L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 prorogé jusqu’en juillet 2021 a instauré un cadre légal propice à la digitalisation des AG et réunions de gouvernance.
AG 2021 et réunions de gouvernance en temps de crise : Prorogation de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020
L’ordonnance n° 2020-321 en date du 25 mars 2020 apporte des adaptations quant à la tenue des Assemblées Générales (AG) et des réunions d’organes collégiaux. Pour faire face à la crise de la Covid-19 et aux conditions particulières auxquelles toutes les organisations y compris les instances de gouvernance sont soumises à savoir le travail à distance, les dispositions de l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 sont prorogées jusqu’au 31 juillet 2021. Huis clos, vote et prise de décisions facilitée à distance. Cette ordonnance à caractère exceptionnel et temporaire encadre légalement la digitalisation de ces réunions et élargit le champ des possibles pour la mise en place d’une gouvernance digitale ancrée dans le temps.
25 mars 2020, 1 avril 2021, 31 juillet 2021 … le chemin de l’incertitude, facteur de résilience
La crise sanitaire actuelle a bouleversé en profondeur les entreprises et leur mode de fonctionnement au quotidien. Pour faire face à ces enjeux, le Gouvernement a souhaité adapter le régime en garantissant aux instances de gouvernance de se maintenir à flot et de continuer leur activité. A événement exceptionnel, mesures exceptionnelles. Et la vie de l’entreprise implique aussi de prendre des décisions, ce qui passe notamment par la tenue de réunions de gouvernance et des Assemblées Générales annuelles.
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 couvre l’ensemble des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité de droit privé à savoir :
1. L’ensemble des assemblées
- Les assemblées générales des actionnaires, associés, membres, sociétaires ou délégués
- Les assemblées spéciales
- Les assemblées des masses
2. L’ensemble des organes collégiaux
- Les conseils d’administration
- Les conseils de surveillance
- Le comité de direction (CoDir) /Comex
- Autres comités et directoires à l’exception des instances représentatives du personnel tels que le CSE dont la digitalisation des réunions dans l’état d’urgence sanitaire actuel est régie par l’Ordonnance n° 2020-1441 du 25 novembre 2020.
En outre, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 suggère des mesures adaptées telles que l’extension et l’assouplissement de la faculté à :
- Participer aux réunions par voie digitale – recours aux outils numériques et de visioconférence
- Envoyer les convocations de manière dématérialisée
- Voter à distance
- Gérer par le bais d’une plateforme numérique les Questions/Réponses pour les AG.
Et ce, pour tout type de groupement même si cette possibilité n’est pas prévue par la loi ou par les statuts ou par le contrat d’émission et ce pour tout type de décisions y compris sur les comptes. Ces dispositions ne sont pas applicables aux sociétés cotées.
Les dispositions de cette ordonnance sont complétées par les dispositions prises par l’ordonnance n° 2020-318 publiée le même jour. Cette dernière concerne l’établissement, l’arrêté, l’audit, la revue et l’approbation des comptes.
Certes, ces nouvelles règles permettent d’étendre plus largement la possibilité de consultation des organes collégiaux sans qu’aucune clause du règlement intérieur ou des statuts ne puisse y contrevenir toutefois notons que la consultation écrite doit garantir la bonne collégialité de la délibération et respecter les décisions qui s’imposent en ce sens.
Les dispositions prises précisent les modalités de tenue à huis clos des AG. Si la présidence du conseil de surveillance ou d’administration ne peut présider la séance, cette dernière doit être présidée par son suppléant. Si ce dernier est également indisponible, la réunion est présidée par un mandataire social. L’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut désigner deux scrutateurs, de préférence figurant parmi les actionnaires de l’entreprise.
Crise Covid-19 : « zone tampon » vers un modèle de gouvernance digitale acté
La situation de crise sanitaire que nous connaissons pousse les entreprises à faire preuve de résilience et à adapter leur mode de fonctionnement habituel. Cela implique d’éviter au maximum les rapprochements entre individus et les contacts. Cependant, les organes de gouvernance ont besoin de se réunir pour décider des nouvelles mesures à prendre pour assurer la pérennité de l’entreprise. La digitalisation de ces événements devient ainsi un impératif de tous les instants. D’où l’importance de réinventer profondément leurs modus operandi par le digital. Qui dit digitalisation dit forcément encadrement strict des risques cyber.
Si l’ordonnance du 25 mars 2020 instaure ces différentes règles et permet la digitalisation des instances de décision dans l’entreprise, elle ne se suffit pas à elle-même en pratique. La sécurité des données et des informations partagées est un enjeu de taille.
De fait, face à cet allègement important des conditions de gouvernance, l’utilisation des solutions métiers sécurisées est indispensable. La suite DiliTrust Governance répond aux besoins d’efficacité à distance et de sécurité des données des instances de gouvernance. De quoi assurer le maintien des réunions et une fluidité dans les processus de gouvernance sans aucun risque.
Le module Instances Digitalisées de la suite DiliTrust Governance répond également au besoin de se préserver des cyberattaques qui pourraient atteindre une cible sensible comme les organes de gouvernance. Redoubler de vigilance garantit une sérénité en termes de protection des données confidentielles. Grâce à ce portail digital, le processus d’envoi dématérialisée des convocations, la consultation des documents utiles, les votes et sondages de même que la rédaction des PV des réunions est entièrement centralisée et simplifiée au sein de l’application.
En savoir plus sur les AG 2021 en France:
- Calendrier 2021 des Assemblées Générales
- Fiche IFA – Les AG dans le contexte de crise sanitaire Covid-19
- IFA – Veille juridique et réglementaire relative aux AG dans le contexte de la crise sanitaire de la COVID-19
- Covid-19 | Tenir son AG ou son CA dans le contexte de la crise sanitaire : mise à jour de la FAQ
