Au fur et à mesure que les organisations grandissent et évoluent, elles ont besoin d’outils technologiques qui évoluent avec elles. C’est là que la bibliothèque pour l’infrastructure des technologies de l’information (ITIL) rentre en compte. L’ITIL est un ensemble des meilleures pratiques que les entreprises peuvent utiliser pour créer une infrastructure numérique qui supporte le travail de toute l’organisation, mais qui est plus particulièrement aidant pour les services juridiques.
Élaborée en mettant l’accent sur l’efficience et le service, cette infrastructure est un outil crucial pour aligner les principaux processus des TI avec les objectifs juridiques et de gouvernance. Une implantation adéquate ne fait pas qu’améliorer d’un bout à l’autre le service au client. Cela donne aussi aux juristes d’entreprises une base sur laquelle ils peuvent solidifier leur conformité, leur gestion du risque et leurs objectifs ESG.
La structure ITIL expliquée
Introduite dans les années 80, l’infrastructure ITIL a déjà subi quelques changements de version. La plus récente version (version 4) a été publiée en 2019. Elle a été élaborée au Royaume-Uni, mais elle est devenue la norme internationale pour la prestation de services des TI. ITIL 4 est à la base de la norme internationale ISO-20000.
L’objectif de cette infrastructure n’est pas de donner toutes les réponses aux entreprises. Il s’agit plutôt d’un plan directeur qui est suffisamment général pour être hautement personnalisable tout en étant assez précis pour donner des résultats.
Cette flexibilité fait en sorte que l’infrastructure peut être utilisée dans une variété d’industries et autant dans le secteur public que dans le secteur privé. IBM, le Gouvernement du Canada, Microsoft et Hydro One utilisent tous l’ITIL pour aligner leurs processus des TI avec les meilleures pratiques de l’industrie.
ITIL 4
La plus récente version de l’infrastructure ITIL a été mise à niveau afin d’offrir plus d’agilité et d’innovation pour les entreprises qui subissent une transformation numérique. Elle a été conçue en tenant compte du changement rapide vers des infrastructures infonuagiques, de l’automatisation et de l’apprentissage automatique.
les entreprises qui subissent une transformation numérique. C’est un modèle opératoire pour la création et la prestation de services, dont la gouvernance est une part importante. Si on l’analyse plus en détail, ITIL 4 couvre ces principaux domaines :
- Organisations et individus
Englobant les employés, les fournisseurs, les entités, les clients et les équipes internes, cette dimension offre une vue globale du réseau et de la culture de toute l’organisation. Cela inclut des conseils pour la formation, la structure et la gestion.
- Information et technologie
Cette dimension implique d’évaluer l’ensemble des outils technologiques d’une organisation pour déterminer si celle-ci a la bonne infrastructure pour soutenir sa gouvernance et ses services.
- Partenaires et fournisseurs
Ce module répond aux problèmes de sous-traitance en se concentrant sur le coût, l’efficacité et la fiabilité des partenaires externes.
- Flux de valeur et processus
En analysant le trajet entre la demande du client et la prestation du service, les obstacles dans ce processus et les occasions d’amélioration sont identifiés.
Certification
Débuter avec l’infrastructure ITIL n’est pas aussi facile que de choisir un livre. Vous avez besoin de professionnels des TI formés et certifiés qui sont à jour avec la dernière version de l’infrastructure.
Il y a plusieurs niveaux de certification, de débutant à expert, et celles-ci sont obtenues par l’intermédiaire des professionnels des TI formés et certifiés. Ces niveaux incluent :
- Foundation – aborde les bases et les prérequis pour les formations suivantes;
- Managing Professional (MP) – cette formation est conçue pour le personnel des TI ayant un rôle de gestion, dirigeant des équipes et des projets à la grandeur de l’organisation;
- Strategic Leader (SL) – Ce modèle ratisse plus large en passant d’une approche axée uniquement sur les TI aux stratégies d’entreprise à plus grande échelle;
- ITIL Master – Les professionnels qui ont complété les formations MP et SL peuvent dès lors se qualifier pour une certification Masters. Ils doivent aussi avoir travaillé à la gestion des services des TI pendant au moins 5 ans.
Comment l’infrastructure ITIL soutient-elle les services juridiques
Même s’il est important que les organisations respectent les normes internationales en matière de prestation de services des TI, l’infrastructure ITIL n’est pas seulement un outil pour mettre à niveau votre technologie. Une fois implantée, l’infrastructure fournit aux juristes une infrastructure flexible qui les aide à faire le suivi de la conformité et à soutenir les objectifs de gouvernance à tous les niveaux, de la formation des employés à la protection des données.
Flexibilité
Une infrastructure ITIL en est une qui permet l’agilité. Les services juridiques doivent pouvoir opérer un virage afin d’être prêt pour la prochaine cybermenace, de s’adapter aux réglementations qui évoluent, de surveiller les filiales, et bien plus.
Pour atteindre ce niveau de flexibilité, ils ont besoin de solutions numériques qui peuvent évoluer aisément afin d’avoir une gestion plus robuste, de la transparence et de la surveillance si nécessaire. L’infrastructure ITIL a été créée par des acteurs de changement des TI qui savent que la technologie innove continuellement. Cela laisse de la place pour l’innovation, permettant au juriste d’entreprise d’adopter facilement et sans heurts de nouveaux outils ou de faire évoluer ceux déjà utilisés.
Gestion du risque améliorée
Lors de l’élaboration d’un cadre efficace pour la gestion des risques, le juriste se retrouve invariablement à travailler de manière rapprochée avec les services des TI puisque les capacités de ce domaine sont directement liées à l’exposition au risque d’une entreprise.
