La gestione dei contratti è una responsabilità cruciale per i team legali, ma riguarda anche tutte le parti coinvolte nel processo contrattuale. La digitalizzazione aiuta a migliorare i processi e a liberare tempo per progetti di impatto e a valore aggiunto. Ma un buon strumento per la gestione del ciclo di vita dei contratti non è più sufficiente: deve includere funzionalità basate sull’intelligenza artificiale per garantire realmente la conformità, ridurre i rischi e accelerare le operazioni.
In questo articolo analizzeremo gli indicatori di inefficienza del ciclo di vita dei contratti che possono essere ottimizzati grazie a soluzioni basate sull’intelligenza artificiale.
Impatto dei processi obsoleti sull’efficienza della gestione dei contratti
Nonostante la crescente accettazione della tecnologia da parte dei consulenti interni, c’è ancora una certa riluttanza a sfruttare l’intelligenza artificiale per le attività legali e di governance. Di conseguenza, alcuni compiti e processi della gestione del ciclo di vita del contratto vengono eseguiti manualmente, causando inefficienza e frustrazione tra i membri del team. Alcune delle lamentele più comuni sono:
- “Qualcuno sa se questa è l’ultima versione del contratto?”
- “Quanto manca per ricevere la firma approvata?”
- “Abbiamo mancato di nuovo la scadenza per il rinnovo”
- “I nostri processi di vendita subiscono ritardi perché il team legale impiega troppo tempo con i contratti dei clienti”
Una volta identificate le lacune e i problemi, le organizzazioni possono implementare soluzioni basate sull’intelligenza artificiale per accelerare i processi e migliorare l’accuratezza, il tutto mantenendo la sicurezza come priorità assoluta.
3 indicatori chiave di un ciclo di vita del contratto inefficiente
Prima di scoprire come l’AI può rivoluzionare la gestione dei contratti, è essenziale riconoscere gli indicatori di un processo obsoleto:
1. Difficoltà a gestire grandi volumi di contratti e dati
Con la crescita della vostra azienda, aumentano anche i volumi dei contratti. Gestire i dati manualmente diventa noioso e richiede tempo. Cercare clausole chiave o date specifiche in centinaia di documenti, ad esempio, non solo richiede molto tempo, ma aumenta anche il rischio di errori umani, che possono causare problemi di conformità o scadenze non rispettate.
2. Sovraccarico di informazioni e analisi di documenti complessi
I professionisti del settore legale si affidano a dati e informazioni specifiche e hanno bisogno di modi efficienti per recuperarli in modo tempestivo. Con un numero sempre crescente di contratti e documenti associati, trovare le informazioni giuste diventa una vera e propria seccatura, ed è ancora più complicato analizzare i dati disponibili e trasformarli in approfondimenti e strumenti decisionali efficaci.
3. Sfide con i documenti multilingue
Le aziende multinazionali hanno un ulteriore livello di complessità quando si tratta di gestire i contratti. I contratti sono scritti in lingue diverse, le clausole differiscono da una legislazione all’altra. La traduzione o la convalida manuale delle clausole nelle varie lingue è un processo lento. Questo può portare non solo a ritardi nell’approvazione e nell’esecuzione dei contratti, ma anche a imprecisioni o addirittura a problemi di conformità.
Qualcuno di questi sintomi vi ricorda qualcosa? Se la risposta è sì, dovreste prendere in considerazione le soluzioni CLM basate sull’intelligenza artificiale per aggiornare la gestione dei contratti e aumentare l’efficienza e l’accuratezza del modo in cui il vostro ufficio legale gestisce i contratti.
Ciò significa che voi e i vostri team siete pronti per l’AI. Tuttavia, ci sono ancora convinzioni comuni sull’IA che spaventano più di un consulente legale interno. Vediamone alcune più da vicino.
Demistificazione dell’intelligenza artificiale nella gestione del ciclo di vita dei contratti
Ci sono paure e superstizioni quando si parla di AI e team legali. La principale è la paura di compromettere la sicurezza e di perdere il controllo sui dati altamente sensibili che gli uffici legali gestiscono. Un’altra idea sbagliata comune è che l’AI possa mancare di conoscenze giuridiche specifiche, il che può portare a imprecisioni, errori e mancanza di precisione.
