Las ventajas y los riesgos de migrar hacia una gestión digital del ciclo de vida contractual
La digitalización de cualquier proceso dentro del negocio generalmente resulta un reto organizativo, estratégico y financiero. Sin embargo, es un hecho que las empresas que requieren de gestionar grandes volúmenes de contratos (de naturaleza comercial, financiera o laboral) encontrarán, principalmente, ventajas en la automatización de sus contratos, ya que esto solo puede llevar a la organización a mejorar sus tiempos operativos y a optimizar la eficiencia de los recursos. Esto, normalmente se ve reflejado en el día a día en la mejora de sus respuestas a clientes y proveedores, así como en la reducción de costos en el área legal.
Cuando se empieza a considerar la adquisición de una solución digital para mejorar la gestión de los contratos (ya sea comenzar por una firma electrónica o abordar el ciclo completo de un contrato a través de un sistema de Contract Lifecycle Management), muchas de las cuestiones comienzan en definir las principales ventajas y desventajas que este cambio traería a la empresa.
¿Por qué automatizar la gestión de contratos? ¿Este avance supone algún riesgo para las profesiones jurídicas? ¿Cuál es el mejor software disponible en el mercado? ¿Cómo identificar la mejor opción y qué calificaciones debe tener el proveedor ideal para mi empresa?, ¿Cómo adaptar mis procesos administrativos a una nueva forma de trabajar?, ¿Cómo facilitarle al equipo del departamento legal la adaptación al cambio?, e inclusive, ¿Cuáles son las amenazas en términos de ciberseguridad?
Comencemos abordando las principales ventajas que sin duda brindarán soluciones a problemas que quizás no tenemos identificados desde la operación diaria del departamento legal.
Existen 4 beneficios clave que se han observado en el corto, mediano y largo plazo al automatizar el ciclo de vida contractual
1-Ahorro de tiempo
Esta es probablemente la principal ventaja de adoptar una solución de CLM. La gestión manual de contratos es una tarea que consume mucho tiempo, no solo para el equipo del departamento legal. La administración documental, desde crear el contrato hasta firmarlo por todas las partes, no solo impacta en el tiempo (y los resultados) de los abogados, sino también a todos los empleados que participan en gestionar, aprobar, revisar o firmar el contrato. Por mencionar solo algunos de los procesos en los que la empresa logra ver un beneficio, son la contratación de personal, compras y abastecimiento, convenios y acuerdos, contrataciones por parte de los clientes, entre otros.
Gracias a la automatización de las tareas más tediosas, el equipo legal puede dedicar el tiempo a su actividad principal, a enfocarse mayormente en la estrategia, las políticas internas o externas y el cumplimiento normativo. Además, el tiempo ahorrado en la fase de negociación y validación de los acuerdos acelera la firma de los contratos, lo que permite realizar más y mejores negociaciones. Esto aumenta la productividad de la empresa y evita perder oportunidades por la lentitud de los procesos.
También, el tiempo invertido en la trazabilidad de mano en mano, el envío de documentos vía correo, las horas perdidas buscando el contrato adecuado, la cláusula correcta o el importe de un servicio, se ve disminuido sustancialmente.
2- Un mejor control documental
Muchas compañías no conocen en detalle sus contratos: fechas de vencimiento, riesgos inherentes a los contratos, sin mencionar los documentos extraviados.
La gestión automatizada de contratos permite centralizar todas las tareas en una sola herramienta inteligente para así subsanar esa falta de control sobre un mismo documento. Gracias a la identificación inteligente de la información clave, ya no habrá oportunidad para que se escape un solo plazo o cláusula extraordinaria.
Además, aumentará el control global del rendimiento del contrato, gracias a los indicadores clave de rendimiento y cuadros de mando actualizados. Esta visión de conjunto es una auténtica ventaja estratégica, ya que las empresas necesitan tener control sobre sus documentos y sus datos para poder extraer información que les sea útil.
3 – Modernización y visibilidad del departamento jurídico
Los departamentos jurídicos han transformado recientemente su imagen y participación en los negocios, la actividad de los equipos jurídicos cada vez gana mayor visibilidad e importancia dentro de las organizaciones, pero a su vez, demanda nuevos retos y desarrollo de habilidades. En los últimos años, con el auge tecnológico, los profesionales legales se han consolidado como agentes modernos al servicio de los retos de la empresa.
Gracias a los cuadros de mando y a las auditorías automatizadas, el departamento legal puede informar sobre el rendimiento empresarial, algo que antes no se podía medir. Mediante los softwares de gestión de contratos, los juristas se están poniendo al nivel de otras profesiones en términos de estrategia de negocio, digitalización y tratamiento de datos.
4- Ventajas de centralizar los contratos
La gestión automatizada de contratos también tiene la ventaja de centralizar toda la documentación contractual en una única plataforma. Que sería el equivalente digital e inteligente de aquellos armarios llenos de contratos en papel que muchos de nosotros conocemos.
Una base de datos centralizada cuenta con múltiples ventajas. La plataforma de gestión de contratos:
- Cumplimiento con las normas de seguridad más estrictas para evitar filtraciones, pérdidas y alteraciones en los contratos.
