Le aziende di tutte le dimensioni gestiscono quotidianamente un gran numero di documenti, il che porta a preoccupazioni per la sicurezza e la produttività.
Per garantire una gestione efficiente dei propri dati, le organizzazioni devono creare un database di documenti intelligente, sicuro e accessibile. Questo è lo scopo di una libreria sicura, ma scopriamo esattamente di cosa si tratta.
Definizione di una libreria sicura
Una libreria sicura raggruppa vari documenti in diverse forme: cartaceo, digitale, riviste, archivi e contenuti audio o video.
Talvolta, i professionisti che si occupano di archiviazione si assumono il compito di costruire la raccolta di documenti di un’azienda o di un’organizzazione in base a una strategia ben definita, ma questo è tutt’altro che comune a tutte le aziende.
Tuttavia, l’obiettivo principale di questo tipo di raccolta è ottimizzare l’accesso alle informazioni per le aziende. Le risorse selezionate sono organizzate secondo criteri predefiniti, come l’utilità (il documento potrebbe essere utilizzato in seguito) o il valore legale (la legge richiede che vengano conservati determinati tipi di documenti).
Le organizzazioni redigono e ricevono quotidianamente un numero importante di risorse che riempiranno questa raccolta documenti. L’aggiornamento e la gestione di questo strumento richiede un’organizzazione rigorosa: ogni nuovo documento deve essere selezionato, classificato e archiviato in modo sicuro. L’uso di una libreria sicura è una risorsa importante per le aziende.
Perché usare una libreria sicura?
La configurazione di una libreria sicura consente di raggiungere tre obiettivi principali:
- Conservazione dei documenti per motivi legali e normativi
- Facilitare la ricerca e l’accesso alle risorse archiviate quando necessario
- Migliorare il flusso di informazioni all’interno dei team
Mentre la maggior parte dei documenti sono archiviati per motivi legali, altri sono ancora accessibili regolarmente dai dipendenti. Altre risorse sono conservate come prova per documentare la storia dell’azienda.
L’uso di una raccolta documenti è fondamentale per le aziende perché consente loro di controllare le informazioni.
I dipendenti che hanno accesso a una grande quantità di informazioni rilevanti e a una raccolta di documenti centralizzata hanno un chiaro vantaggio su diversi punti / livelli:
? Maggiore produttività e migliore efficienza: niente più perdite di tempo alla ricerca di un documento importante, i dipendenti risparmiano tempo e aumentano la loro efficienza. ♟️ Migliore processo decisionale: la conoscenza è potere, più informazioni rilevanti hanno accesso ai dipendenti, più facile è prendere decisioni informate. ?️ Comunicazione semplice: la centralizzazione di tutte le risorse consente un migliore flusso di comunicazione sia all’interno dell’organizzazione che con clienti e partner commerciali. ?️ Maggiore sicurezza: è fondamentale proteggere le risorse critiche e riservate per evitare perdite e fughe di informazioni che potrebbero portare a costose in termini finanziari, legali e strategici.
Tutti i team devono tenere una traccia cartacea o utilizzare determinate risorse per motivi strategici. È quindi fondamentale che i dipendenti abbiano accesso a una raccolta documenti.
Con l’avvento delle tecnologie digitali e della digitalizzazione, il numero di documenti elaborati dalle organizzazioni continua ad aumentare, il che comporta una capacità di gestione rafforzata e sicura.
? Leggi anche: Digitalizzazione degli uffici legali: consigli per implementare la propria soluzione legaltech
In che modo DiliTrust può aiutarti a gestire i documenti della tua organizzazione?
Una componente chiave di una governance aziendale di successo è una gestione efficiente dei documenti aziendali.
Gli strumenti digitali permettono di andare oltre la semplice gestione dell’archiviazione documentale. DiliTrust è una suite SaaS con un modulo Libreria Sicura, che fornisce un repository centrale intelligente e sicuro per tutti i documenti con diversi vantaggi:
- I diritti di accesso possono essere ottimizzati e personalizzati, mentre i report statistici consentono agli amministratori di monitorare le azioni eseguite da ciascun utente. DiliTrust mette la sicurezza al centro di tutto.
- I dati memorizzati nella libreria documenti non vengono condivisi nel cloud, questo garantisce sicurezza e riservatezza ottimali per documenti particolarmente sensibili.
- Senza limiti di archiviazione, la Libreria Sicura di DiliTrust può contenere una quantità illimitata di risorse, tutte classificate in una struttura ad albero per una facile gestione.
- La struttura dello strumento e l’interfaccia user-friendly facilitano la ricerca di informazioni pertinenti, risparmiando tempo e migliorando l’efficienza.
- La politica dei diritti di accesso è completamente personalizzabile per ogni progetto e le parti interessate possono collaborare sui documenti in tempo reale.
Se vuoi saperne di più sul modulo Libreria Sicura di DiliTrust, scarica la brochure!
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