Les entreprises doivent rester à la pointe de leurs stratégies de conformité et s’adapter rapidement pour répondre aux besoins réglementaires en constante évolution tout en gérant les risques émergents à mesure que nous naviguons dans l’univers toujours plus vaste des données.
Voici neuf indicateurs qui montrent que votre procédure de conformité peut nécessiter des ajustements, ainsi que des conseils utiles pour relever le niveau de ce dernier :
1. Vous avez tendance à fonctionner de manière assez traditionnelle
Il est temps de changer si vos procédures de conformité sont encore effectuées à la main. Ces techniques peuvent vous ralentir, vous faire commettre des erreurs et augmenter le risque de non-conformité. La montée en puissance devient plus difficile ; la préparation des audits et des fusions prend plus de temps. L’automatisation est la solution. Elle est essentielle pour améliorer la qualité de votre conformité.
2. Les problèmes de conformité sont fréquents
Êtes-vous régulièrement confronté à des documents incomplets, à des délais non respectés et à des enregistrements erronés ? Ce n’est pas de la malchance : ces problèmes sont souvent le signe de difficultés plus importantes qui requièrent une attention particulière. Pour les résoudre, il faut une base solide en matière de conformité, l’identification et l’élimination des causes sous-jacentes, et des outils automatisés pour éviter que ces problèmes ne se reproduisent.
3. Vous avez des difficultés à vous conformer aux réglementations récentes
Si votre organisation a du mal à s’adapter aux nouvelles réglementations, c’est peut-être parce que vous ne disposez pas de la flexibilité et de la capacité technologique nécessaires pour respecter rapidement les nouvelles normes de conformité. Pour une mise en conformité efficace et flexible avec de nouvelles exigences telles que la loi sur l’intelligence artificielle et la directive de l’UE sur les rapports de durabilité des entreprises (CSRD), il est essentiel d’utiliser des systèmes agiles et des flux de travail configurables.
4. Vous n’avez pas accès aux données en temps réel
Votre approche de la conformité est réactive plutôt que proactive en l’absence de données disponibles en temps réel. Cela peut entraver l’évolutivité, l’adaptabilité et la prise de décision stratégique. Le maintien de la conformité dans les entreprises en expansion et la garantie de la préparation aux audits et aux fusions-acquisitions dépendent fortement de la production de rapports en temps réel.
5. Vos données de conformité sont dispersées
Vos données de conformité sont-elles réparties entre plusieurs systèmes ? Il peut en résulter des temps de traitement plus longs, davantage de vulnérabilités, une duplication des données et un manque d’efficacité. La solution ? Des flux de travail automatisés, rationalisés et centralisés. Ils sont essentiels pour améliorer la sécurité des données, réduire la charge de travail humaine et les délais de traitement, ainsi que pour gérer efficacement la conformité.
6. Vous ne vous adaptez pas aux progrès technologiques
Certaines entreprises sont réticentes à utiliser les innovations technologiques dans leurs procédures de conformité. Cette réticence peut rendre plus difficile l’acquisition d’une certaine souplesse et d’une certaine efficacité. Cette réticence peut être due à des inquiétudes concernant les coûts, à une peur du changement ou à un manque de compréhension des alternatives technologiques. Toutefois, une réticence à l’égard de la technologie peut entraver le développement, limiter l’évolutivité et vous empêcher de tirer parti des avantages de l’automatisation pour l’optimisation de la conformité.
Pour en savoir plus sur l’importance de l’innovation technologique, consultez notre livre blanc intitulé « En quoi l’acceptation du changement est-elle essentielle pour votre service juridique ? ».
7. Vos initiatives de sensibilisation et de formation sont inadéquates
Une formation insuffisante et un manque de campagnes de sensibilisation aux procédures de conformité peuvent entraîner des erreurs de communication entre les membres du personnel, ce qui accroît le risque de non-conformité. La création d’une culture de sensibilisation à la conformité et le financement de vastes programmes de formation sont essentiels pour développer une main-d’œuvre informée et respectueuse des règles.
8. Vous ne tirez pas le meilleur parti de l’analyse des données
Il peut être difficile d’extraire des informations utiles des données relatives à la conformité en l’absence de solides capacités d’analyse des données. Cela peut nuire à une gestion proactive des risques et à une prise de décision éclairée. La mise en œuvre d’outils et de méthodes d’analyse de pointe améliorera votre capacité à repérer les irrégularités, à suivre les performances en matière de conformité et à allouer les ressources de manière optimale pour obtenir les meilleurs résultats.
9. Vos structures de gouvernance présentent des lacunes
Une gestion efficace de la conformité peut se heurter à des obstacles majeurs si vos structures de gouvernance se sont dispersées avec des prises de décision décentralisées, des départements isolés et des objectifs concurrents. Il faut promouvoir des processus de conformité cohérents dans l’ensemble de l’organisation en rationalisant les structures de gouvernance, en encourageant la collaboration interfonctionnelle et en créant des lignes de responsabilité distinctes.
Que faire ensuite ?
Il faut une approche stratégique et des solutions technologiques fiables pour naviguer au travers de la complexité des processus de conformité dans le climat commercial volatile d’aujourd’hui.
Il est évident qu’une révision en profondeur des méthodes de conformité est nécessaire, car les entreprises sont confrontées à des problèmes tels que des structures de gouvernance fragmentées, la dépendance à l’égard de processus manuels et la difficulté à s’adapter à l’évolution des exigences.
Chez DiliTrust, nous reconnaissons la valeur de la rationalisation des procédures de conformité. Notre suite tout-en-un se compose de cinq modules qui couvrent tous les aspects de l’activité juridique et de l’entreprise, tout en offrant des possibilités de numérisation inégalées. Nous fournissons aux entreprises les ressources dont elles ont besoin pour améliorer leur efficacité, favoriser le travail d’équipe et renforcer la sécurité tout au long de leurs processus de conformité.
Contactez l’un de nos spécialistes pour recevoir une étude de cas personnalisée adaptée à vos besoins uniques.
