Mettre en commun des documents, partager des liens, des fichiers, en contrôler l’accès et les utilisateurs, sont les éléments de base de tout espace collaboratif de partage de données, en particulier du plus connu sur le marché, Dropbox. Malgré son succès, chez les particuliers comme dans le milieu professionnel, ce dernier est-il adapté à des procédures délicates, requérant une sécurité renforcée comme les fusion/acquisition ? De nombreux exemples de brèches dans la sécurité apparues ces dernières années permettent d’en douter. Faut-il alors préférer une dataroom, un produit spécialisé comme en propose DiliTrust ? Quel espace collaboratif est le plus indiqué et le plus économique pour une M&A ? Voici quelques éléments de réponse…
Partage de documents généraliste ou spécialisé : Dropbox versus Dataroom
Si le partage de documents est effectivement à la base de toute due diligence, il est cependant strictement encadré. Confidentialité, sécurité des données, limitation de l’accès aux documents, assurent le bon déroulement de l’opération et la sécurité générale des entreprises impliquées.
L’Américain propose un service de partage de documents utilisé par de nombreux particuliers et sa version entreprise payante y ajoute des fonctionnalités intéressantes comme le tableau de bord d’administration. De nombreux responsables de due diligence semblent donc penser que ce cadre technique suffit à en assurer les aspects pratiques : la mise en commun de documents.
Cette solution reste cependant un outil généraliste qui peut se révéler peu ergonomique dans le cadre d’une opération de grande ampleur.
Au contraire, l’architecture de la Data Room de DiliTrust a été entièrement pensée pour répondre aux besoins ponctuels liés aux fusions / acquisitions, aux levées de fonds et aux cessions d’activités. Plus qu’un espace de stockage, elle propose un espace de travail où les arborescences permettent d’accéder rapidement aux documents recherchés, où il est possible d’annoter et commenter les fichiers, où ajouter des mémos et des alertes. Par ailleurs, chaque utilisateur possède son propre compte, ce qui permet de suivre précisément l’activité de chacun et de s’assurer de la confidentialité de l’ensemble du processus.
Une assistance personnalisée
Au cours des opérations de fusion / acquisition ou de levées de fonds, les équipes peuvent évoluer et le volume de documents échangés s’amplifier. La Data room répond à cet ensemble d’attentes. À tout moment, les administrateurs peuvent inviter de nouveaux collaborateurs lors, par exemple, du passage à une étape suivante de la due diligence. La réactivité et l’évolutivité sont au cœur de la conception de la Data room pour que ses fonctionnalités répondent aux différents besoins qui peuvent se présenter. Pour ce faire, une équipe support est à la disposition des utilisateurs et des administrateurs. Comme ces process peuvent s’effectuer dans l’urgence ou à travers plusieurs fuseaux horaires éloignés, DiliTrust a choisi de proposer un service support disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
La data room s’adapte également aux nouveaux modes de travail. Elle ne requiert l’installation d’aucun logiciel. Elle n’est donc pas liée à un poste de travail et joue, au contraire, la carte de la mobilité. Même en déplacement, il est possible de suivre l’activité des échanges de documents de la due diligence sur un smartphone ou une tablette, avec le même degré de sécurité.
Enfin, pour maîtriser parfaitement la progression de la due diligence, la Data room permet d’établir des statistiques de consultation des informations par les différentes parties prenantes. Bien plus qu’une mise en commun de documents, elle se révèle un outil de travail au service des entreprises.
Partage de documents et sécurité
En révélant une partie de ses informations confidentielles, une entreprise se met forcément en danger lors d’une fusion / acquisition. Il devient alors absolument indispensable de contrôler dans le détail quelles informations sont partagées et avec qui. Bien sûr, aucune de ces informations ne doit être accessible par un tiers non agréé.
L’outil utilisé lors de la due diligence doit alors se révéler d’une sécurité sans faille. Or, Dropbox, en général favorablement connue des utilisateurs, a montré à plusieurs reprises ses limites lors de scandales retentissants. En 2016, par exemple, des pirates informatiques sont parvenus à se procurer des dizaines de millions d’identifiants du logiciel en profitant d’une faille de sécurité connue depuis 2012.
Autre problème, la société, implantée aux États-Unis, doit se soumettre à leur cadre légal, en particulier aux Freedom Act et Patriot Act. La sécurité des données est donc doublement mise en danger. La solution de Data Room de DiliTrust s’attache à assurer la mise en sécurité des informations. L’authentification forte, la détection des intrusions, le contrôle des utilisateurs et des différents comptes, le suivi systématique et détaillé de toutes les activités, permettent aux entreprises d’agir en toute sécurité. Par ailleurs, comme DiliTrust est implantée en France, elle ne répond qu’aux législations française et européenne et garantit ainsi la confidentialité des données en toutes circonstances.
Des solutions économiques ?
Pour sa version entreprise, l’Américain propose des forfaits alléchants. Sont-ils cependant suffisants et intéressants pour une due diligence de grande ampleur ? Le système d’abonnement facture, chaque mois, le nombre d’utilisateur. Si le tarif paraît intéressant au début d’un processus – 15 € par utilisateur et par mois – il se révèle vite inadapté dans le cadre d’un process d’importance. En effet, comment budgétiser l’opération quand on ne sait pas quel rythme elle suivra ni combien de personnes seront impliquées ? Au fur et à mesure de l’avancement des travaux, il faudra augmenter ou diminuer les équipes, retarder des échéances ou au contraire clore plus rapidement l’espace de travail. C’est pourquoi la Data Room de DiliTrust propose un forfait intégral de 293 € de l’ouverture à la fermeture de l’espace, sans facturation supplémentaire à chaque évolution. Cela assure non seulement une visibilité parfaite sur les frais générés par la due diligence mais en plus une souplesse d’utilisation optimale.
Une due diligence est bien plus qu’une simple mise en commun de documents. C’est pourquoi l’espace de partage doit être bien plus que cela, il doit constituer un outil de travail, ergonomique, performant, réactif, évolutif et parfaitement sécurisé. Pensée pour les procédures de M&A, de cession et de levées de fonds, la Data room offre bien plus que du stockage, un cadre sécurisé et optimisé pour assurer le bon déroulement de vos activités confidentielles.
