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Il y a quelque temps, les réunions virtuelles n’étaient que des contes populaires et il était impossible de s’organiser sans coûter une fortune. Mais l’avènement de logiciels bon marché et de logiciels de conférence virtuelle a apporté un changement. Pourtant, la différence n’a pas été suffisamment révolutionnée pour le monde des réunions, notamment pour les réunions du conseil d’administration et des employés.
Tout cela a changé avec la pandémie de Covid-19, qui a réduit les réunions physiques et limité les réunions sociales et professionnelles. Il était difficile pour les membres des organisations de se rencontrer physiquement en raison des confinements imposés. En 2020, les plateformes de réunions virtuelles sont venues à la rescousse, permettant aux organisations d’avoir des réunions productives dans le confort de leur domicile et de maintenir la productivité.
Cependant, un nouveau problème est apparu : le défi de la gestion des réunions à distance.
Une planification et une exécution appropriées des réunions virtuelles peuvent s’avérer problématiques pour certaines organisations. L’efficacité des réunions à distance peut être considérablement réduite par rapport aux réunions physiques si elles ne sont pas effectuées correctement ou avec les bons outils. Cela est dû à une mauvaise gestion des réunions virtuelles et à la conviction que les réunions virtuelles se dérouleront aussi bien que les réunions physiques en utilisant la même planification. Mais en réalité, les réunions virtuelles sont beaucoup plus difficiles à coordonner que les réunions physiques.
Les sièges de la salle de conférence sont devenus des sièges à domicile, et les meilleures pratiques doivent être mises en œuvre pour que les réunions à distance soient tout aussi efficaces et engageantes que les réunions en personne.
Dans quelles circonstances les réunions virtuelles sont-elles nécessaires ?
Toutes les interactions ou communications ne nécessitent pas une réunion virtuelle, et comprendre cela est l’une des meilleures pratiques qui permettent de ne pas organiser inutilement des réunions virtuelles. Parfois, la seule forme de communication nécessaire est l’appel ou le texto. Dans les situations où il est nécessaire d’envoyer un fichier important à un collègue, les réunions virtuelles peuvent ne pas être nécessaires.
Il y a des occasions spécifiques qui nécessitent des réunions virtuelles; ce sont généralement celles où il y a un besoin d’interaction entre un groupe de personnes ou un besoin de connaître l’opinion des participants. Mais, en général, les réunions virtuelles sont plus appropriées pour :
Les meilleures pratiques pour des réunions virtuelles productives
Choisir le bon outil et la bonne technologie
L’étape la plus difficile et la plus stimulante qui détermine l’efficacité d’une réunion virtuelle consiste à choisir les technologies nécessaires que chacun des membres de l’équipe utilisera. La meilleure pratique qui peut être adoptée lors de la sélection de la bonne technologie est de consulter votre équipe informatique.
Il s’agit d’une pratique plus sûre et plus efficace car les équipes informatiques connaissent les dernières tendances du marché. L’équipe comprend également les besoins des organisations, offrant ainsi les options les plus adaptées aux besoins de réunion virtuelle de votre organisation.
Le module Board Portal de la suite DiliTrust Governance est conçu pour les réunions en personne et à distance, réunions du conseil et communication. Le Board Portal permet aux utilisateurs de partager les écrans et de visualiser les matériaux et les documents en même temps.
C’est également un élément crucial des pratiques d’informer les participants de la réunion des informations de base de la plateforme. Tous les employés ou membres du conseil ne sont pas des gourous de la technologie ; par conséquent, il est toujours utile de s’entraîner avec la technologie avant les réunions. Il doit y avoir un niveau satisfaisant de compréhension des processus impliqués dans l’utilisation de la plateforme. Les explications des fonctionnalités essentielles et couramment utilisées doivent suivre une session de formation rapide avant la première réunion.
Conception de la structure de la réunion
Dans les réunions physiques, il est plus facile de garder le contrôle de l’événement lorsqu’il n’y a pas d’ordre du jour. Cela ne fonctionne pas dans une réunion virtuelle, car les participants se trouvent probablement à des endroits différents. Les distractions sont assez courantes dans ce cas, car il ne s’agit pas d’une réunion dans un espace clos.
