Aujourd’hui, les Juristes Corporate croulent sous l’accumulation des obligations réglementaires. Pour garder le contrôle sur la gouvernance des entités juridiques placées sous leur responsabilité, il est devenu indispensable de moderniser le suivi des informations et documents nécessaires à cette activité. En ce qui concerne ce sujet, des organismes internationaux, tel que l’ACC, ont produit des rapports très intéressants, soulignant l’importance croissante des entités / participations dans le paysage commercial actuel. Les exigences de conformité liées à des juridictions différentes, ainsi que la demande croissante de transparence à l’échelle mondiale, rendent la gestion précise et efficace essentielle. Choisir de se doter de solutions de pointe, fiables et cohérentes permet à ceux qui gèrent les entités juridiques de miser sur la qualité sur le long terme. Cela est indispensable pour rester agile en toutes circonstances.
Dans cet article, nous allons examiner cinq activités que le module Entités de la suite DiliTrust Governance permet d’accomplir, mettant en évidence les principales fonctionnalités proposées aux entreprises pour relever avec succès les défis liés à la gestion des entités juridiques et des participations.
Tableau de bord centralisé et informations personnelles personnalisées
- Tableau de bord : Il fournit une vue d’ensemble des informations relatives aux entreprises ou aux différentes personnes au sein du groupe, facilitant l’accès à des données spécifiques.
- Personnalisation des informations : Chaque utilisateur peut créer et personnaliser les profils de ses entreprises, en les adaptant à ses besoins. Cela permet une gestion personnalisée et pertinente des informations pour chaque utilisateur.
- Gestion des informations : Les profils personnels facilitent la gestion des délais et fournissent des informations sur les participations, les actionnaires et les transactions de capital.
- Gestion des organes de gouvernance : Pour les groupes ayant de nombreuses sociétés et plusieurs organes de gouvernance, la plateforme DiliTrust Governance simplifie la gestion des mandats. Elle permet de suivre et renouveler en un clic les échéances, avec la possibilité de mettre en place des rappels automatiques.
- Historisation des informations : La plateforme permet aux utilisateurs de visualiser les données antérieures, ainsi que les détails sur les organes de gouvernance – ce qui leur permet d’accéder rapidement aux informations à des dates précises. L’historisation des informations facilite la récupération des données antérieures en quelques secondes, ce qui permet de gagner du temps et des efforts considérables.
Gestion efficace de l’information d’entreprise
- Gestion des opérations de capital : La plateforme suit l’évolution de la structure du capital, y compris les actionnaires et les participations, ce qui permet une gestion détaillée.
- Gestion de l’organigramme : Elle permet de construire l’organigramme de l’entreprise à tout moment. Elle offre de multiples options de personnalisation, permettant le téléchargement en format Excel, l’édition, le filtrage et la coloration pour diverses caractéristiques (exemple : le pays).
- Récupération de l’historique : Toutes les données, y compris les organigrammes, sont archivées dans la plateforme et fournissent un historique des versions. Il est possible de demander l’affichage de l’organigramme d’une entreprise à une date précise, d’ajouter des niveaux et de manipuler l’organigramme avec souplesse. Ce processus, qui prend du temps sans solution adaptée, peut être réalisé en un clic, permettant de retrouver et de visualiser la structure des participations au fil du temps.
Gestion pratique des pouvoirs et des autorisations
- Gestion des délégations de pouvoir : La plateforme permet de cartographier en détail les pouvoirs au sein de l’organisation, offrant la possibilité d’avoir une vue complète des autorisations et des signatures nécessaires.
- Personnalisation des pouvoirs : Il est possible de personnaliser les informations relatives à chaque pouvoir individuel, y compris les révocations d’autorisations antérieures. L’affichage est hautement personnalisable.
- Exportation des données : La liste des pouvoirs peut être facilement exportée en un seul clic au format Excel, permettant d’accéder rapidement aux informations.
- Reporting sur les pouvoirs : La plateforme permet d’accéder à des rapports spécifiques, tel que l’identification des personnes ayant le pouvoir de dépenses au sein de toutes les sociétés du groupe, et d’exporter facilement ces informations.
- Archivage des données : La plateforme permet de revoir les rôles et les autorisations d’une personne à des dates antérieures, donnant accès à l’historique des informations. Cette fonction remplace ce qui nécessiterait habituellement des heures de traitement des données, en fournissant un historique de la liste des pouvoirs en quelques secondes.
Sécurité et organisation dans la gestion des documents
- Gestion des documents liée aux entités : La plateforme permet de gérer les documents liés aux entreprises et aux individus en organisant des dossiers et des sous-dossiers pour chaque entité.
- Droits d’accès : Les autorisations sur les documents peuvent être facilement définies et gérées. Il est possible de décider qui peut consulter, imprimer ou télécharger des documents, tout en appliquant des filigranes pour garantir la sécurité.
- Granularité des autorisations : La précision maximale dans la gestion des accès permet de spécifier en détail qui peut accéder à certains documents et quelles actions ils peuvent effectuer dessus.
- Configuration personnalisée : Par exemple, le secrétaire général peut créer des dossiers confidentiels tels que “Documents Confidentiels”, dont l’accès est limité à des utilisateurs ou groupes spécifiques, comme l’équipe juridique.
- Gestion des utilisateurs et des groupes : La plateforme permet de gérer à la fois les utilisateurs individuels et les groupes, ce qui permet d’attribuer des autorisations spécifiques aux dossiers et aux documents afin de garantir la confidentialité et la sécurité des informations de l’entreprise.
- .
Rapports et archivage des informations
- Récupération facile d’informations archivées : La suite DiliTrust Governance permet de récupérer rapidement et sans effort les informations archivées, facilitant ainsi l’accès à l’historique des données à tout moment.
- Indication de l’historique des données : Une icône « horloge » apparaît sur les champs pertinents, signalant la disponibilité des données archivées associées à ce champ spécifique. En cliquant sur l’icône, vous pouvez visualiser l’évolution et l’historique de ce champ dans le temps, ce qui vous permet de voir les changements en détail.
- Visualisation des changements dans le temps : En cliquant sur l’icône « horloge », vous pouvez visualiser les changements et l’historique de ce champ, permettant de voir les modifications en détail.
- Génération de rapports : La plateforme permet la création de rapports d’entreprise avec des données spécifiques à une date donnée, indiquant à la fois la date à laquelle le rapport a été généré et la date spécifique à laquelle les données incluses dans le rapport ont été consultées.
Gestion digitale de VOTRE groupe d’entreprises
En conclusion : Digitaliser la gestion de votre groupe d’entreprises est indispensable dans le paysage juridique actuel. Comme détaillé dans ce blog post, nous n’avons que cité que quelques fonctionnalités par la suite DiliTrust Governance.
Nous vous invitons à regarder le replay notre webinar “Comment garder la gouvernance de vos entités juridiques sous contrôle ?” pour découvrir les fonctionnalités relayées ici et comprendre comment vous pouvez digitaliser la gestion de votre groupe d’entreprises, tout en optimisant votre gouvernance d’entreprise.
Écoutez la rediffusion !
👀 Ce contenu peut aussi vous intéresser :