- Permite la colaboración remota sobre un mismo documento para realizar cambios rápidos sin necesidad de recurrir a interminables hilos de correo electrónico.
- Facilita la búsqueda de información y el intercambio de conocimientos.
En términos más concretos, un CLM eficiente, facilita enormemente la organización diaria y la hace sustancialmente más eficiente.
Por otro lado, a pesar de las numerosas ventajas de la automatización de la gestión de contratos, algunos profesionales jurídicos señalan las amenazas asociadas a la tecnología: sustitución del ser humano, seguridad de los datos…pero ¿existen motivos para preocuparse?
Las amenazas a considerar al automatizar la gestión de sus contratos
¿Sustituirá la tecnología al ser humano?
¡La respuesta es no! Aunque el término «inteligencia artificial» pueda llegar a asustar, en realidad estas tecnologías no sustituyen las competencias de un profesional del derecho, sino que las hacen más eficientes y le permiten crear nuevas y mejores formas de colaborar. Su función es liberar al ser humano de tareas sistemáticas y tediosas, como es la creación y redacción manual de un documento tan sensible como lo es un contrato (expuesto además, al error humano), por ejemplo. Este tipo de herramientas están al servicio del profesional y, por lo tanto, no compite con él. Ningún algoritmo puede reproducir la experiencia de los equipos legales dentro de una organización.
¿Son confiables las herramientas digitales?
Según Alexandre Grux, cofundador de Hyperlex, adquirida por DiliTrust, las tareas repetitivas acaban perjudicando al ser humano, reduciendo su vigilancia y aumentando su riesgo de error. En este sentido, los programas informáticos no se cansan, ¡por lo que son un excelente aliado! Pueden repetir la misma tarea (verificar, copiar/pegar…) millones de veces sin que afecte a su rendimiento. Y, por supuesto, el humano siempre puede revisar el contrato final. El usuario siempre emite la última aprobación.
Además, la seguridad de los contratos almacenados deja de ser un riesgo, puesto que en la tecnología jurídica la protección de datos es primordial para el negocio. Al evaluar diferentes proveedores de servicios digitales, es necesario asegurarse de que las soluciones propuestas están rigurosamente encriptadas y protegidas con copias de seguridad. Para elegir al proveedor adecuado, es necesario pasar por un proceso de aprobación en donde este acredite que cuenta con las certificaciones y condiciones necesarias. Una vez acreditado, se puede confiar en que los datos estarán seguros. Incluso en el caso de filtración, el cifrado hace que los contratos sean completamente ilegibles.
Una adecuada evaluación sobre la confiabilidad de los diferentes proveedores, también resulta un factor diferencial. Se recomienda invertir tiempo en ello.
¿Es complicada la implementación de un Software de CLM?
Cualquier proceso de digitalización nuevo requiere tiempo de instalación y adaptación por parte de los equipos involucrados. Durante dicho periodo, inevitablemente, el ritmo de trabajo se ralentiza un poco. Dicho esto, un software SaaS como el módulo de Contratos de la suite DiliTrust Governance es muy sencillo de usar, ya que no requiere ninguna infraestructura técnica: ¡solo una buena conexión a Internet!
Lo más difícil probablemente sea acostumbrar a los equipos de trabajo a la nueva forma de trabajar. Aquí entra en juego la pedagogía y la comunicación: estas tecnologías siempre hacen todo lo posible para ayudar a la empresa en la transición, ofreciendo apoyo, asesoramiento, tutoriales. Este tipo de acompañamiento no solo es posible sino muy recomendable.
¿Es costosa la implementación de una herramienta de gestión de contratos?
Algunos departamentos jurídicos se resisten a digitalizarse por motivos presupuestarios. Sin embargo, si tenemos en cuenta que, según Aberdeen, las empresas pierden una media de 100 000 millones de dólares al año debido a una mala gestión de los contratos, quizá esta sea la principal razón a considerar, desde el punto de vista de los negocios, para comenzar a considerar un cambio en el corto plazo.
De hecho, los errores, descuidos y pérdidas de tiempo debidos a una mala administración documental puede resultar de mayor costo a largo plazo que la modernización del servicio.
¿Puede una firma electrónica resolver mis necesidades?
Principalmente en la región de Latinoamérica, algunas compañías han comenzado a adoptar el uso de soluciones de firma electrónica como medio de digitalización, dando esto una sensación de progreso tecnológico. Sin embargo, esto solo es la punta del iceberg. Este hecho, si bien es un gran paso, solo es una respuesta inicial para un problema que eventualmente, demandará una transformación digital completa. Es el caso de algunas compañías en España y el resto de Europa, en donde los responsables de los equipos jurídicos ya han optado por la contratación de sistemas de CLM para la digitalización de todo el ciclo de contratación (desde crear, editar, aprobar un contrato, hasta la firma electrónica de todas las partes).
En conclusión, son mayores las desventajas y amenazas a los que se exponen las organizaciones de continuar trabajando bajo procesos que comienzan a ser cada vez más obsoletos.
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