disposición o acceder a la documentación necesaria para llevar a cabo adecuadamente su actividad. Auditorías financieras, contables, comerciales, técnicas, legales, de propiedad intelectual e informáticas…. Centenares de documentos archivados en lugares específicos, accesibles solo con autorización y por un tiempo determinado.
Con la llegada de los correos electrónicos, la información pudo enviarse con mayor agilidad, pero a través de plataformas no cifradas. También sucedía el caso de las unidades USB; una opción poco segura para compartir datos sensibles que no se podían transmitir por sistemas de mensajería instantánea. Esto siembra dudas sobre el equilibrio entre la obligación que tienen los profesionales de preservar la información de sus clientes y los medios que utilizan; medios que conllevan un riesgo de fuga de información en cualquier momento.
Data Room de DiliTrust: la seguridad, ante todo
Más que una solución de nube colaborativa, DiliTrust Data Room se ha posicionado rápidamente como garante del cumplimiento de los requisitos relativos a la protección de datos confidenciales y al modo de compartirlos. Requisitos normativos relacionados, en particular, con la entrada en vigor del RGPD el 25 de mayo de 2018. Y, sobre todo, como garante de los requisitos técnicos en cuanto a seguridad. De hecho, la solución DiliTrust Data Room, cuenta con la certificación ISO 27001. Además, todos sus centros de datos están situados en territorio europeo, en Francia, por lo que no se corren riesgos de que estos datos sean accedidos por presión de la Cloud Act estadounidense.
No obstante, la seguridad también significa cifrar el intercambio de datos y cifrar cada documento almacenado en la sala de datos virtual. DiliTrust Data Room cuenta también con la última tecnología en este campo. Para garantizar las mejores prácticas, se llevan a cabo internamente auditorías diarias automáticas, revisiones de códigos y pruebas de intrusión. Todo ello, además de las auditorías externas que una firma especializada en ciberseguridad realiza una o dos veces al año.
Despachos de abogados: la experiencia de una ”Data Room” virtual en un abrir y cerrar de ojos
Para un cliente, poder contar con el respaldo su despacho de abogados, es resultado de la confianza. Esto está dado también por la agilidad, en particular a la hora de remitir documentación. Por ejemplo, en el caso de la documentación de operaciones de fusión y adquisición. DiliTrust Data Room ofrece la posibilidad de abrir una sala de datos virtual en menos de una hora.
Cada ”Data room” puede abrirse solo durante el tiempo que dure la operación de fusión y absorción. La exportación de datos se realiza una vez cerrada la sala de datos. DiliTrust Data Room no tiene limitaciones de volumen con respecto a los documentos. Gracias a ello, los costes se gestionan mejor y se evitan recargos.
DiliTrust Data Room: otras ventajas adicionales
Seguridad, confiabilidad, agilidad: Data Room de DiliTrust también ofrece un valor añadido gracias a la trazabilidad en tiempo real de los documentos consultados. Gracias a su interfaz intuitiva, cada usuario puede acceder de forma sencilla a los documentos que le interesan. La mejor manera, entre otras cuestiones, de observar a los candidatos a la adquisición en el contexto de una operación de fusión y absorción, y de optimizar las negociaciones futuras.
En momentos en que la colaboración y el intercambio de información son cada vez más importantes para los profesionales del Derecho, la solución DiliTrust Data Room brinda un entorno de trabajo ideal al que se puede acceder desde cualquier lugar. Desde cualquier dispositivo, incluyendo smartphones y tablets. El usuario recibe alertas diarias cada vez que se añaden datos nuevos. Esto permite que la colaboración entre los despachos de abogados, sus socios y sus clientes sea mucho más fluida.
