Die Rolle des Board Managers hat sich in den letzten Jahren erheblich gewandelt. Es handelt sich nicht mehr um reine Assistenz, sondern um eine wichtige Funktion in der Unternehmensführung. Protokollführung war gestern, heute garantiert der Board Manager die Organisation und den reibungslosen und effektiven Ablauf von Board- und Aufsichtsratssitzungen. Dieser Artikel befasst sich mit den wichtigsten Aufgaben von Board Managern und zeigt, wie digitale Tools ihre Effizienz und Effektivität steigern können.
Die Kommunikationslücke zwischen Boardmitgliedern schließen
Eine der Hauptaufgaben des Board Managements besteht darin, die Kommunikation zwischen Aufsichtsrat und Geschäftsführung zu erleichtern. Der Informationsfluss muss reibungslos funktionieren, um eine rasche, fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen. Board Manager bereiten Tagesordnungen für Sitzungen vor und versenden diese, stellen umfassende Berichte zusammen und sorgen dafür, dass alle relevanten Dokumente den Mitgliedern des Boards zugänglich sind.
Effektive Kommunikation ist für gute Corporate Governance von entscheidender Bedeutung. Zahlreiche Studien zeigen, dass Unternehmen, die über solide Kommunikationskanäle verfügen, ihre strategischen Ziele mit größerer Wahrscheinlichkeit erreichen. Das Board Management spielt eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung von Klarheit und Konsistenz in der Kommunikation. Er stellt außerdem sicher, dass alle Parteien über relevante Informationen und Daten verfügen.
Einhaltung von Governance-Standards sicherstellen
Eine weitere wichtige Aufgabe des Board Managements ist die Gewährleistung der Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Governance-Standards. Dazu gehört die genaue Protokollführung von Stzungen, das Einreichen notwendiger behördlicher Dokumente und die Anpassung an veränderte rechtlichen Anforderungen. Laut dem 2022 Global Boardroom Program von Deloitte hat die Einhaltung von Governance-Standards in einem zunehmend komplexen regulatorischen Umfeld oberste Priorität.
Die Kapazität, sich ändernden gesetzlichen Regeln Rechnung zu tragen und die Einhaltung von Governance-Standards zu gewährleisten, trägt zur Risikominderung bei und schützt das Unternehmen vor negativen rechtlichen und finanziellen Auswirkungen. Eine genaue Kenntnis von Regeln und Vorschriften durch den Board Manager hilft darüber hinaus ganz erheblich, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit rechtlichen und ethischen Standards in Einklang stehen.
Die strategische Planung und Entscheidungsfindung unterstützen
Der Board Manager unterstützt den strategischen Planungsprozess durch die Bereitstellung wertvoller Einblicke und Informationen. Er hilft bei der Organisation und Dokumentation strategischer Diskussionen und stellt sicher, dass die Entscheidungen auf genauen und umfassenden Informationen beruhen. Diese Einbindung führt zu einer effektiveren und rascheren Entscheidungsfindung. Wie Gartner in Best Practices in Creating Effective Board Agendas schreibt, verbessert eine hohe Qualität von Board-Pakten den Zugang zu Informationen und deren Niveau um 56%.
Durch die Zusammenstellung und Präsentation relevanter Daten erleichtert der Board Manager fundierte Entscheidungen, die den strategischen Zielen des Unternehmens zuträglich sind. Dazu gehört auch die Überwachung der Umsetzung der Entscheidungen und die Bereitstellung von Feedback über Fortschritte und Ergebnisse.
Die Logistik von Boardsitzungen managen
Die Organisation von Boardsitzungen ist eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe. Das Board Management ist für die Koordinierung von Sitzungsplänen, die Organisation von Veranstaltungsorten und die Abwicklung aller logistischen Details verantwortlich. Die optimale Organisation der Sitzung ist eine seiner Hauptaufgaben.
Durch die effiziente Verwaltung der logistischen Aspekte wird ein reibungsloser und optimierter Ablauf der Sitzungen gewährleistet, sodass sich die Boardmitglieder auf strategische Diskussionen und die Entscheidungsfindung konzentrieren können. Organisatorische Fähigkeiten tragen wesentlich zur Gesamteffizienz der Ssitzungen bei.
Technologie nutzen
Digitale Tools können die Aufgaben des Board Managers erheblich vereinfachen. Eine zentralisierte Plattform erleichtert die nahtlose Kommunikation, kombiniert effizientes Dokumentenmanagement mit robusten Sicherheitsfunktionen und unterstützt die strategische Entscheidungsfindung mit integrierten Datenanalysen und KI-Features. Durch den Einsatz solcher Tools können Board Manager ihre Aufgaben effizienter wahrnehmen und effektiver zur Steuerung und strategischen Planung der Organisation beitragen.
Das Board Portal von DiliTrust ist eine umfassende Lösung, die es ermöglicht, in einer dedizierten und sicheren Umgebung zusammenzuarbeiten. Mit effizienten Arbeitsabläufen und sicherer Kommunikation können Sitzungen einberufen, Umfragen erstellt, Dokumente hochgeladen und Unterschriften und Abstimmungen verwaltet werden. Eine agile, digitale Verwaltung ermöglicht elektronische Board-Pakete und die Verbindung unterschiedlicher Tools. Der Board Manager kann sich auf die reibungslose Durchführung von Boardsitzungen konzentrieren und spart bis zu 50% Zeit ein.
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Natürlich profitieren auch die Boardmitglieder von dieser Lösung. Das Board Portal bietet einen gesicherten Zugriff auf alle wichtigen Informationen vor, während und nach den Sitzungen und sorgt so für einen effizienten und reibungslosen Ablauf. Die Sitzungsteilnehmer können per Tablet auch im Offline-Modus auf Dokumente zugreifen und diese bearbeiten, das alles unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien des Unternehmens. Diese moderne Art der Boardsitzung wird gerade den Boardmitgliedern gerecht, die nicht vor Ort sind oder direkt in das Tagesgeschäft involviert sind, aber einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des Unternehmens leisten.
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