Alors que les services juridiques sont confrontés aux défis de la transformation numérique, ils ont besoin de solutions robustes pour les aider à accroître leur efficacité tout en garantissant la protection des données hautement sensibles qu’ils traitent et la conformité à des réglementations en constante évolution. C’est là que les logiciels de gestion juridique d’entreprise (ELM) entrent en jeu.
Logiciel de gestion juridique d’entreprise : comment rationaliser vos opérations ?
La gestion juridique d’entreprise ou ELM englobe la stratégie et les processus d’un service juridique d’entreprise, y compris la gestion des affaires, la facturation et les dépenses, ainsi que les rapports et l’analyse.
L’ELM a longtemps été gérée avec des méthodes traditionnelles et peu technologiques, mais dans un contexte de transformation numérique, de risque accru lié à la conformité réglementaire et de budgets plus restreints, la transformation numérique est devenue une nécessité.
Avec des processus désuets et des méthodes traditionnelles, les équipes juridiques sont souvent confrontées à des procédures inefficaces, à une documentation dispersée et à un manque de communication, ce qui peut conduire à :
- Des dépenses excessives
- Une mauvaise communication, un risque d’erreurs
- Une mauvaise affectation des ressources
- Le non-respect des délais de conformité et des délais contractuels
Cela a un impact significatif sur les performances et les résultats du service juridique.
Les logiciels de gestion juridique d’entreprise aident à résoudre ces problèmes. Il s’agit d’une solution complète conçue pour rationaliser les opérations des équipes juridiques internes, en les aidant à centraliser toutes ces procédures et les données juridiques en un seul endroit, en améliorant la collaboration, l’efficacité et en stimulant la productivité globale et les processus de prise de décision.
Les avantages d’un ELM
Pour optimiser les performances d’un service juridique, le logiciel ELM doit couvrir les principaux aspects du droit des sociétés et inclure des fonctionnalités essentielles telles que :
1. Gestion des affaires juridiques (Matter Management)
La gestion des affaires juridiques fait référence aux activités impliquées dans la gestion de tous les aspects de la pratique juridique de l’entreprise. Le logiciel ELM facilite cette gestion en fournissant un référentiel central sécurisé pour tous les documents et données juridiques, permettant aux équipes de suivre leurs affaires et de collaborer facilement avec les parties prenantes. L’automatisation des flux de travail et les rappels automatiques permettent d’optimiser les processus tout en augmentant le contrôle sur les dépenses liées aux affaires.
2. Facturation électronique et gestion des dépenses
Dans un contexte de restriction budgétaire et de responsabilisation accrue, les services juridiques ont besoin d’un contrôle approfondi de la facturation et des dépenses juridiques. C’est là que la facturation électronique et la gestion des dépenses entrent en jeu. Les fonctions de facturation électronique permettent de vérifier la conformité des factures avec les directives et de valider les taux horaires et les autres conventions d’honoraires. Un ELM robuste permettra également aux services juridiques de mieux gérer les cabinets d’avocats et les fournisseurs, d’identifier, de suivre et de prévoir les coûts. Les capacités d’automatisation des budgets et des régularisations des fournisseurs simplifient le suivi et la prévision des coûts. Une solution efficace permet également d’automatiser le flux de travail, de réduire les tâches répétitives et d’accroître la productivité et la précision.
3. Conservation des données légales (Legal Hold)
Avec le logiciel ELM, la gestion des fonds juridiques devient plus facile. Une solution efficace offre un référentiel central pour les avis de conservation, les rappels et les libérations, ce qui permet au service juridique de contrôler et de suivre le flux de communication entre le service juridique, les dépositaires des données et le personnel informatique chargé de la collecte des données. La gestion de la conservation des données légales peut être facilitée par des fonctionnalités robustes telles que les notifications automatisées, le suivi, l’accusé de réception du dépositaire et la libération facile des gels de preuve. En outre, l’intégration avec d’autres applications facilite la mise à jour des données des dépositaires et même la conservation automatique des données.
4. Rapports et analyses
Les services juridiques traitent un volume de données en constante augmentation. Les données sont une ressource extrêmement précieuse, mais seulement si le service juridique peut les transformer en informations. Pour ce faire, il doit disposer d’un outil ELM doté de capacités d’analyse et de rapports complètes. Non seulement les données deviennent un outil efficace pour la prise de décision, mais les analyses et les rapports faciles à lire facilitent également la collaboration entre les juristes d’entreprise et les différentes équipes et parties prenantes impliquées dans les affaires juridiques.
5. Gestion du cycle de vie des contrats
Une solution ELM ne serait pas complète sans la gestion du cycle de vie des contrats. La gestion des contrats représente une part importante de la charge de travail des services juridiques et peut devenir écrasante lorsqu’elle est effectuée manuellement. Les outils de gestion du cycle de vie des contrats doivent offrir une vue à 360° du cycle de vie contractuel et proposer des fonctionnalités complètes, notamment l’automatisation des flux de travail, une collaboration facilitée, le contrôle des documents, l’exécution sécurisée des contrats et des fonctions intégrées de signature électronique. Un outil CLM simplifie les étapes complexes de vos contrats, réduisant la charge de travail tout en augmentant la précision.
Qu’en est-il de la sécurité des données et de la conformité ?
Le service juridique traite des données très sensibles, et il est de son rôle de protéger l’organisation contre les risques liés à la sécurité des données. C’est l’une des raisons pour lesquelles les juristes d’entreprise ont peut-être été plus réticents que d’autres à adopter la transformation numérique. Mais la gestion juridique numérique et la sécurité des données ne s’excluent pas nécessairement l’une et l’autre. Il existe des solutions qui offrent des normes de sécurité très élevées. De plus, comme un outil numérique atténue le risque d’erreur humaine, augmente la précision, permet des rappels de délais, il améliore certains aspects de la protection des données.
Optimisez vos opérations juridiques !
Il est temps d’adopter la transformation numérique et d’optimiser vos opérations juridiques. Les logiciels de gestion juridique d’entreprise permettent de gagner en efficacité, de réduire les coûts tout en offrant un haut niveau de sécurité des données. Si vous êtes prêt à vous lancer, veillez à choisir une solution complète qui s’adapte à vos besoins même s’ils évoluent, et qui offre la protection dont vos données ont besoin.
La question n’est plus de savoir s’il faut choisir un logiciel ELM, mais lequel. La bonne solution vous aidera à maximiser votre succès et à atteindre vos objectifs.
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