Dans un environnement où les cybermenaces deviennent plus fréquentes et plus sophistiquées, les organisations ne peuvent se permettre d’avoir des systèmes comportant des failles. Particulièrement si on tient compte du travail à distance et hybride, qui posent des défis importants en matière de sécurité et peuvent compromettre la conformité.
L’infrastructure ITIL va au-devant de ces menaces en sécurisant les systèmes. Cela est fait en effectuant des vérifications des flux de travail et des chaînes de valeur pour s’assurer qu’elles sont protégées. Cela aide les entreprises à atteindre leurs exigences en matière de confidentialité des données juridiques et de protection des données tout en intégrant les meilleures pratiques dans toute l’organisation.
De plus, l’infrastructure aide les cadres supérieurs et les équipes juridiques à développer et à mettre à jour leurs stratégies de gestion du risque. La rationalisation des processus permet d’effectuer des rapports et des analyses plus facilement afin que les gestionnaires puissent rapidement identifier toutes vulnérabilités et trouver ce qui est nécessaire pour combler les failles. En cas d’incident, l’infrastructure hautement structurée donne aux entreprises la capacité de répondre rapidement et efficacement à toute atteinte.
L’ITIL aborde aussi la gestion des points d’extrémité en donnant des conseils sur la façon de sécuriser les appareils à distance et autres points d’accès externes qui pourraient être ciblés par les pirates informatiques.
Plus de transparence et de responsabilité
Une bonne gouvernance nécessite un haut niveau de visibilité dans les activités d’une entreprise et l’ITIL offre cette visibilité en rationalisant les flux de travail et les processus organisationnels.
Avec une infrastructure ITIL en place, les équipes juridiques peuvent bien suivre leurs livrables en mesurant les progrès dans l’atteinte des objectifs ESG et en suivant les efforts en matière de conformité. Avec cette surveillance opérationnelle accrue, ils peuvent efficacement élaborer des rapports, diriger des vérifications, évaluer les indicateurs clé de performance, et bien plus.
Améliorer la culture d’entreprise
ITIL peut aider les organisations à atteindre leurs objectifs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) en les intégrant dans la structure interne. Que ce soit en promouvant la diversité dans le processus d’embauche, en encourageant la documentation numérique ou en améliorant la transparence, l’infrastructure soutient tous ces efforts grâce à des outils numériques et les meilleures pratiques de l’industrie.
Les prochaines étapes : comment le juriste peut-il assister les équipes des TI dans l’implantation de l’ITIL
L’implantation de l’ITIL ne se fera pas en un jour. Ce type de changement systémique peut prendre jusqu’à un an, selon l’avancement numérique de l’organisation au départ. La plupart choisissent d’implanter l’ITIL par étapes, en impliquant toutes les parties prenantes internes de même que les consultants externes, le cas échéant.
Bien que l’implantation soit évidemment menée par votre directeur de la technologie, votre responsable des TI et tout autre personnel haut placé des TI, les services juridiques ont aussi un rôle actif à jouer dans la livraison. Ils peuvent aider les têtes dirigeantes des TI à clairement définir les objectifs finaux du projet, à identifier tous les secteurs qui pourraient perturber les processus actuels de gestion des risques, à coordonner les communications avec le conseil et à guider l’adhésion dans les différents services.
Une approche étape par étape :
- Créer un plan
L’infrastructure ITIL n’a pas été conçue expressément pour votre organisation, la première étape est donc de la personnaliser selon vos propres priorités. Déterminez quelles parties de l’ITIL sont les plus pertinentes pour votre entreprise et comment elles s’alignent avec vos besoins juridiques et d’affaires. Les principaux intervenants des TI doivent être impliqués dès le départ, en mobilisant le responsable des TI et autres cadres de l’équipe des TI pour travailler avec le conseil afin d’offrir une expertise technique nécessaire à l’établissement d’échéanciers et d’objectifs réalistes.
- Planifier des rapports périodiques
Les plans initiaux doivent permettre l’élaboration de rapports périodiques afin que les gestionnaires puissent surveiller l’implantation et demeurent responsables des livrables.
- Suivre l’avancement
Ces rapports aideront les équipes juridiques et les cadres à suivre l’avancement de l’implantation, mais ils devraient aussi inclure l’évaluation de l’adhésion à l’infrastructure ITIL. Cela devrait être un point courant à l’ordre du jour des comités des technologies du conseil.
- Préparer les mises à jour à venir
Tout plan devrait laisser de la place pour des mises à jour à venir pour votre stratégie relative aux services des TI. L’infrastructure ITIL est continuellement mise à jour afin d’être représentative des avancements technologiques. Il est donc important de rester à l’affût des nouvelles versions et d’agir rapidement pour incorporer les plus récents conseils concernant la cybersécurité, la protection des données et la conformité.
Comment DiliTrust peut-il aider vos services juridiques à implanter et à adopter l’ITIL
La suite DiliTrust Governance se compose de modules qui sont conçus pour aider avec la gouvernance d’entreprise et le bon fonctionnement de votre service juridique d’entreprise. La surveillance opérationnelle qui y est offerte pour toutes les actions cadre bien avec l’ITIL. Tout est traçable et hautement sécurisé dans la suite DiliTrust Governance.
Tous les modules offrent une complète transparence sur les processus administratifs, que ce soit en enregistrant quel utilisateur a fait un changement ou en s’assurant que seuls les utilisateurs autorisés ont accès à certains fichiers. Notre module Numérisation des instances permet de tenir des réunions du conseil sécurisées avec des recueils numériques du conseil auxquels on peut accéder de partout dans le monde ainsi que des registres transparents des activités du conseil à même le portail.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nos solutions conformes à l’ITIL 4 peuvent vous aider à faire progresser votre gouvernance d’entreprise avec la force de la technologie numérique.
