Es esencial para aquellos que toman decisiones, que las reuniones de consejo en las que participan sean claras y eficientes. Sin embargo, gestionar las reuniones de consejo puede ser un desafío, de principio a fin, desde la preparación hasta la organización post-reunión. Ahí entran en juego las herramientas impulsadas por Inteligencia Artificial.
En este artículo, exploraremos cómo una solución de gestión de consejos potenciada por IA puede ayudar a optimizar los consejos y beneficiar a toda la organización.
El impacto de las reuniones tradicionales de consejo de administración
Los métodos tradicionales y manuales para gestionar las reuniones de consejo consumen mucho tiempo y son propensos a errores humanos. Conforme aumenta el volumen de datos y documentación, tanto los asesores jurídicos como los miembros del consejo enfrentan presiones para mejorar la eficiencia y mantener el cumplimiento sobre exigencias regulatorias.
Algunos de los retos más comunes son:
- Gestión de documentos lenta: para los secretarios del consejo, reunir y preparar documentos antes de las reuniones toma mucho tiempo, especialmente cuando la documentación está dispersa y no centralizada. Los miembros del consejo enfrentan problemas similares, ya que necesitan esta documentación para prepararse.
- Mantener al día las normas y regulaciones: para garantizar el cumplimiento regulatorio se necesita una comunicación y herramientas seguras. El no tener mensajes centralizados conlleva a usar distintos canales de comunicación, lo cual puede generar violaciones de uso de datos, y problemas de cumplimiento a nivel de la seguridad.
- Dar seguimiento a la toma de decisiones: hacer un seguimiento manual de las decisiones puede generar malinterpretaciones, retrasos, falta de firmas e incumplimiento con fechas límites.
- Problemas de comunicación: una comunicación ineficaz entre los miembros del consejo, la dirección y los accionistas puede crear malentendidos, retrasar la ejecución de la estrategia y reducir la eficiencia en la toma de decisiones.
Cómo la IA permite superar los desafíos de las reuniones de consejo de administración
Al automatizar tareas rutinarias y proporcionar información inteligente, la IA ayuda a los consejos a liberar tiempo para centrarse en la toma de decisiones estratégicas. Las herramientas impulsadas por IA pueden mejorar la comunicación, garantizar el cumplimiento regulatorio y agilizar los procesos en todas las etapas de las reuniones del consejo: antes, durante y después.
Pero, ¿es segura la IA para gestionar datos sensibles?
IA pública vs. privada
Una preocupación común con la IA es la seguridad de los datos confidenciales de la empresa. Los sistemas de IA públicos se basan en datos de distintas fuentes, incluyendo los datos de su empresa si opta por una solución hecha sobre IA pública. Esto aumenta significativamente el riesgo de violaciones de seguridad. La IA privada, por otro lado, está diseñada para garantizar la seguridad absoluta y cumplir con las normativas más estrictas. Este tipo de IA se entrena con datos específicos y privados, y no depende de fuentes o proveedores externos. Está diseñada para satisfacer las necesidades de una organización que busca mantener el control total sobre sus datos.
Por qué la IA privada es fundamental
Los profesionales del ámbito jurídico manejan datos y documentación muy sensibles. Nos encontramos en una época de transformación digital constante, donde los equipos legales enfrentan cada vez un mayor volumen de datos disponibles en formato electrónico. La IA privada es el mejor medio para evitar que la información confidencial se vea comprometida, y a la vez permite controlar altos volúmenes de datos. Esto convierte a la IA privada en una opción ideal para gestionar los consejos de administración, donde la confidencialidad no es negociable.
Casos de uso de la IA en las reuniones de consejo de administración
1. Antes de la reunión: optimización de la preparación con resúmenes automáticos de documentos
Los miembros del consejo necesitan revisar una gran cantidad de documentos antes de las reuniones. Con herramientas impulsadas por IA, es posible generar automáticamente resúmenes de documentos utilizando IA extractiva. Esta tecnología identifica y extrae la información clave a partir de uno, o varios documentos, y genera un resumen conciso. De tal manera los miembros de consejo pueden ahorrar horas de lectura para preparar la reunión.
Beneficios principales:
- La IA extractiva identifica puntos de datos clave y los presenta en un formato fácil de leer.
- Compatible con múltiples formatos de documentos gracias a la tecnología OCR (Optical Character Recognition, Reconocimiento Óptico de Caracteres).
- Acelera la preparación de reuniones y facilita una toma de decisiones más informada.
2. Durante la reunión: un asistente jurídico multilingüe basado en IA
Las reuniones de consejos en organizaciones multinacionales tienen una complejidad adicional. Los documentos que se discuten pueden estar en diferentes idiomas. Para mejorar la colaboración y aumentar la eficiencia, se pueden utilizar herramientas impulsadas por IA como Dilichat. Supongamos que se discute un documento en español. Dilichat ofrece mucho más que una simple traducción. Permite a los miembros del consejo hacer preguntas en su idioma y recibir no solo la respuesta, sino también la referencia dentro del documento en español en segundos, sin interrumpir el flujo de la reunión.
Beneficios principales:
- La IA generativa responde preguntas en segundos.
- Soporte para múltiples idiomas, tanto en documentos como en solicitudes.
- Seguridad de los datos garantizada en todo momento.
3. Después de la reunión: simplificación del seguimiento con actas generadas en tiempo real
Dar seguimiento a las acciones después de las reuniones del consejo es crucial. Requiere actas precisas para asegurar que las decisiones estratégicas se ejecuten a tiempo. Las actas generadas por IA ayudan a crear actas precisas y consistentes en cuestión de segundos. Además, pueden completarse con archivos de audio y sus transcripciones impulsadas por IA, lo que brinda información detallada sobre el progreso de las discusiones.
Con esta generación de actas en tiempo real, los administradores del consejo pueden compartir toda la información relevante justo después de la reunión. Incluso pueden completar las actas mediante audios y sus transcripciones impulsadas por IA, lo que ofrece a los administradores información detallada sobre el desarrollo de las discusiones.
Beneficios principales:
- Actas de reuniones en segundos.
- Seguimiento sencillo de las acciones y seguimiento.
- Soporte para documentos escritos y archivos de audio.
Es momento de aprovechar la IA en sus reuniones de consejo
Las reuniones del consejo son demasiado importantes para seguir utilizando métodos tradicionales y arriesgar la pérdida de eficiencia y precisión. Con soluciones seguras que utilizan IA privada, se obtienen todos los beneficios mientras se elimina el problema de la integridad y seguridad de los datos.
Si desea saber más sobre cómo la IA puede mejorar sus reuniones de consejo y mientras mantiene sus datos sensibles seguros, mire la repetición de nuestro webinar en donde, nuestra experta explica de forma práctica cada uno de estos puntos: «Gobierno Corporativo Inteligente: 3 Formas Prácticas y Seguras de Optimizar las Reuniones de Consejo con IA«.
