Die Digitalisierung der Rechtsabteilungen ist ein grundlegender Trend, der immer mehr Unternehmen betrifft und dem Bedürfnis nach einer Vereinfachung der Geschäftsprozesse entspricht. Sie möchten mit der Zeit gehen und Ihre Rechtsabteilung digitalisieren? Bevor Sie Ihr Projekt starten, sollten Sie sich drei wichtige Fragen stellen.
#1. Wie funktioniert meine Rechtsabteilung zurzeit?
Diese Frage sollte man sich als Erstes stellen, bevor man ein Digitalisierungsprojekt startet. Denn das Ziel des Projekts ist die Verbesserung der bestehenden Prozesse, was voraussetzt, dass man diese gut kennt. In der Praxis erfordert diese Fragestellung die Durchführung einer umfassenden Überprüfung der Praktiken Ihrer Rechtsabteilung.
Diese Analyse lässt sich in mehrere Einzelfragen zerlegen:
- Wie sieht ein typischer Tag oder eine typische Woche in der Rechtsabteilung aus?
- Welche Aufgaben haben die Mitarbeiter?
- Wie sieht ihre tägliche Praxis aus?
- Welche Werkzeuge verwenden sie?
Je genauer und messbarer die Antworten auf diese Fragen sind, desto einfacher und passender wird die Umsetzung des Projekts in einem zweiten Schritt sein. Zu diesem Zeitpunkt ist es nicht notwendig, die Schwierigkeiten der Mitarbeiter zu identifizieren; es geht lediglich darum, die Funktionsweise der Abteilung zu verstehen.
Die Frage nach den Werkzeugen ist besonders wichtig, da sie bereits auf die technischen Bedürfnisse der Juristen abhebt. Wenn klar ist, welche Werkzeuge vorhanden sind, lässt sich der Rahmen für die Implementierung zukünftiger Lösungen genauer bestimmen.
#2. Welche Schwachpunkte und Schwierigkeiten sehen die Teams?
Diese zweite Frage ist entscheidend, da das gesamte Projekt, d. h. die Wahl des Legal Techs und die Art seiner Implementierung, davon abhängen wird.
Die Digitalisierung der Rechtsabteilungen ermöglicht es, die täglichen Herausforderungen nicht nur der Juristen, sondern auch anderer Abteilungen, mit denen sie interagieren (Marketing, Einkaufsabteilung, Personalwesen usw.), zu meistern.
Die Ermittlung der Schwierigkeiten sollte so genau und umfassend wie möglich sein. Die Bedürfnisse und Engpässe müssen innerhalb der Rechtsabteilung, aber auch bei den operativen Mitarbeitern erhoben werden, denn das neue Tool wird sich auf alle Abteilungen auswirken.
In der Praxis werden Legal Tech-Tools viel häufiger von operativen Mitarbeitern als von den Juristen selbst genutzt!
Um die Schwierigkeiten der Mitarbeiter zu sammeln, können Sie zum Beispiel:
- In jeder Abteilung Workshops mit einer präzisen Tagesordnung organisieren
- Einzel- oder Teamgespräche in kleinen Gruppen durchführen
- Online-Fragebogen erstellen
Workshops und Gespräche haben den Vorteil, dass sie die Projektvorbereitung menschlicher machen und die Möglichkeit zum Austausch bieten. Der Online-Fragebogen hingegen ist die ideale Lösung, um in kürzester Zeit möglichst viele Daten zu sammeln. Es liegt an Ihnen, gemäß Ihren Anforderungen und der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit die beste Methode zu wählen.
#3. Welche Ziele verfolgt das Digitalisierungsprojekt der Rechtsabteilung?
Die Digitalisierung einer Rechtsabteilung entspricht klaren Zielen, die sich in der Regel um den Begriff der Effizienz drehen. Jedes gut durchgeführte Projekt muss sich an mindestens einem festen, klaren und messbaren Ziel orientieren, das im Vorfeld festgelegt werden muss. Die Analyse der Arbeitsweise der Abteilung und die Sammlung der Schwierigkeiten müssen genau der Festlegung dieses Ziels oder dieser Ziele dienen. Je häufiger und beeinträchtigender eine Schwierigkeit ist, desto mehr sollte sich das Projekt auf ihre Behebung konzentrieren.
In dieser Phase der Überlegungen ist es wichtig, die Vorgesetzten einzubeziehen, da die Ziele der digitalen Transformation ein Schlüsselelement der Unternehmensstrategie sind. Es geht darum, die täglichen Schwierigkeiten von Juristen und operativen Mitarbeitern anzugehen und das Projekt gleichzeitig in die Gesamtstrategie des Unternehmens zu integrieren.
Im Allgemeinen haben unsere Kunden oft folgende Ziele:
- die Verbesserung der Leistung der verschiedenen Abteilungen
- tägliche Zeiteinsparung
- einen verbesserten Überblick über laufende Verpflichtungen
- eine reibungslosere Kommunikation und Zusammenarbeit
Wir empfehlen Ihnen, diese Ziele nach Priorität einzustufen, damit Sie Ihre digitale Transformation besser steuern können. Zum Zeitpunkt der Einführung des Werkzeugs wird dies helfen, die vorrangig umzusetzenden Maßnahmen festzulegen (einzurichtende Funktionen, Schulung der Mitarbeiter usw.).
# BONUS: Die Auswahl des richtigen Legal Techs
Die Antworten auf die drei oben genannten Fragen bilden die Grundlage für Ihr Digitalisierungsprojekt. Aus der Arbeitsweise Ihrer Rechtsabteilung sowie den Schwierigkeiten, auf die Ihre Mitarbeiter stoßen, lassen sich ein oder mehrere Gesamtziele ableiten, die die Wahl der Legal Tech-Lösung bestimmen.
Für die Auswahl des Legal Techs, das Ihren Bedürfnissen am besten gerecht wird, sollten Sie möglichst ein Benchmarking der auf dem Markt verfügbaren Tools durchführen.
Diese Benchmark sollte sich an mehreren mit den Bedürfnissen Ihrer Teams verbundenen Kriterien ausrichten, zum Beispiel:
- der Möglichkeit, effizient und aus der Ferne zusammenzuarbeiten
- der automatischen Überwachung von Verträgen und Verpflichtungen (Warnung bei Fristen)
- der Möglichkeit, Rechtsdokumente intelligent zu speichern und zu klassifizieren
- der Bedeutung von Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten
- der Möglichkeit, Rechtsdokumente elektronisch zu unterzeichnen
Diese Liste ist nicht erschöpfend. Die ausschlaggebenden Kriterien müssen Sie selbst festlegen und dabei sowohl die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter als auch die vom Management vorgegebenen Einschränkungen berücksichtigen.
