Selon une étude faite par le Cercle Montesquieu, 40% des directions juridiques s’interrogent sur les bénéfices obtenus grâce à la digitalisation et 32% se questionnent sur le type d’outil à adopter.
Est-ce votre cas ?
Voici 4 éléments capitaux à connaître qui vous aideront à y voir plus clair.
1- Quel étape du cycle de vie de vos contrats souhaitez-vous digitaliser ?
? Bon à savoir : la vie d’un contrat peut être résumée en 3 phases. Soit la pré-signature, l’après-signature et l’après-échéance.
La phase de « pré-signature » correspond à la création du contrat et à sa négociation. En digitalisant cette étape, vous pourrez notamment utiliser les modèles de contrats fréquemment utilisés par les juristes, préalablement enregistrés et stockés dans la solution, afin de faciliter la création du contrat. Vous pouvez également mettre en place des workflows de validation, qui encouragent la collaboration entre les parties prenantes. De nombreuses solutions fonctionnent enfin avec des logiciels de signature électroniques, ce qui permet d’accélérer les processus tout le long de la négociation.
En digitalisant « l’après signature », vous bénéficiez d’un gain de temps considérable au quotidien. Vous automatisez le suivi des échéances importantes aux contrats et notifiez les parties intervenantes par un simple e-mail programmé. L’audit des contrats et leur consultation sont également facilités grâce à un archivage intelligent mis en place avec l’éditeur de la solution que vous utilisez. Grâce aux rapports et statistiques disponibles, vous gardez un oeil sur l’activité de vos contrats.
Enfin, la dernière étape de digitalisation, « après échéance », vous permet d’être notifié au bon moment pour ne manquer aucune deadline. Dans le cas d’un contrat reconduit, toutes les parties intervenantes aux contrats bénéficient d’une notification automatisée. Pour ce qui est des clauses dites de « survivance », telles que les clauses de confidentialité et les garanties qui sont pour la plupart difficiles à suivre, elles peuvent être analysées et suivies de manière efficace grâce à la solution digitale utilisée.
2- Quels types de contrats voulez-vous digitaliser ?
Lors du lancement d’un projet de digitalisation des contrats, il est pertinent de déterminer quels sont vos besoins, vos objectifs et d’en parler avec l’éditeur de solution pour vous assurer que le produit se trouve en adéquation avec votre activité. Votre service juridique doit sûrement avoir une volumétrie contractuelle conséquente à gérer. Il existe une multitude de types de contrats comme les contrats de vente, de distribution, de prestation, de fournisseurs, de baux… la solution de contract management que vous allez choisir devra pouvoir s’y adapter.
Pour vos contrats de vente, par exemple, chaque demande de consultation d’un contrat pourra être effectuée par le collaborateur directement dans la solution. Vous allez ainsi optimiser votre temps de travail et consacrer plus de temps à des tâches à valeur ajoutée.
Ou encore, pour vos contrats fournisseurs, vous pouvez automatiser le suivi et alerter automatiquement les responsables achats et autres personnes référentes aux contrats en question.
3- Une solution qui vous met en valeur ?
Opter pour un logiciel de gestion de contrats avec intelligence artificielle ne viendra pas vous enlever votre travail, mais au contraire vous épargner des tâches chronophages qui ont trop longtemps peiné le travail des juristes.
Il est parfois difficile pour les collaborateurs extérieurs au service juridique de comprendre l’impact de l’équipe sur l’entreprise. Il est pourtant beaucoup plus significatif qu’ils imaginent !
Le manque de chiffres et d’éléments visuels concrets peut être un frein à la bonne communication entre les différents services de votre organisation. C’est pourquoi, une solution de gestion de contrats doit vous permettre de faire du reporting, des analyses, des rapports chiffrés… Adieu les fichiers Excel que personne ne veut voir en réunion, dites bonjour aux camemberts et autres graphiques colorés, directement établis par la solution. Ces éléments visuels vous permettront de présenter de manière claire et simple votre contribution au sein de votre organisme.
4- Quels sont les rôles des utilisateurs de la solution ?
Qui fait quoi au sein de votre entreprise ? Réfléchissons ainsi au rôle de chacun : de l’administrateur au collaborateur en passant par le simple lecteur.
Pour améliorer votre réflexion, rappelez-vous : « qui vous demande souvent des informations relatives à un contrat ? ».
L’administrateur de la solution sera bien souvent un juriste, soit celui qui va connaître en profondeur la solution afin de paramétrer et structurer les différents contrats stockés dans la solution. Les administrateurs vont aussi pouvoir attribuer les différents droits aux utilisateurs : édition, consultation, etc. Les accès sont aussi paramétrables par dossier, ou même par fichier.
Les membres de votre service juridique qui travaillent sur le fond du contrat (vérification, analyse…) seront quant à eux reconnus comme contributeurs. Ces derniers peuvent accéder aux contrats, en créer grâce aux modèles et en importer de nouveaux. Enfin, les personnes ayant le statut de lecteur peuvent consulter librement les contrats et autres documents auxquels ils ont les droits d’accès.
Comment DiliTrust peut vous accompagner dans la digitalisation de votre gestion contractuelle ?
DiliTrust est une suite de cinq modules pensée pour améliorer le quotidien des directions juridiques, conseils d’administration et de toutes les équipes opérationnelles. Parmi les modules présents dans la suite, on compte le module Gestion de Contrats.
Celui-ci a été pensé pour les experts, par des experts, et est développé grâce à l’intelligence artificielle. Il vous permet de fluidifier l’entièreté du cycle de vie de vos contrats, de la pré-signature, à l’après-échéance et de garder le contrôle.
Vous souhaiteriez en savoir plus sur les bénéfices d’un logiciel de gestion de contrats pour votre entreprise ?
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