D’après l’Institut canadien des administrateurs de société, les membres de conseils d’administration ont la responsabilité de vérifier qu’ils disposent bien de toute l’information dont ils ont besoin, plutôt que de simplement se fier aux données qui leur sont fournies. Une bonne solution de conseil sans papier doit permettre de contextualiser les données en plus de rendre à disposition les documents informatifs traditionnels.
L’information est essentielle pour prendre de bonnes décisions lors d’un conseil d’administration. Le fait de disposer des bonnes informations avant et pendant une réunion du conseil d’administration simplifie la prise de décision, garantit que les résolutions prises lors de la réunion sont éclairées et, globalement, favorise une gouvernance d’entreprise de qualité.
En 1985, deux banques canadiennes, la Banque Commerciale du Canada et la Norbanque, ont fait faillite partiellement à cause de leurs pratiques de gestion et d’une mauvaise supervision de la part d’auditeurs externes. Leur faillite a conduit à une réforme de la surveillance du système bancaire canadien, le Bureau de l’inspecteur général des banques et la Société d’assurance-dépôts du Canada ayant été fusionnés en une seule organisation renforcée.
Dans le rapport résultant de la faillite de la Banque Commerciale du Canada et de la Norbanque, l’honorable Willard Estey blâme l’inexactitude des informations transmises au conseil : « l’échec rencontré par la banque aurait pu être évité si le conseil avait exigé des informations directes, régulières et opportunes de la part de la direction. »
Dans son rapport 2015 sur les responsabilités des administrateurs au Canada, l’Institut des administrateurs de société indique qu’il est important que les conseils d’administration s’assurent de disposer de toutes les informations nécessaires pour une prise de décision avisée et de ne pas seulement se baser sur les documents qui leur sont communiqués par la direction. L’institut recommande aux administrateurs de communiquer en amont sur les informations dont ils ont besoin. L’étape suivante consiste à s’assurer que les informations nécessaires soient présentées de manière simple et digeste, que les données confidentielles soient bien en sécurité, et qu’elles soient rendues à disposition dans le nuage afin que les membres du conseil puissent les consulter à l’avance.
Les recommandations de l’UNIVERSITÉ DE STANFORD POUR DES CONSEILS D’ADMINISTRATION PLUS EFFICACES
Une étude approfondie menée par l’organisme Deloitte a révélé que la majorité des membres de conseils d’administration ne reçoivent pas les informations contextuelles nécessaires sur les indicateurs de performance clé non financiers de leurs organisations. Ces indicateurs comprennent par exemple : le niveau d’engagement des employés, la notoriété de la marque, la sécurité sur le lieu de travail, la qualité des produits ou services, etc. L’Université de Stanford a publié en 2017 un livre blanc intitulé « Closer Look » pour présenter les éléments manquants dans les informations communiquées au CA. Dans l’ensemble, les conseils disposent d’informations pour la performance à court terme, mais n’ont pas toutes les données nécessaires pour l’analyse de la viabilité de l’organisation à long terme.
Les éléments soulignés par l’organisme sont les suivants :
- La contextualisation des données
Il est intéressant d’analyser les performances versus les résultats attendus, mais il est nécessaire d’inclure des éléments de contexte, par exemple les performances par rapport au reste du marché, l’évolution des performances dans le temps, ou les résultats financiers des concurrents ou des clients. - Informations sur les résultats de ventes, mais aussi sur les coûts associés
Les informations basées seulement sur les résultats sans prendre en compte le coût d’acquisition ne sont que partielles. Par exemple, s’il y a 100 000 nouveaux abonnés sur un service de diffusion de musique en ligne, mais que le coût d’acquisition a augmenté pour la période, les résultats ne sont pas aussi bons qu’ils peuvent paraître à première vue. - Des données ne révélant pas les décisions d’investissement à long terme
Les conseils d’administration devraient examiner les données sur les dépenses générant de la croissance à long terme, notamment en recherche et développement, parallèlement aux données courantes sur le budget marketing par exemple. Dans la mesure du possible, l’analyse devrait comprendre le plus d’éléments possibles. - Les états financiers doivent rendre une image fidèle de la rentabilité de l’entreprise
Les états financiers sont généralement établis pour répondre aux exigences réglementaires, mais ces rapports peuvent masquer la rentabilité réelle de l’entreprise. Le conseil d’administration doit collaborer avec la direction pour s’assurer que les états financiers donnent une image fidèle de la rentabilité de la société. - Les résultats doivent être ventilés par département
Les résultats doivent être répartis par responsable plutôt que d’englober plusieurs secteurs de l’activité afin d’évaluer correctement les performances de chaque département. - La surperformance doit être analysée et expliquée
En cas de succès fulgurant dans n’importe quel domaine de l’entreprise, les résultats doivent être réévalués avec prudence par divers membres de la direction, avant que cette donnée ne parvienne au conseil d’administration. Si, par exemple, les ventes d’un produit bondissent de 200%, les raisons de cette hausse et les dépenses supplémentaires associées devraient faire partie de la présentation.
Optimisez la présentation de l’information avec le bon outil
Avoir une gouvernance de qualité implique d’avoir les bons outils pour prendre des décisions éclairées. Une solution de conseil sans papier sécurisée telle que La suite DiliTrust Governance vous permet de créer des ordres du jour en quelques clics et aux membres du C.A. de se préparer à l’avance tout en assurant la confidentialité de vos données grâce à des serveurs situés au Canada (hors de la portée du Cloud Act américain).
La suite DiliTrust Governance vous permet d’avoir l’heure juste sur la santé de votre organisation grâce à des indicateurs de performance, des rapports et des graphiques personnalisables consultables en tout temps. L’avantage d’une plateforme spécifiquement crée pour les membres des conseils d’administration est que les bonnes données seront mises de l’avant plutôt que noyées dans la masse de la documentation.
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