Des réunions de Conseil d’administration efficaces et claires sont essentielles à la prise de décision et à la gouvernance d’entreprise. La gestion de ces réunions peut s’avérer difficile, de la préparation à l’organisation de l’après-réunion. C’est là que les outils alimentés par l’IA entrent en jeu !
Dans cet article, nous verrons comment une solution Board Portal alimentée par l’IA peut contribuer à optimiser les Conseils d’administration et profiter à l’ensemble de l’organisation.
L’héritage des réunions traditionnelles du Conseil d’administration
Les méthodes traditionnelles et manuelles de gestion des réunions du Conseil d’administration prennent beaucoup de temps et sont sujettes à l’erreur humaine. Les conseillers juridiques et les membres des Conseils d’administration sont très souvent soumis à des pressions pour améliorer l’efficacité, tout en assurant la conformité aux exigences réglementaires… alors que le volume de données et de documents ne cesse d’augmenter !
Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux défis à relever :
- Une gestion des documents qui prend du temps : pour les secrétaires du Conseil d’administration, la collecte et la préparation des documents avant les réunions prennent beaucoup de temps, en particulier lorsque la documentation est dispersée et non centralisée. Les membres du Conseil d’administration sont confrontés à des problèmes similaires, car ils ont besoin de cette documentation pour préparer leurs réunions.
- Se tenir au courant des réglementations et de la conformité : pour garantir la conformité, il faut une communication sécurisée. Si les messages ne sont pas centralisés, il y a non seulement un risque accru de mauvaise communication et d’erreurs, mais l’utilisation de plusieurs canaux de communication peut également conduire à des violations de données et à des problèmes de non-conformité connexes.
- Suivi des décisions du Conseil d’administration : Le suivi manuel des décisions peut entraîner des erreurs d’interprétation, des suivis tardifs, des signatures manquantes et des délais non respectés.
- Mauvaise communication : une communication inefficace entre les membres du Conseil d’administration, la direction et les actionnaires peut créer des malentendus, retarder l’exécution de la stratégie et réduire l’efficacité de la prise de décision.
Comment l’IA aide à surmonter les difficultés liées aux réunions du Conseil d’administration
En automatisant les tâches de routine et en fournissant des informations pertinentes, l’IA aide les Conseils d’administration à se concentrer sur la prise de décisions stratégiques. Les outils alimentés par l’IA peuvent améliorer la communication, garantir la conformité réglementaire et rationaliser les processus à toutes les étapes des réunions du Conseil d’administration : avant, pendant et après les réunions.
Mais la sécurité des données est-elle garantie lorsque vous utilisez l’IA ?
IA publique ou privée
La sécurité des données sensibles de l’entreprise est une préoccupation majeure lorsque l’IA entre en jeu. Les systèmes alimentés par une IA publique s’appuient sur des données provenant de différentes sources – y compris les vôtres – ce qui augmente considérablement le risque de failles de sécurité. L’IA privée, en revanche, est conçue pour garantir la sécurité et respecter les réglementations les plus strictes. Ce type d’IA a été formé avec des données spécifiques et privées et ne s’appuie pas sur des sources ou des fournisseurs externes. Il est conçu pour répondre aux besoins d’une organisation qui souhaite garder un contrôle total sur ses données.
Pourquoi l’IA est indispensable
En tant que professionnels du droit, vous traitez des données et des documents extrêmement sensibles. À l’heure de la transformation digitale et de l’augmentation constante du volume de données disponibles au format électronique, l’IA privée est le meilleur moyen d’empêcher la compromission d’informations exclusives, tout en maîtrisant leur volume. L’IA privée est donc un choix idéal pour les Conseils d’administration, où la confidentialité n’est tout simplement pas négociable.
Cas pratiques d’utilisation de l’IA dans les réunions du Conseil d’administration
Voyons comment l’IA améliore l’efficacité des réunions du Conseil d’administration à travers des cas d’utilisation concrets. Bien qu’il y en ait beaucoup d’autres, ces exemples donnent une bonne idée de ce que l’IA peut vous apporter.
1. Avant la réunion : rationaliser la préparation de la réunion grâce à des résumés de documents alimentés par l’IA
Les membres du Conseil d’administration doivent examiner de nombreux documents avant les réunions. Grâce à des outils alimentés par l’IA, il est possible de générer automatiquement des résumés de documents à l’aide de l’IA extractive. Cette technologie identifie et extrait les informations clés contenues dans un ou plusieurs documents et génère un résumé concis, évitant ainsi aux membres du Conseil d’administration de passer des heures à tout lire.
Principaux avantages :
- Identification et résumé des informations clés par l’IA extractive
- Prend en charge plusieurs formats de documents grâce à la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères).
- Préparation des réunions accélérée et prise de décisions plus avisée
2. Pendant la réunion : tirer parti d’un assistant juridique multilingue alimenté par une IA
Les réunions du Conseil d’administration dans les organisations multinationales présentent un niveau de complexité supplémentaire. Les documents qui y sont discutés peuvent être rédigés dans différentes langues. Pour améliorer la collaboration sur ce type de données et améliorer l’efficacité de la réunion, vous pouvez tirer parti d’outils alimentés d’une IA tels que Dilichat, un chatbot multilingue. Supposons que l’on discute d’un document en espagnol. Dilichat offre bien plus qu’une simple traduction. Il permet au membre du Conseil d’administration de poser une question dans sa langue et de recevoir non seulement la réponse, mais aussi la référence dans le document espagnol en quelques secondes, sans interrompre le cours de la réunion.
Principaux avantages :
- Gen AI répond à vos questions en quelques secondes
- Prise en charge de plusieurs langues, pour les documents et les demandes
- Sécurité des données assurée à tout moment
3. Après la réunion : simplifiez le suivi grâce à des comptes rendus de réunion en temps réel
Il est important d’assurer le suivi des actions après les réunions du Conseil d’administration. Il nécessite des comptes rendus précis, afin de garantir que les décisions stratégiques prises par le Conseil d’administration au cours de la réunion puissent être exécutées en temps voulu. Les comptes rendus de réunion enrichis par l’IA permettent de créer des comptes rendus précis et cohérents en quelques secondes.
Grâce à cette génération de procès-verbaux en temps réel, les administrateurs du Conseil d’administration peuvent partager toutes les informations pertinentes immédiatement après la réunion. Ils peuvent même compléter les procès-verbaux par des fichiers audio et leurs transcriptions conçus par l’IA, ce qui donne aux administrateurs des informations détaillées sur l’évolution des discussions.
Principaux avantages :
- Accès au compte rendu de réunion en quelques secondes
- Suivi facile des actions à entreprendre et à venir
- Accès aux documents écrits et fichiers audio
Il est temps d’exploiter l’IA pour vos réunions de Conseil d’administration !
Les réunions du Conseil d’administration sont trop importantes pour continuer à utiliser les méthodes traditionnelles / manuelles et risquer une perte d’efficacité et de précision. Avec des solutions sécurisées alimentées par une IA privée, vous récoltez les bénéfices tout en éliminant la question de l’intégrité et de la sécurité des données.
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