Pour la meilleure expérience de réunion virtuelle, l’organisateur doit avoir un ordre du jour de réunion bien préparé. Dans le cas où il existe une norme ou une procédure organisationnelle, la réunion virtuelle doit suivre cette procédure. Le non-respect de ces normes par la réunion virtuelle détourne davantage l’attention des participants ou réduit les intérêts.
Les organisateurs de la réunion virtuelle doivent garantir une documentation appropriée et préparer un support technique en cas de problème pendant la réunion. Pour cela, il existe des portails fiables. Ces portails permettent à l’organisateur de mieux organiser l’ordre du jour de la réunion et de communiquer rapidement avec les participants. Les portails du conseil d’administration permettent également de synchroniser les informations avant le début de la réunion, garantissant que tous les participants sont à jour et disposent des données les plus précises.
Partager l’ordre du jour de la réunion
Partager l’ordre du jour de la réunion avant la réunion est également une pratique encouragée à suivre. Le partage d’informations critiques à l’avance permet aux participants de comprendre l’objectif principal de la réunion et d’être mieux préparés. Le partage de l’ordre du jour permet également aux participants de suivre le cadre de la réunion et donne une idée du temps que cela leur prendrait. Lors du partage de l’ordre du jour de la réunion, il se peut qu’il n’y ait pas de méthode pour communiquer avec le participant ; par conséquent, l’utilisation d’un canal de communication fiable est également essentielle. De cette façon, les informations expédiées sont livrées au bon moment et aux bonnes personnes.
Les informations partagées doivent être claires et faciles à comprendre pour les destinataires. La gestion de ces multiples ressources peut être accablante et stressante. C’est pourquoi il est recommandé que la même plateforme utilisée ou prévue pour la réunion soit également utilisée à cette fin.
Gérer les aspects techniques
À moins que la réunion ne soit destinée à un groupe d’individus connaissant bien la technologie, il est généralement délicat d’utiliser une plateforme de réunion virtuelle. Il doit y avoir un plan de secours pour les problèmes techniques afin de ne pas affecter la réunion. L’approche la plus appropriée pour gérer les aspects techniques est d’affecter un facilitateur virtuel pour gérer la plateforme. De cette façon, il y a une réponse plus rapide aux problèmes qui surviennent pendant la réunion. De même, l’animateur virtuel s’assure que la plateforme fonctionne selon les préférences de l’organisateur.
Créer une réunion engageante
Les réunions virtuelles doivent être engageantes. Il devrait y avoir une collaboration encouragée avec les participants pour s’assurer qu’ils sont motivés à participer activement. Il est également conseillé que les noms des participants à la réunion ne soient pas appelés individuellement lors d’une demande de participation. Il est préférable de s’adresser à l’ensemble des membres de la réunion et d’attendre un repos diversifié de la part des membres. Sinon, certains des participants pourraient se sentir exclus de la discussion et perdre leur concentration pendant la réunion. Humaniser et civiliser la réunion est également crucial pour stimuler la participation active et susciter les engagements.
Gestion de l’étiquette
Il existe des étiquettes généralement suivies lors des réunions physiques qui devraient également être ajustées et appliquées aux réunions virtuelles. C’est un moyen éprouvé de maintenir l’étiquette lorsque les rôles de réunion sont d’une importance primordiale, et seul l’organisateur a le droit de parler librement pour une conduite correcte. Par conséquent, il doit y avoir une adhésion du tract à l’étiquette habituelle de la réunion. Les réunions virtuelles tentent de simuler un environnement de rencontre de la vie naturelle et de le rendre aussi humaniste que possible.
Les environnements sont un facteur déterminant de la productivité. C’est pourquoi un environnement créatif peut s’avérer utile pour mener à bien une réunion virtuelle. Certains environnements peuvent être assez distrayants pour les participants, surtout lorsque l’organisateur se trouve dans cet environnement. L’étiquette veut que les réunions se déroulent dans un environnement calme et organisé ; l’environnement utilisé par chacun doit donc être conforme à cette exigence.
