L’implementazione di uno strumento legaltech rappresenta un cambiamento significativo per gli uffici legali. Questi strumenti digitali modificano infatti radicalmente il modo di lavorare e di collaborare nella quotidianità. La loro implementazione è un progetto a tutti gli effetti, che richiede un’accurata preparazione preventiva e che deve essere adeguatamente guidato.
Di seguito si riporta qualche consiglio per scegliere correttamente la propria legaltech e facilitarne l’adozione da parte dell’ufficio legale.
Come scegliere la soluzione migliore per il proprio ufficio legale?
La scelta della soluzione legaltech più adatta alla propria azienda si basa su una riflessione rigorosa. Prima di focalizzarsi su uno strumento, è importante porsi le domande corrette che consentiranno di definire dei criteri di selezione. Dopo aver definito questi criteri, è possibile stabilire un benchmark delle diverse soluzioni presenti sul mercato.
Le domande imprescindibili da porsi prima di scegliere una soluzione legaltech
Le prime domande da porsi riguardano l’organizzazione attuale dell’ufficio legale. Come vengono suddivise le funzioni tra i membri del team? Quali sono le loro abitudini di lavoro? Quali strumenti vengono utilizzati? Queste domande permettono di ottenere un quadro della situazione corrente, indispensabile per identificare le aree di miglioramento e gli aspetti da conservare.
L’analisi deve successivamente concentrarsi sulle difficoltà incontrate dall’ufficio legale. Ad esempio: quali sono i processi più lenti o più complessi? Ci sono dei punti deboli? Tutti questi elementi tracceranno l’identikit dello strumento futuro e delle sue principali funzionalità.
Infine, è importante mantenere una visione globale, definendo uno o più obiettivi per la digitalizzazione dell’ufficio legale: risparmio di tempo, snellimento degli scambi, semplificazione dei processi, ecc. Questi obiettivi non determineranno solo la scelta della soluzione legaltech, ma anche le fasi della sua implementazione.
Le specifiche tecniche: i pilastri del progetto
Qualsiasi progetto ben eseguito si basa sull’elaborazione di specifiche tecniche complete. L’obiettivo di tali specifiche è definire finalità ed esigenze, nonché l’ambito di applicazione del progetto e il calendario della sua attuazione.
Le specifiche tecniche devono includere:
- gli obiettivi della digitalizzazione dell’ufficio legale
- le esigenze aziendali dei team (che richiedono il coinvolgimento dei collaboratori prima del progetto)
- il ruolo di ciascun soggetto nell’implementazione e nell’utilizzo dello strumento
- l’ambito di applicazione del progetto e i limiti tecnici associati
- un calendario indicativo, che consente di definire l’implementazione della soluzione legaltech e di avere una minima visione d’insieme
Da ultimo, le specifiche tecniche devono anche comprendere gli aspetti finanziari del progetto. Il budget è un elemento chiave che determinerà il tipo di soluzione prescelta.
Favorire l’integrazione della soluzione legaltech: suggerimenti
Dopo aver stabilito un benchmark e aver scelto la soluzione legaltech più adatta all’ufficio legale, si passa alla pratica. L’integrazione del nuovo strumento influisce sull’organizzazione del lavoro, sugli aspetti tecnici e sulla comunicazione tra i collaboratori e i team.
Creare un collegamento con gli strumenti attuali
In linea generale, i nuovi strumenti non si integrano in un ambiente vuoto, ma prendono posto all’interno di un ecosistema tecnologico esistente. Le aziende usano già quotidianamente degli strumenti digitali (CRM, database, ecc.) di cui si deve tenere conto nell’implementazione della soluzione legaltech.
È necessario riflettere su questo aspetto preventivamente, durante l’elaborazione del progetto. La soluzione legaltech prescelta deve infatti essere compatibile con gli strumenti esistenti. Al momento della sua implementazione bisogna verificare che tutti gli strumenti siano in grado di comunicare tra loro, in modo che la soluzione designata si integri nell’ecosistema tecnico dell’azienda.
Implementare la soluzione progressivamente in funzione delle proprie priorità
Per non affrettare le cose, è importante determinare le priorità delle funzionalità da attuare in base alle esigenze più impellenti. Non è infatti necessario realizzare tutte le funzionalità di uno strumento fin dalla sua installazione, ma è possibile procedere gradualmente e in modo scalabile a seconda delle nuove esigenze.
È qui che entra in gioco l’importanza della strategia elaborata in precedenza, che consente di conoscere sin da subito le funzionalità da eseguire prima. Premere troppo l’acceleratore significherebbe rischiare che gli utenti non riescano a tenere il passo, il che diventerebbe controproducente.
Testare e interagire con la soluzione legaltech
Come qualsiasi nuovo strumento, la soluzione legaltech deve essere testata in modo da identificare i punti critici e le correzioni da apportare. Nella pratica, ciò significa che gli utenti devono riferire le proprie considerazioni e difficoltà per adattare di conseguenza lo strumento e la sua configurazione.
Parallelamente non bisogna esitare a interagire con i team della soluzione legaltech, in quanto quest’ultima rappresenta anche un servizio. Sono disponibili team dedicati per guidarti nell’installazione dello strumento e nel suo utilizzo quotidiano. Questi team sfruttano anche i feedback forniti per far progredire lo strumento, in modo che si adatti sempre più agli usi e alle esigenze dei singoli.
Sensibilizzare i team e puntare sulla comunicazione
Da ultimo, affinché lo strumento appena installato venga compreso e utilizzato, la comunicazione è la migliore alleata. Anche il project manager precedentemente incaricato svolge un ruolo di sensibilizzazione, ossia spiega ai team come iniziare a usare la soluzione. Il contributo dei team è fondamentale per il conseguimento degli obiettivi. I collaboratori devono essere pertanto formati, accompagnati, ma anche ascoltati.
D’altro canto, è importante comunicare regolarmente le prestazioni dello strumento, definendo KPI pertinenti. Tali comunicazioni riguardano idealmente tutta l’azienda e consentono di comprendere l’utilità e l’impatto positivo della soluzione legaltech, rafforzando la fiducia e la motivazione dei collaboratori.
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