De nombreuses entreprises françaises sont encore réfractaires à l’idée de digitaliser leur conseil d’administration. Un portail web comporte pourtant bien des avantages…
Une étude du cabinet Roland Berger menée auprès de 500 entreprises françaises de plus de 50 salariés, révèle qu’elles sont beaucoup plus frileuses que leurs homologues européens ou américains, quant à la gestion électronique des documents. Si 57% des entreprises identifient le numérique comme un axe stratégique à moyen terme, seules 36% d’entre elles ont formalisé une stratégie adaptée. Pourtant, les avantages d’une telle gestion sont nombreux : gain de temps, amélioration de la traçabilité, meilleure qualité des processus, etc.
Une efficacité accrue
D’après cette étude, en accélérant leur transformation numérique, les entreprises françaises auraient la capacité de doubler leurs taux de croissance. Adopter un outil digitalisé permet, en effet, d’organiser efficacement les réunions de son conseil d’administration : création de l’ordre du jour, invitation des administrateurs, communication des procès-verbaux et des documents nécessaires pour faciliter le devoir de précaution des administrateurs, etc. Avec une solution adaptée, ils gardent une trace en temps réel des différents échanges et peuvent suivre ainsi aisément l’évolution d’une séance.
Des économies de temps et d’argent
Grâce à une plateforme digitalisée, les entreprises font des économies appréciables de temps et d’argent en éliminant le papier, les frais de coursiers (livraisons), le déplacement des membres, et tout autre coût et effort liés à la gestion physique d’un conseil d’administration.
Une meilleure communication entre les participants
Les portails dématérialisés de gestion de conseil d’administration proposent également de nouveaux outils pour améliorer et faciliter la communication, permettant ainsi une collaboration efficace et simplifiée entre les membres du conseil.
Des données sécurisées
En adoptant un portail dématérialisé, à l’intérieur duquel se déroulent les opérations, les administrateurs sont protégés contre les fuites d’information. Le niveau de sécurité fourni par ce type de solutions est très élevé afin d’écarter le risque de piratage. À noter, tout de même, que le choix du fournisseur d’une solution de dématérialisation reste une étape importante pour la sécurité des données du conseil d’administration : il faut veiller à ne pas être soumis au Patriot Act (loi américaine qui autorise l’administration américaine à accéder aux données informatiques des entreprises sur leur territoire). Pour ce faire, il suffit de vérifier que le stockage des données sensibles se fait bien auprès d’opérateurs européens, et sur des serveurs hébergés sur le territoire européen.
La responsabilité environnementale et sociale
Opter pour un conseil d’administration digitalisé, c’est aussi faire partie de ceux qui contribuent à la réduction de l’empreinte carbone, prenant part ainsi aux objectifs communs pour un développement durable.
