Rechtsabteilungen stehen vor den Herausforderungen des digitalen Wandels. Sie benötigen robuste Lösungen, die die Effizienz steigern und gleichzeitig Datenschutz und Compliance gewährleisten. Enterprise Legal Management (ELM) Software ermöglicht beides und bietet zahlreiche Features, die die Arbeit von Unternehmensjuristen vereinfachen.
Was genau ist Enterprise Legal Management Software?
Enterprise Legal Management (ELM) umfasst die Strategie und die Prozesse der Rechtsabteilung eines Unternehmens, einschließlich Matter Management, automatisierter Rechnungsprüfung (eBilling), Verwaltung von Ausgaben für externe Rechtsberatung (Legal Spend) sowie der Reporting und Analyse.
ELM wurde lange Zeit mit traditionellen, technologiearmen Methoden gehandhabt. In einem Kontext größerer Compliance-Risiken und kleinerer Budgets ist die digitale Transformation allerdings zu einer Notwendigkeit geworden.
Werden traditionelle Prozesse und Methoden genutzt, haben Rechtsabteilungen oft mit ineffizienten Prozessen, verstreuter Dokumentation und mangelnder Kommunikation zu kämpfen, was zu Problemen führen kann:
- Überhöhte Ausgaben
- Fehlkommunikation, Fehlerquellen
- Suboptimale Nutzung von Ressourcen
- Versäumnisse bei Compliance und Vertragsfristen
Dies wirkt sich erheblich auf die Performance und die Ergebnisse der Rechtsabteilung aus.
Die Vorteile von ELM-Software
Um die Leistung einer Rechtsabteilung zu optimieren, muss ELM-Software die wichtigsten Aspekte der Arbeit einer Rechtsabteilung abdecken und wesentliche Funktionen bieten. Dazu gehören:
1. Matter Management
Matter Management oder die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten bezieht sich auf alle Aktivitäten, die juristischen Angelegenheiten eines Unternehmens verbunden sind. ELM-Software erleichtert diese Verwaltung, indem sie ein sicheres zentrales Repository für alle juristischen Dokumente und Daten bereitstellt, das es dem Team ermöglicht, Matters zu verfolgen und sie gemeinsam mit allen Beteiligten zu bearbeiten. Workflow-Automatisierung und automatische Erinnerungen helfen bei der Optimierung von Prozessen und verbessern gleichzeitig die Kostenkontrolle.
2. eBilling & Spend Management
In Zeiten knapper Budgets und zunehmender Rechenschaftspflicht benötigen Rechtsabteilungen eine umfassende Kontrolle über Rechnungsstellung und Ausgaben. Hier kommen eBilling und Ausgabenmanagement ins Spiel. eBilling-Funktionen helfen dabei, Rechnungen auf die Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien zu überprüfen und Stundensätze sowie alternative Honorarvereinbarungen zu validieren. Mit einem robusten ELM können Rechtsabteilungen außerdem externe Kanzleien und Dienstleister besser verwalten sowie Kosten verfolgen und vorhersagen. Features zur Automatisierung von Budgets und Lieferantenabgrenzungen vereinfachen die Verfolgung und Vorhersage von Kosten. Eine effiziente ELM-Lösung bietet auch Workflow-Automatisierung, die sich wiederholende Aufgaben reduziert und Produktivität und Genauigkeit erhöht.
3. Legal Hold
Mit ELM-Software wird die Verwaltung von Legal Holds einfacher. Für Unternehmen mit transatlantischen Geschäftsbeziehungen kann dieses Einfrieren von für einen Rechtsstreit relevanten Informationen wichtig sein. Eine effiziente Lösung bietet ein zentrales Repository für Aufbewahrung, Mahnungen und Freigaben, so dass die Rechtsabteilung den Kommunikationsablauf zwischen Juristen, Datenverwaltern und IT kontrollieren und verfolgen kann. Die Verwaltung des Legal Hold wird durch automatische Benachrichtigungen, Tracking, Bestätigung des Datenverwalters und einfache Freigabe von Aufbewahrungsfristen und Aufbewahrungspflichtigen weiter erleichtert. Die Integration mit anderen Anwendungen vereinfacht außerdem die Aktualisierung und die automatische Sicherung der verwahrten Daten.
4. Reporting und Analyse
Rechtsabteilungen verarbeiten eine ständig wachsende Menge an Daten – eine äußerst wertvolle Ressource, aber nur, wenn sie in Insights verwandelt werden können. Dies erfordert ein ELM-Tool mit umfassenden Analyse- und Berichtsfunktionen. Die Daten werden nicht nur zu einem effektiven Instrument für die Entscheidungsfindung, sondern leicht verständliche Analysen und Berichte erleichtern auch die Zusammenarbeit zwischen der internen Rechtsabteilung und verschiedenen internen und externen Stakeholdern.
5. Vertragsverwaltung
Eine ELM-Lösung wäre nicht vollständig ohne ein leistungsstarkes Contract Lifecycle Management (CLM). Die Verwaltung von Verträgen macht einen großen Teil der Arbeit von Rechtsabteilungen aus und kann bei manueller Durchführung zu einer Überforderung führen. CLM-Funktionen sollten einen 360°-Blick auf den Lebenszyklus von Verträgen ermöglichen und umfassende Funktionen wie Workflow-Automatisierung, einfache Zusammenarbeit, Dokumentenkontrolle, sichere Vertragsausführung und integrierte Funktionen für elektronische Unterschriften bieten. Ein CLM-Tool vereinfacht die komplizierten Phasen Ihrer Verträge, verringert den Arbeitsaufwand und erhöht die Genauigkeit.
Welcher Einfluss auf Datensicherheit und Compliance?
Die Rechtsabteilung hat mit hochsensiblen Daten zu tun, und ihre Aufgabe ist es, das Unternehmen vor Risiken in Bezug auf die Datensicherheit zu schützen. Dies ist einer der Gründe, warum Unternehmensjuristen bei der digitalen Transformation vielleicht zögerlicher waren als andere. Aber Legal Tech und Datensicherheit schließen sich nicht aus. Es gibt Lösungen, die sehr hohe Sicherheitsstandards bieten. Außerdem verringert ein digitales Tool das Risiko menschlicher Fehler, erhöht die Genauigkeit, ermöglicht Mahnungen bzgl. von Fristen und verbessert bestimmte Aspekte des Datenschutzes.
Optimieren Sie Ihre juristischen Abläufe!
ELM-Software hilft Rechtsabteilungen, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig ein hohes Maß an Datensicherheit zu bieten. Besonders gewinnbringend sind umfassende Lösungen, die sich an Ihre Bedürfnisse anpasst, auch wenn diese sich weiterentwickeln, und die den Datenschutz bietet, den Ihre sensiblen Informationen benötigen.
Die Frage ist nicht mehr, ob Sie sich für ELM-Software entscheiden sollen, sondern welche Lösung die beste ist, um den Erfolg zu maximieren und Ihre Ziele zu erreichen.
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