Assurer la sécurité
Les réunions virtuelles sont délicates au regard de la vulnérabilité qu’elles pourraient poser lorsque la prudence n’est pas le mot d’ordre. La plupart des plateformes sont généralement sécurisées avec des clés de cryptage de bout en bout, et l’accès à la réunion est également sécurisé et accessible uniquement par ceux qui disposent de codes d’accès ou des liens.
Cependant, pour les meilleures réunions virtuelles à l’abri des cyber-insécurités, certaines mesures doivent être prises. Cela peut inclure l’évitement des e-mails ou des plateformes de réseaux sociaux pour partager des liens de réunion.
Des liens vers des réunions virtuelles sont recommandés pour obtenir des traitements d’informations sensibles. Le partage des liens de réunion et des mises à jour devrait se faire sur des plateformes plus sûres pour respecter ce principe. Par exemple, plusieurs plateformes permettent aux utilisateurs de partager des messages importants et des documents sensibles dans un environnement sécurisé, comme le module Board Portal de DiliTrust dans la suite DiliTrust Governance.
Le rôle du portail du conseil d’administration de DiliTrust pour garantir les meilleures pratiques de réunion virtuelle
La suite DiliTrust Governance comprend un module de portail du conseil conçu pour optimiser le travail des membres du conseil d’administration, des comités de direction et d’autres organes de gouvernance. Il permet aux utilisateurs de gérer des réunions à distance de manière efficace, grâce à sa technologie numérisée. Il peut être utilisé sur différents appareils et peut aider à accroître la productivité et à gagner du temps grâce à d’autres pratiques de gestion de réunions virtuelles. Il joue un rôle central dans le suivi des meilleures pratiques pour les réunions à distance.
Conception de la structure de la réunion
L’organisation de l’ordre du jour, des participants et de tout matériel nécessaire peut être effectuée rapidement via le Board Portal. Ce module peut également aider à tirer parti de la collaboration avec les utilisateurs car il crée une communication fluide et totalement sécurisée entre les utilisateurs.
Partager l’ordre du jour de la réunion et les ressources
Le module Board Portal facilite la gestion et le partage des ordres du jour avec les participants sans compromettre la confidentialité. DiliTrust fournit des ressources précieuses sur la gestion et le contrôle des données sensibles grâce à une gestion optimale des accès. En tant qu’organisateur, il est également possible de planifier une auto-évaluation du conseil avant les réunions. Les enquêtes sont également accessibles pour une gestion efficace des ressources humaines et matérielles.
Gérer les aspects techniques
La gestion des problèmes qui surviennent lors des réunions peut être stressante et exigeante sur certaines plateformes. Le module Board Portal de la suite DiliTrust Governance dispose d’une interface conviviale et est géré facilement sans être orienté vers la technologie. Le processus de gestion des réunions et des communications est simplifié sur la plateforme.
Créer des réunions engageantes
La plateforme permet également l’utilisation de modules pour enregistrer les notes de réunion et identifier les points d’action. Les organisateurs peuvent également tirer parti des fonctions de vote/gestes de l’application DiliTrust digital boards pour l’engagement et les motions. Il est également facile d’attribuer la propriété de la réunion, de distribuer des documents de suivi et d’engager les participants sur le logiciel de solution de gouvernance DiliTrust.
Assurer la sécurité
Tout aussi cruciale que la sécurité des réunions virtuelles, c’est avec la même importance que les solutions de gouvernance de DiliTrust abordent les questions de sécurité. Avec le portail du conseil, la solution répond aux besoins de productivité, d’efficacité, de sécurité et de conformité des administrateurs. Elle fournit également une plateforme sécurisée, conforme aux normes internationales les plus strictes en matière de sécurité de l’information. En utilisant cette solution logicielle, il n’est pas nécessaire de s’inquiéter de la sécurité lors des réunions virtuelles. Et toute l’énergie peut être canalisée vers la progression et les résultats de la réunion.
