La gouvernance d’entreprise et le droit des affaires sont complémentaires en raison du suivi commun des réglementations auxquelles les entreprises sont soumises. Les départements juridiques doivent s’assurer de la conformité des mesures prises par les dirigeants d’entreprise avec toutes les politiques et réglementations applicables en matière de bonne gouvernance.
À l’ère de la COVID-19, les départements juridiques ont été confrontés à plusieurs problèmes en termes de politiques et de pratiques, relatifs à ce qui est autorisé ou non par les statuts et règlement intérieur de l’entreprise. Certaines entités ont dû mettre en place des mesures dérogatoires pour faciliter la continuité de l’activité. Cela ne s’est pas fait sans le soutien de l’Etat qui a proclamé différentes ordonnances dont celle du 25 mars 2020 qui crée un cadre légal d’urgence pour la tenue des réunions des organes de gouvernance à distance.
« Médecin de famille en temps normal – il donne de bons conseils et essaie d’anticiper les risques -, le juriste d’entreprise se transforme en urgentiste en période de crise », explique Laure Lavorel, présidente du Cercle Montesquieu, dans cet article du journal Les Echos où les juristes sont identifiés comme les autres urgentiste de la crise.
Le télétravail étant privilégié par la plupart des entreprises, aussi bien maintenant que dans un avenir proche, certaines d’entre-elles ont dû faire des choix à l’improviste. Aujourd’hui, ces mesures prises par défaut peuvent être à l’origine de grandes failles de sécurité, exposant ainsi les données sensibles et confidentielles des instances de gouvernance. C’est pourquoi il est impérieux pour toute entité de faire des audits et des mises à jour du parc digital afin de garantir la sécurité de l’information et l’efficacité des instances dirigeantes.
L’association de ces facteurs accélère la transformation digitale des directions juridiques. Le digital devient d’autant plus indispensable qu’utile pour le département juridique. Les contrats ne sont plus signés en personne, les dossiers sont gérés électroniquement et tous ces documents doivent être échangés de manière sécurisée et mis à la disposition des collaborateurs en présentiel et en distanciel.
Eu égard de cette situation critique, nous avons identifié 3 points clés que les directions juridiques doivent prendre en considération, en sus des règles et politiques qu’elles doivent suivre en temps normal.
#1 – QUELLES SONT LES RÉPERCUSSIONS DU TÉLÉTRAVAIL SUR LA GOUVERNANCE ET LE PROFIL DE RISQUE DE L’ENTREPRISE ?
Le télétravail est vivement recommandé par certains états à travers le monde. C’est le cas en France où de nombreux dirigeants et employés travaillent à distance afin de limiter la propagation de virus COVID-19. Cependant, le télétravail peut exposer l’entreprise à de nombreux risques de cybersécurité.
Le service d’information sur la recherche et le développement de l’Union européenne (CORDIS) a publié un article sur le lien entre la COVID‑19 et la cybersécurité. Dans ce dossier, il est clairement écrit que le confinement et la distanciation sociale ont rendu nécessaire la communication entre les personnes dans l’espace numérique plutôt que physique. Florent Kirchner, coordinateur du projet SPARTA soutient que du fait de la pandémie, il y a un plus grand nombre de systèmes, de données et de ressources en ligne, ce qui rend les cyberattaques plus rentables.
CE QUE CELA SIGNIFIE POUR VOTRE DEPARTEMENT JURIDIQUE
Les risques juridiques liés aux incidents de cybersécurité peuvent être de très grande envergure. Par conséquent, les directions juridiques doivent remettre à leur hiérarchie et au conseil d’administration une liste des réglementations, tant nationales qu’internationales, qui encadreront la réaction de l’entreprise en cas de violation. Cela pourrait contribuer à l’élaboration d’une politique de cybersécurité efficace.
#2 – QUEl devrait-être LE ROLE DU DIRECTEUR JURIDIQUE AU SEIN DU CONSEIL D’ADMINISTRATION ?
Tout bien considéré, le principal client du directeur juridique est le conseil d’administration. Le rôle du directeur juridique au sein de cette instance est donc indéniable. En effet, le conseil d’administration représente toutes les parties prenantes de l’entreprise. S’il ne tient pas compte de l’avis du directeur juridique, le conseil d’administration expose l’entreprise à des risques. La gestion des risques étant l’un des principaux objectifs du conseil d’administration, ce dernier a tout intérêt à veiller à ce que le département juridique de l’entreprise soit représenté par son directeur à chaque réunion du conseil d’administration.
CE QUE CELA SIGNIFIE POUR VOTRE DEPARTEMENT JURIDIQUE
Dans l’idéal, les directrices et directeurs juridiques devraient d’ores et déjà remettre au conseil d’administration un rapport sur les questions juridiques propres à la société. En période de volatilité, il est possible que ce soit au directeur juridique lui-même de contacter le conseil d’administration afin de recommander sa présence à chaque réunion du conseil d’administration, s’il advienne que les membres du conseil soient trop occupés pour y songer.
#3 – VOTRE DEPARTEMENT UTILISE-T-IL DES SOLUTIONS TECHNOLOGIQUES DE FORTUNE POUR LE TÉLÉTRAVAIL ?
Les heures supplémentaires étant monnaie courante au sein des départements juridiques, la plupart des services avaient déjà recours au télétravail avant la pandémie. Cependant, parce qu’ils alternaient le travail au bureau et le travail à domicile, les collaborateurs avaient accès, avant la pandémie, à certains outils au bureau qu’ils n’avaient pas chez eux.
En mars 2020, pendant le premier confinement, la plupart des départements juridiques ont résolu ces problèmes technologiques en mettant en place dans l’urgence des solutions. Elles ne sont peut-être pas adaptées à leurs besoins métier. Une bonne gouvernance d’entreprise exige que les contrats et autres documents soient traités conformément à la réglementation, statuts et règlement intérieur, conditions générales d’achat, de vente et à tous les autres aspects propres à votre organisation.
CE QUE CELA SIGNIFIE POUR VOTRE DEPARTEMENT JURIDIQUE
Il est possible, par exemple, que des solutions temporaires aient été mises en place afin de digitaliser les contrats. Il peut donc s’avérer nécessaire d’envisager, dès à présent, de recourir à des solutions plus sûres car les contrats et tous les autres aspects juridiques seront traités à l’aide de circuits de validation automatisés. Afin de garantir une gestion et une collaboration fiables, le recours à une suite logicielle de gestion juridique constitue la meilleure solution, car ce type de logiciels intègrent généralement tout ce dont un département juridique a besoin pour mener à bien sa mission auprès de toutes les parties prenantes de l’entreprise y compris avec son client principal : le conseil d’administration.
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