La transformation digitale est un phénomène en pleine expansion et correspond à l’introduction du numérique au sein de l’ensemble des procédés de l’entreprise. Aujourd’hui, difficile de passer à côté de la transformation digitale accélérée par la crise sanitaire.
Voici 3 raisons d’accélérer un processus de transformation digitale de la direction juridique en 2021.
1. La transformation digitale est la nouvelle norme
La transformation digitale des entreprises s’est engagée grâce à l’impulsion des institutions européennes. Ce processus s’est révélé essentiel avec la pandémie de covid-19 en 2020 qui a bloqué les économiques du monde entier.
L’impulsion européenne et internationale pour la digitalisation
L’Union européenne, via ses différents organes, a lancé la digitalisation des entreprises au début des années 2000. Depuis, la facturation numérique a été adoptée au niveau des états membres, et l’UE s’est fixé de nouveaux objectifs.
La Commission européenne souhaite ainsi « façonner l’avenir numérique de l’Europe ». En mars 2021, la Commission déclare vouloir tracer la voie européenne « vers davantage d’autonomie numérique à l’horizon 2030 », fixant ainsi une feuille de route pour la décennie. L’un des objectifs concerne la transformation numérique des entreprises.
Outre les objectifs chiffrés, l’UE souhaite placer son vivier industriel et commercial au centre du monde des affaires. Grâce à la digitalisation, le marché digital européen a pour ambition de jouer un rôle de premier plan sur la scène internationale. L’annonce de la création d’un Conseil du commerce et des technologies UE – États-Unis symbolise cette dynamique.
La crise sanitaire comme accélérateur de la transformation digitale
La pandémie de Covid-19 qui paralyse les entreprises depuis mars 2020 joue un rôle d’accélérateur de la digitalisation. Avec les confinements et les obligations de télétravail, les entreprises ont dû s’adapter rapidement à un travail à distance et dématérialisé.
Les demandes de conseil en transition digitale ont été démultipliées et le tout numérique est devenu une obligation pour de nombreuses entreprises. L’État français a profité de cette accélération pour introduire un calendrier pour la digitalisation des entreprises plus ambitieux avec la loi de finances 2020.
La digitalisation est la nouvelle norme et les entreprises qui ne franchissent pas le pas n’ont aucune chance de maintenir leur niveau de compétitivité.
2. Digitalisation de la direction juridique : la clé de la productivité
Les entreprises qui franchissent le pas de la digitalisation le font généralement par département. La direction juridique fait pour le moment office de mauvais élève en termes de digitalisation. Pourtant la digitalisation de la direction juridique constitue un accélérateur de productivité important pour les entreprises.
Des directions juridiques à faible maturité digitale
Une étude sur la transformation digitale de la fonction juridique a révélé que seuls 18% des directions juridiques estimaient avoir un niveau avancé de digitalisation. Cette très faible maturité juridique est surprenante alors que la maitrise des outils et des nouvelles technologies fait partie des compétences désormais attendues chez les juristes. De plus, les outils SaaS sécurisé, comme la DiliTrust Governance suite, ainsi que les acteurs accompagnants la transition sont pourtant bien présents sur le marché.
Ce retard peut s’expliquer par une vision encore traditionnelle des procédés juridiques de l’entreprise. La collaboration n’est pas un réflexe, et l’utilisation du digital implique un changement profond de méthodologie. De plus, la mise en place d’un processus de digitalisation peut être longue et implique une forte participation des principaux concernés. Enfin, certaines directions juridiques estiment que le recul sur les nouvelles technologies est encore trop faible pour lancer le processus de digitalisation.
Pourtant, le gain de performance est bien réel, surtout avec l’augmentation de la charge de travail des équipes juridiques et l’apparition de fonctions telle que le legal design.
La digitalisation est la clé pour une direction juridique plus performante
La fonction juridique a pris une place exponentielle au sein de l’entreprise. Des processus RH au respect des normes de sécurité en passant par la sécurité des contrats, la direction juridique sert de garant à la stratégie de l’entreprise. Pourtant, certaines tâches agissent comme un frein à l’activité des juristes et limitent par conséquent la productivité de l’entreprise.
C’est le cas par exemple des recherches juridiques et de la rédaction de contrats. Ces tâches peuvent être digitalisées, voire automatisées et surtout mutualisées. Avec une direction juridique digitalisée, des contrats types peuvent être rapidement échangés et modifiés. De même pour les recherches juridiques, dont les résultats peuvent être centralisés pour toute l’équipe.
Libéré de ce type de tâches, le juriste peut se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée comme le pilotage des contrats et la gestion des contentieux, le conseil ou encore la gestion des processus RH. Le directeur juridique devient un véritable « business partner » et accompagne la direction de l’entreprise en se plaçant au plus près de la stratégie.
3. La digitalisation de la direction juridique est un processus complexe
La transformation digitale de la direction juridique n’est pas un processus qui s’improvise. Pourtant, avec l’essor du digital et la crise de 2020, il y a urgence. Il est crucial d’amorcer un processus de digitalisation dès à présent pour espérer maintenir sa compétitivité en 2021 et 2022.
Le choix de recruter un legal operation officer ou directeur des opérations juridiques
Le rôle du directeur des opérations juridiques est d’accompagner la digitalisation de tous les pôles de la fonction juridique, en coordination avec les autres départements de l’entreprise. Ce legal operation officer aura généralement une bonne connaissance de l’entreprise et un recrutement interne est souvent à privilégier. Son profil juridique doit évidemment être accompagné de fortes capacités de gestion et coordination sur des projets transverses, ainsi que d’une très bonne connaissance du digital.
Il s’agit d’une fonction très présente aux États-Unis, et qui tarde à se mettre en place en France. Cela peut s’expliquer par le coût important de ses spécialistes pour l’entreprise, en particulier en temps de crise. En France, la tendance est plutôt de se tourner vers les legaltechs, les spécialistes externes de la transformation digitale.
Faire appel aux entreprises spécialistes de la digitalisation
Les legaltechs sont des entreprises nouvelle génération. Elles proposent d’insuffler le digital au sein de la gestion juridique des entreprises notamment grâce à l’automatisation et la dématérialisation des tâches. Certaines proposent un accompagnement vers la digitalisation de la direction juridique et mettent à disposition des outils novateurs. Ces outils comprennent l’intelligence artificielle (IA), le deep learning ou l’automatisation du contrat management. Grâce au blockchain et à une utilisation du cloud, les données de l’entreprise sont digitalisées et sécurisées, tout comme les règlements des conflits (modes alternatifs des règlements de conflits, MARC).
DiliTrust Governance propose par exemple une solution SaaS complète pour la digitalisation de la direction juridique. Les modules disponibles sont adaptés aux besoins identifiés de l’entreprise. La solution permet une mise en place simplifiée du processus de digitalisation, notamment grâce à des outils intuitifs, collaboratifs et ultra-sécurisés. Autre avantage, l’accès à un support 24/7 et à des formations sur l’outil et la digitalisation.
Recourir à une solution extérieure permet enfin d’aborder le processus dans sa globalité, pour une transition plus rapide et plus efficace. Avec les perspectives économiques de 2021, les directions juridiques ont intérêt à rechercher les solutions garantissant un regain de productivité rapide.
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