Verwaltungsräte gehen allmählich von einem traditionellen papiergestützten Modell zu einem digitalen Modell über. Laut einer von Gartner durchgeführten Studie werden bis 2023 60% der Verwaltungsräte mit der Optimierung ihrer digitalen Aktivitäten begonnen oder diese Ziele erreicht haben.
Diese Umstellung ist allerdings nicht ganz einfach. Häufig besteht die Herausforderung darin, die beteiligten Akteure von der Digitalisierung zu überzeugen. Gründe dafür sind Zeitmangel, sich ändernde Tools und Gewohnheiten, Trainingsbedarf und zusätzliche Kosten. In diesem Artikel finden Sie fünf unschlagbare Argumente, warum die Digitalisierung in Ihren Führungsgremien nur darauf wartet gefördert zu werden.
Was ist Digitalisierung?
Digitalisierung bedeutet, dass manuelle Prozesse in digitale Prozesse umgewandelt werden, indem digitale Technologien eingesetzt werden. Unternehmen nutzen hierfür Business-Software wie Cloud-Speicherdienste, digitale Kommunikationssysteme oder andere digitale Tools, um Informationen zu verarbeiten, zu speichern und gemeinsam zu nutzen.
Diese digitalen Werkzeuge wurden entwickelt, um die Zusammenarbeit zu optimieren und die Produktivität von Teams zu steigern. Sie können auch dazu dienen, Boards und andere Governance-Gremien zu digitalisieren und deren Organisation und Durchführung zu erleichtern.
Schon gewusst? Einem Bericht von Gartner zufolge haben nur 19 % der Gremien die Ziele ihres Unternehmens für die digitale Transformation begonnen oder erreicht.
5 Gründe, warum Sie Ihre Vorstände digitalisieren sollten
Wie können Sie Ihren Vorstand überzeugen, den Schritt zur Digitalisierung seiner Aktivitäten zu machen und sich für eine entsprechende Software zu entscheiden?
1. Informationen an einem Ort zentralisieren
Mit einem Digitalisierungswerkzeug für Vorstände lassen sich alle Daten zur Organisation eines Meetings auf einer sicheren Online-Plattform zentralisieren. Dies umfasst Dokumente, Meeting-Links, Verträge, Notizen und geteilte Tagesordnungen.
Dadurch entfällt die zeitraubende Suche nach den relevanten Informationen. Alle Beteiligten haben einfachen Zugriff auf sämtliche Informationen auf einer einzigen SaaS-Plattform. Durch diese Zeitersparnis können Vorstandsmitglieder ihre produktiven Aufgaben effizienter erledigen und die Gesamtleistung steigern.
2. Zusammenarbeit vereinfachen
Durch die Zentralisierung aller für Meetings benötigten Daten mit einer digitalen Software für Vorstände wird die Zusammenarbeit zwischen allen Mitgliedern natürlicherweise optimiert.
Vorstandsmitglieder können auf einer Plattform in Echtzeit Kommentare austauschen, Informationen teilen und Änderungen an einem gemeinsamen Dokument vornehmen. Die Plattform bietet hierfür einen sicheren Chatraum. Durch die Nutzung der Plattform gibt es zudem keine unendliche Anzahl von Dokumentenversionen und kein endloses Hin-und-Her mehr zwischen den Parteien.
3. Flexibilität der Vorstandsmitglieder verbessern
Mit einer SaaS-Lösung für Vorstände müssen Ihre Vorstandsmitglieder nicht mehr im selben Raum sein, um zusammenzuarbeiten. Diese Lösungen sind in der Regel einfach über Computer, Tablets und Smartphones zugänglich und ermöglichen es Ihnen, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten.
Haben Sie im Flugzeug keinen Zugang zum Internet? Haben Sie Netzwerkprobleme im Zug? Einige der besten Saas-Lösungen wurden entwickelt, um Ihre Vorstandsmitglieder während all ihrer Reisen zu unterstützen. Sie können ihre Meetings offline vorbereiten, ohne dabei Informationen zu verlieren.
4. Einfachere und schnellere Entscheidungsfindung
Kollaborative Tools für die Digitalisierungs sollen allen Mitgliedern Ihres Vorstands informierte Entscheidungsfindung erleichtern. Diese Tools werden maßgeschneidert, um alle Bedürfnisse Ihrer Mitglieder zu erfüllen.
Benötigen Sie Abstimmungen oder Online-Umfragen, an denen Sie remote teilnehmen können? Müssen Sie schnell eine elektronische Signatur bereitstellen, um einen Entscheidungsprozess voranzutreiben? All dies ist mit einem Tool möglich.
5. Informationen sicher speichern
Sensitive und vertrauliche Daten werden vor, während und nach Ihren Aufsichtsratssitzungen geteilt. Wie können Sie sicherstellen, dass diese Daten das Unternehmen oder seine Stakeholder nicht gefährden? Lösungen für die Digitalisierung der Gremien erfüllen in der Regel höchste Standards für IT-Sicherheit. Solch eine Software kann anhand ihrer ISO-Zertifizierungen erkannt werden. Das betrifft auch unser Board Portal Modul der DiliTrust Governance Suite, die nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert ist.
?Gut zu wissen: ISO 27001 und 27701 sind internationale Zertifizierungen, die von unabhängigen Organisationen ausgestellt werden. Diese bescheinigen, dass ein Unternehmen ein Informationssicherheitsmanagement implementiert hat und eine gut definierte Methodik befolgt. Die Methodik erlaubt es dem Unternehmen, Bedrohungen zu identifizieren und Risiken zu minimieren, indem es Schutzmaßnahmen für alle Daten des Unternehmens und seiner Kunden umsetzt.
Wie kann die DiliTrust Governance Suite Sie bei der Digitalisierung Ihrer Gremien unterstützen?
Das Board Portal Modul der DiliTrust Governance Suite wurde speziell entwickelt, um Ihre Vorstände, Ausschüsse und Governance-Gremien zu optimieren. Unsere zu 100% sichere SaaS-Lösung ist weltweit und rund um die Uhr verfügbar.
Unsere Lösung ermöglicht es Ihnen, Effizienz und Produktivität zu steigern und Entscheidungsprozesse in Ihren Gremien zu erleichtern, wodurch Sie das Risiko in Ihrem Unternehmen reduzieren können.
DiliTrust ist bestrebt, das beste Erlebnis zu bieten. Aus diesem Grund kann jedes Vorstandsmitglied unseren 24-Stunden-Mehrsprachen-Support nutzen und hat Zugang zu unbegrenztem Training mit unserem Customer Success Team.
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