Tuttavia, le tecnologie avanzate di oggi hanno permesso di creare soluzioni di AI robuste che offrono la sicurezza e la precisione richieste dagli uffici legali. Il fattore chiave di differenziazione: l’AI privata. Mentre i sistemi di AI pubblici utilizzano tecnologie di terzi che possono raccogliere e utilizzare dati riservati, esponendoli a violazioni dei dati, l’IA privata e proprietaria non lo fa. È sviluppata internamente, indipendente da fornitori terzi, e integra le migliori funzioni di sicurezza della categoria. Inoltre, viene addestrata su dati legali specifici per offrire risposte che soddisfino gli elevati requisiti dei dipartimenti legali in termini di competenza e accuratezza.
Con gli strumenti di intelligenza artificiale per la gestione del ciclo di vita dei contratti i team possono:
- Identificare le informazioni rilevanti, come le date di scadenza o di rinnovo dei contratti, e impostare dei promemoria.
- Estrarre le informazioni chiave dai contratti, offrendo sintesi che evitano lunghe revisioni manuali.
- Armonizzare la gestione delle clausole e identificare le potenziali discrepanze.
Affidare queste attività dispendiose agli strumenti di intelligenza artificiale consente di risparmiare tempo prezioso e di concentrarsi sulle attività che richiedono la loro competenza, come il processo decisionale strategico, la negoziazione e la valutazione dei rischi.
L’intelligenza artificiale in azione: Confronto tra la gestione manuale e quella basata sull’intelligenza artificiale dei contratti
Se avete ancora bisogno di essere convinti, le seguenti informazioni potrebbero aiutarvi a scegliere le soluzioni AI. Utilizzando i dati dei nostri clienti, abbiamo creato una tabella che confronta il tempo impiegato per svolgere determinati compiti.
| Compito | Senza CLM (manuale) | Con CLM e AI (automatizzato) |
| Ricerca di clausole specifiche | 1-3 ore | 1 minuto |
| Revisione delle date di scadenza | 1-3 ore | 5 minuti |
| Convalida della versione del contratto | Fino a 1 giorno | 6 minuti |
| Panoramica dei contratti complessi | 2-3 giorni | 10 minuti |
| Dalla creazione alla firma del contratto | Settimane | Qualche giorno |
L’intelligenza artificiale può migliorare in modo significativo le tempistiche per le attività contrattuali semplici e ripetitive, riducendo i rischi e garantendo un’efficienza operativa significativamente più elevata.
Come le soluzioni basate sull’intelligenza artificiale trasformano la gestione dei contratti
Grazie a strumenti sicuri di intelligenza artificiale, le soluzioni di Contract Lifecycle Management (CLM) offrono funzionalità avanzate che risolvono molti problemi e inefficienze degli uffici legali. Esaminiamo alcune funzionalità basate sull’intelligenza artificiale che rivoluzionano la gestione dei contratti:
- L’IA estrattiva per un approfondimento semplificato dei contratti: l’uso dei tag consente di estrarre dati e informazioni chiave da centinaia di contratti, ottenendo in pochi secondi le informazioni cruciali che si stanno cercando e trasformandole in riepiloghi precisi.
- Riassunti istantanei dei documenti: con un solo clic, gli strumenti di intelligenza artificiale possono generare riassunti precisi e accurati anche di contratti e documenti molto lunghi, risparmiando il tempo necessario per leggere centinaia di pagine e riducendo al minimo il rischio di perdere elementi essenziali.
- Collaborazione attraverso le lingue: l’utilizzo di un chatbot con capacità di intelligenza artificiale facilita la collaborazione e abbatte le barriere linguistiche. L’intelligenza artificiale non solo traduce i documenti in pochi secondi, ma risponde anche alle domande su un documento nella lingua utilizzata per la domanda.
L’intelligenza artificiale è il futuro della gestione del ciclo di vita dei contratti
Identificando le inefficienze del vostro ciclo di vita dei contratti e adottando soluzioni basate sull’intelligenza artificiale, potete trasformare il processo di gestione dei contratti della vostra organizzazione da un onere che richiede tempo in un’operazione efficiente.
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