Los departamentos legales buscan constantemente soluciones que les permitan desarrollar su transformación digital. Las herramientas deben a la vez, mejorar la eficiencia, garantizarla protección de datos sensibles y el cumplimiento de las normativas en constante evolución. Aquí es donde entra en juego el software de Enterprise Legal Management (ELM).
Enterprise Legal Management Software explicado
La gestión legal empresarial (ELM) engloba la estrategia y los procesos de un departamento legal. Esto incluye la gestión de casos (conocido como matter management), facturación, la automatización de los flujos de gastos del departamento legal, así como el análisis de datos y la generación de informes/reportes.
La gestión legal empresarial (ELM) se ha gestionado durante mucho tiempo con métodos tradicionales de baja tecnología, pero en un contexto de digitalización, mayor riesgo de cumplimiento normativo y presupuestos más reducidos, la adopción de nuevas tecnologías se ha convertido en una necesidad.
Con los métodos y procesos tradicionales, los equipos legales se enfrentan con procesos ineficientes, falta comunicación y documentación dispersa, lo que puede llevar a:
- Exceso de gastos
- Problemas de comunicación y mayor riesgo de errores
- Mala asignación de recursos
- Incumplimiento de plazos normativos y contractuales
Esto impacta significativamente el rendimiento y los resultados del departamento legal.
El software de Enterprise Legal Management (ELM) ayuda a abordar estos problemas. Es una solución integral diseñada para optimizar las operaciones de los equipos legales internos, ayudándolos a centralizar todas las operaciones y datos legales en un solo lugar. De tal manera, mejora la colaboración de los equipos, aumentando la eficiencia y mejorando los procesos de toma de decisiones y productividad general.
Los beneficios del software de ELM
Para optimizar el rendimiento de un departamento legal, el software ELM debe cubrir los aspectos principales de la gestión legal corporativa e incluir características esenciales tales como:
1. Gestión de casos (Matter Management)
La gestión de casos legales abarca todas las actividades relacionadas con la administración de la práctica legal corporativa. El software de ELM simplifica este proceso al ofrecer un repositorio central seguro para documentos y datos legales, permitiendo a los equipos legales hacer un seguimiento de los casos y colaborar de manera eficiente con las partes implicadas. Además, la automatización de flujos de trabajo y los recordatorios automáticos optimizan los procedimientos y mejoran el control sobre los gastos legales.
2. Facturación electrónica (eBilling) y gestión de gastos
En un contexto de presupuestos limitados y mayor responsabilidad, las áreas legales requieren un control riguroso sobre la facturación y los gastos de sus departamentos. Aquí es donde la facturación electrónica (eBilling) y la gestión de gastos se vuelven imprescindibles. Las funciones de eBilling permiten revisar las facturas para asegurar el cumplimiento de las políticas de facturación, validar tarifas por hora y acuerdos de honorarios alternativos. Un software ELM robusto también facilita a los departamentos legales una mejor gestión de los despachos de abogados y proveedores, permitiendo identificar, seguir y prever costos. La capacidad de automatizar presupuestos y acumulaciones de proveedores simplifica tanto el control como la previsión de los gastos. Además, una solución eficiente ofrece automatización de flujos de trabajo, reduciendo tareas repetitivas e incrementando tanto la productividad como la precisión.
3. Conservación de documentos con fines legales
El software ELM simplifica la gestión de la retención de documentos con fines legales. Una solución eficaz proporciona un repositorio centralizado para los avisos de preservación, recordatorios y liberaciones, lo que otorga al departamento legal mayor control y seguimiento del flujo de comunicación entre el equipo jurídico, los custodios de datos y el personal de TI encargado de la recolección. La administración de retenciones legales se optimiza con funciones avanzadas como notificaciones automáticas, seguimiento, confirmación de recepción por parte de los custodios y una liberación de custodios ágil. Además, la integración con otras aplicaciones permite mantener la información de los custodios actualizada e incluso facilitar la preservación automática de datos.
4. Informes y análisis de datos
Los departamentos legales manejan un volumen cada vez mayor de datos. Los datos son un recurso muy valioso, pero solo si el departamento legal puede transformarlos en información útil. Esto requiere una herramienta ELM con amplias capacidades de análisis y generación de informes. Así, los datos se convierten en una herramienta eficaz para la toma de decisiones. Además, los análisis y los informes, presentados de manera clara, facilitan la colaboración entre el asesor legal interno y los distintos equipos y partes interesadas, tanto internas como externas, involucradas en los casos legales.
5. Gestión de Contratos (CLM)
Una solución ELM no estaría completa sin la gestión de contratos. La gestión de contratos representa una gran parte de la carga de trabajo de los departamentos legales y puede volverse abrumadora cuando se realiza manualmente. Las capacidades de gestión de contratos (CLM) deben proporcionar una vista de 360° del ciclo de vida de los contratos y ofrecer características integrales, que incluyan la automatización de flujos de trabajo, colaboración fácil, control de documentos, ejecución segura de contratos y funciones integradas de firma electrónica. Una herramienta CLM simplifica las etapas complejas de tus contratos, reduciendo la carga de trabajo mientras aumenta la precisión.
¿Qué sucede con la protección de datos la conformidad legal?
El departamento legal maneja datos altamente sensibles, y es su responsabilidad proteger a la organización de los riesgos relacionados con la seguridad de los datos. Esta es una de las razones por las que los asesores internos pueden haber sido más reacios que otros a adoptar la transformación digital. Sin embargo, la digitalización de procesos legales y la seguridad de los datos no son necesariamente incompatibles, al contrario. Existen soluciones que ofrecen estándares de seguridad muy altos. Además, a medida que una herramienta digital mitiga el riesgo de errores humanos, aumenta la precisión, permite recordatorios de plazos y mejora ciertos aspectos de la protección de datos.
Optimice sus operaciones Legales
Es momento de adoptar la transformación digital y optimizar las operaciones legales. El software de Enterprise Legal Management (ELM) ayuda a aumentar la eficiencia y reducir costos, al mismo tiempo que ofrece un alto nivel de seguridad de datos. Si la organización está lista para comenzar, es importante elegir una solución integral que se adapte a sus necesidades, incluso si estas evolucionan, y que ofrezca la protección de datos necesaria.
La cuestión ya no es si se debe optar por un software ELM, sino cuál elegir. La solución adecuada ayudará a maximizar el éxito y a alcanzar los objetivos.
DiliTrust amplía su oferta comercial y local tras la adquisición del software norteamericano de ELM doLEGAL. Para saber más, lea nuestro comunicado de prensa.
