Der digitale Wandel ist im Gange und hat die Vorstände erreicht. Im Zuge der Digitalisierung der Vorstandsetagen besteht kein Zweifel daran, dass technische Hilfsmittel und digitale Plattformen die Effizienz von Vorstandssitzungen erheblich steigern können. Sie können genutzt werden, um die Vorbereitung von Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen zu beschleunigen, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Anmerkungen, Abstimmungen und Umfragen während der Sitzung zu erleichtern und Funktionen zur Nachverfolgung von Berichten und Folgemaßnahmen zu bieten.
Die Vorstandsetage ist jedoch der Ort, an dem hochsensible Daten ausgetauscht werden. Hier werden Entscheidungen getroffen, die über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden. Stellen digitale Tools nicht ein Risiko für Datenschutzverletzungen dar? Und wie sieht es mit der Einhaltung von Datenschutzvorschriften wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung aus?
Verwaltungsräte sollten sich nicht zwischen Effizienz und Datensicherheit entscheiden müssen. Und das müssen sie auch nicht, wenn sie die richtige Lösung wählen. Hier sind einige Elemente, die sichere und effiziente digitale Sitzungssäle ermöglichen.
Einhaltung der lokalen/europäischen Vorschriften
In Europa steht der Datenschutz an erster Stelle, umso mehr, seit die DSGVO 2018 in Kraft getreten ist. Alle Organisationen müssen diese Verordnung einhalten, um den Schutz sensibler personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Ein Schlüsselelement der Gesetzgebung ist, dass diese Informationen in der Europäischen Union bleiben müssen. Das bedeutet, dass sie auf Servern in Europa gehostet und gespeichert werden müssen. Dies ist möglicherweise nicht der Fall, wenn Sie sich auf einen Anbieter verlassen, der z. B. in den USA ansässig ist und der in bestimmten Fällen Vorschriften einhalten muss, die den europäischen Vorschriften widersprechen. Achten Sie also bei der Auswahl einer Lösung für ein digitales Vorstandsportal darauf, dass Ihre Daten sicher auf hochsicheren, lokalen Servern gespeichert werden und gegen die Übertragung in andere Rechtssysteme geschützt sind.
In die Plattform integrierte Sicherheitsmaßnahmen
Die Lösung muss über die grundlegenden Sicherheitsmaßnahmen hinausgehen und Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC2 sowie eine umfassende Zugangskontrolle umfassen. Besser noch, sie sollte ein Null-Zugriffs-Prinzip haben. Das bedeutet, dass Ihre Daten, sobald sie in das Tool oder die Plattform integriert sind, ausschließlich Ihnen gehören und dass niemand außerhalb Ihres Unternehmens Zugang zu Ihren wichtigen Informationen hat.
Sie brauchen ein Tool mit einem robusten Sicherheitsrahmen, das ein Umfeld des Vertrauens schafft, das die Effizienz nur verbessern kann.
Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Sicherheitsfunktionen, auf die Sie bei einem Boardportal-Tool achten sollten, z. B. Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung: Datensicherheit über das Wesentliche hinaus: Fortgeschrittene Strategien für Rechtsexperten
Eine All-in-One-Plattform für Ihre Meetings
Um Ihre Vorstandssitzungen erfolgreich durchzuführen und Effizienzgewinne zu erzielen, ist es wichtig, dass Sie alle benötigten Informationen an einem Ort haben. Sie brauchen eine sichere und intuitive Plattform, um die Kommunikation zu erleichtern und die Effizienz Ihres Gremiums zu steigern.
Ihre Lösung sollte sowohl für Vorstandsmitglieder als auch für Vorstandssekretäre fortschrittliche Funktionen enthalten, die sie vor, während und nach der Sitzung unterstützen. Hier sind einige Beispiele:
Vorher: Erstellung der Tagesordnung, Möglichkeit, sie mit Anmerkungen zu versehen, Einladungsmanagement, digitale Tafelpakete
Während: Gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Anmerkungen, Abstimmungen, Umfragen, nativ integrierte Signaturwerkzeuge
Nachher: Berichterstattung, Unterschriftenverfolgung und -erinnerung, Protokollerstellung.
Nutzung von sicherer KI
Fast jeder Anbieter behauptet, sein Tool sei KI-gestützt. Es stimmt, dass künstliche Intelligenz die Effizienz in der Vorstandsetage erheblich steigern kann. Aber bedeutet das nicht, dass Sie Ihre streng vertraulichen Daten dem Risiko von Datenschutzverletzungen aussetzen?
Ja und nein. Wenn eine Vorstandsportal-Lösung KI von Drittanbietern integriert, können Ihre Daten die Plattform verlassen. Dies erhöht das Risiko von Datenschutzverletzungen und Cyberangriffen. – Das ist inakzeptabel für die vertraulichen Informationen, die Sie in Ihrer Vorstandsetage teilen.
Die Lösung liegt in der privaten KI, wie sie von DiliTrust entwickelt wurde. Wir haben unsere eigene KI entwickelt und sie in die Plattform integriert. Ihre Daten werden verarbeitet, ohne Ihr sicheres Ökosystem zu verlassen, selbst DiliTrust hat keinen Zugriff darauf. Darüber hinaus wurde unsere KI dank zwei Jahrzehnten Erfahrung im Bereich LegalTech auf Daten trainiert, die für Governance und Recht spezifisch sind, und bietet eine erstklassige Genauigkeit.
Wir haben spannende Funktionen entwickelt, die unsere sichere KI nutzen. Um eine davon in Aktion zu sehen, schauen Sie sich unser Webinar an: DiliChat, votre nouvel assistant juridique multilingue
Kein Kompromiss
Entscheiden Sie sich nicht zwischen Effizienz und Sicherheit. Sie brauchen beides, um Ihre Vorstandsetage zu einem Ort für strategische Entscheidungen zu machen, die den Erfolg Ihres Unternehmens vorantreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung nutzen, die Funktionen zur Steigerung der Vorstandseffizienz bietet, ohne Kompromisse bei der Datensicherheit einzugehen. Um herauszufinden, wie das DiliTrust Board Portal die Effizienz Ihrer Vorstandsetage steigern kann, fordern Sie eine persönliche Demo an!
