Implantar una estrategia para eliminar el papel en la oficina es un elemento cada vez más importante para aquellas empresas que desean optimizar la productividad a la vez que generar beneficios para el medio ambiente.
En los últimos años, el ritmo de la digitalización ha supuesto que las tecnologías digitales son una realidad cotidiana e ineludible. Además de simplificar muchos aspectos de nuestra vida diaria, la progresiva implantación de la tecnología también ha cambiado nuestra forma de trabajar. En el trabajo, un efecto secundario del impacto de la tecnología se aprecia en la estructura, organización y funcionamiento cotidiano de la sociedad, además de en el desarrollo de sus relaciones con empleados, socios y, por supuesto, clientes. Las prácticas laborales están en continua evolución. Hoy en día, los datos están digitalizados. Gracias al continuo impulso de la narrativa socioeconómica y medioambiental en 2019, las prácticas comerciales como reducir el papel a cero están generalizándose.
Oficinas sin papel: una estrategia global con un enorme impacto
Para una empresa mediana, prescindir del papel tiene muchas ventajas. Puede suponer un aumento de los beneficios y el retorno de la inversión de la empresa. También puede mejorar la productividad, la eficiencia y acelerar la fluidez de las comunicaciones internas o externas en el interior de la sociedad. Además, supone un cambio para las sociedades que antes trituraban el papel. En concreto, esto puede ser el primer paso para que las empresas inicien un proceso de desmaterialización dentro de su estrategia global de sostenibilidad. La oficina sin papel es una parte integral de la estrategia global de Responsabilidad Social Corporativa. El aumento del modelo de empresas con Responsabilidad Social Corporativa ha tenido una influencia considerable en promover que las sociedades reflexionen de forma pragmática sobre los cambios que tienen sus decisiones en nuestra sociedad. También destaca la visión que tiene la empresa sobre su futuro y sus expectativas.
VENTAJAS DE UN CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN SIN PAPEL
Según DiliTrust, las cifras demuestran las ventajas que experimentan las sociedades que implantan un portal para un consejo de administración sin papel. El 25% de las empresas internacionales que han digitalizado su consejo de administración ahorraron aproximadamente 10.000 €. Esta cifra se deriva del ahorro de costes asociados con la adquisición de papel, su almacenamiento, la impresión de 72.000 páginas y 20 envíos por mensajería al mes. Esto no incluye el coste humano; la impresora, el mantenimiento de la impresora y la preparación de cada expediente para el consejo de administración (incluyendo la preparación de expedientes actualizados).
De lo anterior se deduce que prescindir de papel puede tener muchos beneficios y mejorar la productividad a la vez que contribuye a tener un impacto positivo en el medio ambiente como organización. También contribuye a que la empresa tenga una imagen positiva en un momento en el que la sostenibilidad es la preocupación principal a nivel global. Las herramientas digitales, como DiliTrust Exec, facilitan el almacenamiento y la gestión de los documentos más importantes. No obstante, aunque hay datos que demuestran que 8 de 10 empresas consideran que la conservación y archivo de documentos es un problema, el 60% de estas empresas no han empezado aún a prescindir del papel.
PRESCINDIR DEL PAPEL ES UN PROCESO FÁCIL
Para prescindir del papel hace falta cierta estrategia. Antes de iniciar una estrategia para prescindir del papel, las empresas tienen que tener clarísimo el proceso que van a emprender y qué datos se pueden digitalizar fácilmente. También existe una necesidad clara de identificar qué documentos se tienen que conservar en papel y cuáles se pueden digitalizar. Estos se pueden identificar también por campo, uso y por los requisitos de acceso que son necesarios.
Esto puede ayudar a proteger la seguridad de documentos con un alto grado de confidencialidad, así como monitorizar y rastrear las actualizaciones de estos documentos. En España, todas las entidades públicas están digitalizadas desde el año 2015. Esta implementación supuso un ahorro de 700 millones de euros. Para el caso del sector privado, Gartner estima que para las empresas estadounidenses, el coste anual de archivar, almacenar y recuperar papel se sitúa entre los 25.000 y los 35.000 millones de dólares.
No obstante, el almacenamiento de datos y documentos de naturaleza extremadamente confidencial requiere una solución digital competente. Esto no solo es necesario para garantizar la integridad de los datos que se recogen, se almacenan y se intercambian. También es muy importante elegir cuidadosamente al proveedor de dicha solución, y asegurarse de que sus servicios de almacenamiento y procesamiento de datos no están sujetos a la ley estadounidense de protección de datos, especialmente la CLOUD Act.
DILITRUST EXEC: UNA SOLUCIÓN PARA ASEGURAR SU CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE CARA AL FUTURO
Con DiliTrust Exec, nuestro portal para un consejo de administración digital, es fácil celebrar reuniones del Consejo de Administración o de Comités Ejecutivos prescindiendo del papel. Nuestra solución permite a los consejos simplificar sus procesos de trabajo y mejorar su colaboración a través de una solución que cumple con el estándar más alto disponible a nivel intencional para la seguridad de la información, la certificación ISO 27001. Puede acceder a través de su ordenador de sobremesa o portátil o su tableta. Todos los intercambios entre usuarios son intuitivos y seguros.
La solución, DiliTrust Exec, también contribuye a reforzar la efectividad de las buenas prácticas de la sociedad y su estrategia de RSC. Contar con un portal para un consejo de administración digital asegura una comunicación fluida entre los miembros del consejo o del comité, que pueden recibir de forma inmediata notificaciones urgentes para que consulten determinados documentos críticos. Las reducciones de coste en conceptos como tarifas de mensajería, impresión y timbrado postal es un buen incentivo para pasase a lo digital, y a la vez se fomentan unas buenas prácticas más respetuosas con el medio ambiente.
