Le riunioni del Consiglio di Amministrazione sono fondamentali per garantire una governance efficace e decisioni strategiche. Tuttavia, la gestione di queste riunioni può rivelarsi complessa, richiedendo un grande impegno sia nella fase preparatoria che nel follow-up. È qui che entrano in gioco gli strumenti potenziati dall’Intelligenza Artificiale (AI).
In questo articolo, analizziamo come una soluzione per il CdA basata su AI possa ottimizzare le riunioni e apportare benefici all’intera organizzazione.
La gestione tradizionale delle riunioni del CdA
I metodi tradizionali e manuali per gestire le riunioni del Consiglio sono spesso dispendiosi in termini di tempo e soggetti a errori umani. I segretari del consiglio e i membri affrontano la crescente pressione di migliorare l’efficienza, dato il volume di documenti e dati da gestire e l’obbligo di rispettare normative sempre più stringenti.
Alcune delle principali sfide includono:
- Gestione dei documenti complessa: Preparare i documenti prima delle riunioni richiede tempo, soprattutto quando la documentazione è dispersa e non centralizzata. I membri del consiglio affrontano problemi simili, poiché hanno bisogno di questi documenti per prepararsi adeguatamente.
- Conformità alle normative: Garantire la conformità richiede comunicazioni sicure. Se i messaggi non sono centralizzati, aumenta il rischio di errori di comunicazione, e l’uso di più canali di comunicazione può condurre a violazioni di dati e problemi di conformità.
- Monitoraggio delle decisioni del consiglio: Tenere traccia manualmente delle decisioni può portare a malintesi, ritardi nei follow-up, firme mancanti e scadenze non rispettate.
- Comunicazione inefficace: Una comunicazione inefficace tra i membri del consiglio, la direzione e gli azionisti può creare incomprensioni, ritardare l’esecuzione delle strategie e ridurre l’efficienza decisionale.
Come l’IA aiuta a superare le sfide delle riunioni del Consiglio
Automatizzando le attività di routine e fornendo intuizioni intelligenti, l’AI consente ai consigli di amministrazione di concentrarsi sulle decisioni strategiche. Gli strumenti basati su AI possono migliorare la comunicazione, garantire la conformità normativa e ottimizzare i processi in tutte le fasi delle riunioni del consiglio: prima, durante e dopo gli incontri.
Ma l’AI è sicura per la gestione dei dati sensibili aziendali?
AI pubblica vs. AI privata
Una preoccupazione comune riguardo l’uso dell’AI è la sicurezza dei dati aziendali riservati. I sistemi di AI pubblica attingono a dati provenienti da fonti diverse, aumentando significativamente il rischio di violazioni della sicurezza. L’AI privata, invece, è progettata per garantire sicurezza e conformità con le normative più severe. Questo tipo di AI viene addestrato con dati specifici e privati, senza fare affidamento su fonti esterne, consentendo alle organizzazioni di mantenere un controllo totale sui propri dati.
Perché l’AI privata è fondamentale
Per i professionisti legali, che gestiscono dati altamente sensibili, l’AI privata è essenziale per evitare compromissioni delle informazioni riservate. In un’era di trasformazione digitale e di crescita esponenziale dei dati in formato elettronico, l’AI privata rappresenta il mezzo migliore per gestire volumi elevati di informazioni, garantendo al contempo la riservatezza necessaria.
Esempi Pratici di AI nelle Riunioni del Consiglio
Vediamo ora come l’AI può migliorare l’efficienza delle riunioni del consiglio attraverso alcuni esempi concreti. Anche se le applicazioni sono molteplici, questi casi d’uso offrono una panoramica significativa di cosa l’AI può offrire.
1. Prima della riunione: ottimizzare la preparazione con riepiloghi automatici dei documenti
I membri del consiglio devono spesso esaminare documenti molto estesi prima delle riunioni. Grazie agli strumenti basati su AI, è possibile generare automaticamente riepiloghi di documenti mediante tecnologie estrattive. Questa tecnologia identifica e raccoglie le informazioni principali contenute in uno o più documenti, producendo un riepilogo conciso e risparmiando così ore di lettura ai membri del consiglio.
Benefici principali:
- L’AI estrattiva individua i punti chiave dei dati e li presenta in un formato di facile lettura.
- Supporta formati di documenti diversi grazie alla tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri).
- Velocizza la preparazione delle riunioni e consente decisioni più informate.
2. During the meeting: leverage a multilingual AI-powered legal assistant
Le riunioni dei consigli in organizzazioni multinazionali presentano un ulteriore livello di complessità, soprattutto quando i documenti sono in lingue diverse. Per migliorare la collaborazione su questi dati e aumentare l’efficienza delle riunioni, è possibile utilizzare strumenti di AI come Dilichat. Ad esempio, se si discute di un documento in spagnolo, Dilichat consente non solo di tradurre il documento, ma anche di porre domande nella propria lingua, ricevendo risposte immediate con riferimenti precisi nel documento originale.
Benefici principali:
- L’AI risponde alle domande in pochi secondi.
- Supporta più lingue per documenti e richieste.
- Garantisce la sicurezza dei dati in ogni momento.
3. Dopo la riunione: semplificare il follow-up con verbali generati in tempo reale
Il follow-up delle decisioni prese durante le riunioni richiede verbali precisi. Gli strumenti basati su AI aiutano a creare verbali accurati e coerenti in pochi secondi, che possono essere condivisi subito dopo la riunione.
È possibile integrare i verbali con file audio e trascrizioni automatiche, fornendo ai segretari del consiglio informazioni dettagliate sull’andamento delle discussioni.
Benefici principali:
- Verbali generati in pochi secondi.
- Tracciabilità facile delle decisioni e follow-up.
- Supporto per documenti scritti e file audio.
È il momento di sfruttare l’AI nelle tue riunioni del Consiglio!
Le riunioni del consiglio sono troppo importanti per continuare a utilizzare metodi tradizionali e rischiare una perdita di efficienza e precisione. Con soluzioni sicure che utilizzano AI privata, puoi ottenere tutti i benefici senza compromettere l’integrità e la sicurezza dei dati.
Se vuoi saperne di più su come l’AI può migliorare le tue riunioni del consiglio, guarda la registrazione del nostro webinar “3 Approcci Innovativi per Migliorare le Riunioni del CdA con l’AI”
