Komplexe Beteiligungsstrukturen erfordern ein zeitgemäßes Legal Entity Management. Finanzbehörden, Banken und Wirtschaftsprüfer sowie die eigenen operativen Einheiten und das Management benötigen regelmäßig unternehmensbezogene Stammdaten, die oftmals noch mühevoll aus unterschiedlichen Datensilos zusammengetragen und aufbereitet werden müssen. In diesem Kontext haben international renommierte Organisationen wie die Association of Corporate Counsel (ACC) jüngst die zunehmende Bedeutung von Beteiligungen in der heutigen Unternehmenslandschaft hervorgehoben. Stetig zunehmende Anforderungen hinsichtlich Compliance und Transparenz machen eine konsistente und strukturierte Verwaltung von Unternehmensinformationen unerlässlich. Ohne geeignete Tools wird diese Aufgabe vermeidbar komplexer.
Das DiliTrust Entity Management Modul bietet eine zentrale und sichere Plattform, auf der alle relevanten Daten zu Ihren Unternehmen, Beteiligungen, Shareholdern sowie Mandaten und Vollmachten erfasst werden. In diesem Blogbeitrag werden wir daher fünf Aspekte genauer betrachten, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Legal Entities helfen.
Zentrales Dashboard und kollaborative Aufbereitung und Pflege von Stammdaten
- Dashboard: Ermöglicht einen aggregierten Überblick über die wichtigsten Informationen zu Unternehmen und handelnden Protagonisten und erleichtert den Zugang zu spezifischen Daten.
- Pflege und Aufbereitung von Stammdaten: Mehrere Benutzer können – je nach erteilter Berechtigung – Stammdaten erstellen, aktualisieren und kuratieren, um sie an unterschiedliche Bedürfnisse anzupassen. Dies ermöglicht eine benutzerdefinierte Aufbereitung relevanter Informationen für verschiedene Nutzergruppen.
- Verwaltung von ergänzenden Informationen und Prozessen: Ein Legal Entity Management ermöglicht u.a. die Verwaltung von Mandaten, Informationen zu Beteiligungen, Anteilseignern und Kapitalvorgängen.
- Verwaltung von Governance-Gremien: Für Unternehmensstrukturen mit zahlreichen Tochterunternehmen sowie mehreren Führungsorganen vereinfacht die Plattform die Verwaltung von Mandaten und Mandatsträgern. Sie ermöglicht die einfache und zuverlässige Aktualisierung und Überwachung von Fristen und die Einrichtung automatischer Erinnerungen.
- Historisierung von Informationen: Die Lösung ermöglicht die chronologische Archivierung von Stammdaten, einschließlich der Details ihrer Governance-Gremien und Organigramme, sodass Benutzer schnell auf Informationen zu einem bestimmten Stichtag in der Vergangenheit zugreifen können. Die Historisierung von Informationen erleichtert die Darstellung früherer Daten und spart erhebliche Zeit und Mühe bei Recherche und Aufbereitung.
Effektives Management von Unternehmensinformationen
- Verwaltung von Kapitalvorgängen: Die Plattform dokumentiert die Entwicklungen und Transaktionen bei Beteiligungen und Shareholdern und ermöglicht eine detaillierte Verwaltung.
- Organigramme: Unternehmens- und Beteiligungsstrukturen, Mandate und Vollmachten können in Form von individuell anpassbaren Organigrammen zu beliebigen Stichtagen visualisiert werden. Dank vielfältiger Anpassungs- und Verwendungsmöglichkeiten, darunter verschiedene Ansichten, Export in Excel, Filtern und Kategorisieren nach verschiedenen Merkmalen, wie z. B. nach rechts- oder Beteiligungsform, behalten Sie den Überblick.
Praktisches Management von Vollmachten und Befugnissen
- Vollmacht-Manager: Definieren Sie Vollmachten und Befugnisse detailliert für Personen oder ganze Teams und fassen Sie verschiedene Befugnisse zu Vollmachtprofilen zusammen.
- Datenexport: Die individualisierbare Übersicht der Vollmachten kann mit einem Klick nach Excel exportiert werden.
- Benutzerdefinierte Berichte: Die Plattform ermöglicht außerdem die komfortable Erstellung benutzerdefinierter Berichte (z. B. Liste aller Bevollmächtigten in der Region-DACH die Grundstücke erwerben und veräußern dürfen), die ebenfalls nach Excel exportiert werden können.
Sicherheit und Organisation in der Dokumentenverwaltung
- Perfekte Dokumentenverwaltung im Kontext Ihrer Legal Entities: Unsere Lösung ermöglicht die sichere und strukturierte Verwaltung von Dokumenten, die mit Unternehmen und natürlichen Personen verknüpft sind.
- Berechtigungsmanagement: Berechtigungen können einfach und granular verwaltet werden. Es ist bis auf Ordner- und Dokumentenebene möglich präzise zu definieren und zu unterscheiden, wer Dokumente anzeigen, drucken oder herunterladen darf. Die Verwendung von Wasserzeichen kann gleichermaßen gemanagt werden.
- Verwaltung von Nutzern und Nutzergruppen: Die Lösung ermöglicht die Verwaltung sowohl einzelner Nutzer als auch Teams und ermöglicht die Zuweisung spezifischer Berechtigungen für Ordner und Dokumente, um die Sicherheit von Unternehmensinformationen zu gewährleisten.
Berichterstattung und Historisierung von Informationen
- Einfache Darstellung historischer Informationen: Mithilfe der DiliTrust Governance Suite ist die unkomplizierte Recherche und Aufbereitung historischer Informationen jederzeit und mühelos möglich, wodurch der Zugriff auf archivierte Daten erleichtert wird.
- Anzeige der chronologischen Entwicklung: Die Historie und chronologische Entwicklung Ihrer Stammdaten im Zeitverlauf wird übersichtlich und detailliert visualisiert.
- Erstellung von Berichten: Die Plattform ermöglicht die einfache Generierung von Unternehmensberichten, die alle Stammdaten und die Beteiligungsstruktur zu einem bestimmten Stichtag darstellen.
Digitales Management IHRER Unternehmensgruppe
Die Relevanz und der Nutzwert eines präzisen Entity Managements in der heutigen Geschäftswelt sind unstrittig. In diesem Blogbeitrag wurde lediglich ein erster Einblick in die vielfältigen Potenziale der DiliTrust Governance Suite gegeben.
Für alle Interessierten, die tiefer in die hier behandelten Themen eintauchen möchten, besteht die Möglichkeit, die Aufzeichnung des Webinars „Effizientes Legal Entity Management – 5 Use Cases, wie der Überblick über Entities behalten wird“ anzusehen.
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