La gestión de contratos es una responsabilidad fundamental para los equipos jurídicos, pero también impacta a todos aquellos involucrados en el proceso contractual. La digitalización contribuye a optimizar los procesos y libera tiempo para enfocarse en proyectos de mayor impacto y valor añadido. Sin embargo, hoy en día no basta una buena herramienta de CLM: es esencial que incluya funciones impulsadas por IA para asegurar el cumplimiento, reducir riesgos y agilizar las operaciones.
En este artículo, analizaremos los indicadores de ineficiencia en el ciclo de vida de los contratos que pueden mejorar mediante soluciones basadas en IA.
Impacto de procesos obsoletos en la eficiencia de la gestión de contratos
A pesar de la creciente aceptación de la tecnología entre los abogados internos, sigue habiendo pesar de la creciente aceptación de la tecnología entre los asesores internos, todavía persiste una cierta resistencia a utilizar la IA para las operaciones legales y de gobernanza. Como resultado, algunas tareas y procesos del ciclo de vida de los contratos se siguen realizando de forma manual, lo cual genera ineficiencias y frustración entre los miembros del equipo. Entre las quejas más comunes se encuentran:
- “¿Alguien sabe si esta es la última versión del contrato?”
- “¿Cuánto falta para recibir la firma aprobada?”
- “Hemos vuelto a pasar la fecha límite de renovación.”
- “Nuestros procesos de ventas se retrasan porque el equipo legal tarda demasiado con los contratos de los clientes.”
Una vez que se identifican las brechas y los problemas, las organizaciones pueden implementar soluciones impulsadas por IA para agilizar los procesos y mejorar la precisión, manteniendo siempre la seguridad como máxima prioridad.
3 indicadores de un CLM ineficaz
Antes de concentrarnos en la revolución de la IA sobre la gestión de contratos, hay que reconocer indicadores de procesos obsoletos e ineficaces:
1. Dificultad para gestionar grandes volúmenes de datos y contratos
El volumen de contratos crece conforme a su empresa. Manejar los datos manualmente se convierte entonces en una tarea tediosa y lenta. Buscar cláusulas clave o fechas concretas en cientos de documentos, por ejemplo, no sólo lleva mucho tiempo, sino que además aumenta el riesgo de error humano, lo que puede provocar problemas de cumplimiento o incumplimiento de plazos.
2. Sobrecarga de información y análisis complejo de documentos
Los profesionales del ámbito jurídico requieren datos e información precisos y necesitan métodos eficientes para acceder a ellos en el momento adecuado. Con el creciente volumen de contratos y documentos relacionados, localizar la información correcta puede ser un verdadero desafío, y el proceso de analizar estos datos y convertirlos en ideas y herramientas efectivas para la toma de decisiones se vuelve aún más complejo.
3. Desafíos en cuanto documentos multilingües
Las empresas multinacionales enfrentan un nivel adicional de complejidad en la gestión de contratos, ya que suelen estar existir en diversos idiomas y contienen cláusulas que varían según las legislaciones. La traducción o validación manual de las cláusulas es un proceso lento que puede generar no solo demoras en la aprobación y ejecución de los contratos, sino también imprecisiones e incluso problemas de cumplimiento.
¿Le resultan familiares estos desafíos? Si es así, es momento de considerar soluciones de gestión de contratos basadas en IA, que pueden optimizar la gestión de los contratos y mejorar la eficiencia y precisión del trabajo de su departamento jurídico.
Esto implica que usted y su equipo están listos para adoptar la IA. Sin embargo, existen creencias comunes sobre la IA que aún generan preocupación entre muchos equipos jurídicos internos.
A continuación presentamos algunas de estas creencias populares.
Mitos sobre la IA en la gestión del ciclo de vida de los contratos
Existen temores y prejuicios entre los equipos jurídicos cuando se habla de IA. El miedo más común es el de comprometer la seguridad y perder el control sobre los datos sensibles que pueden llegar a manejar los departamentos jurídicos. Otro idea común es pensar que la IA puede carecer de conocimientos jurídicos específicos, provocando imprecisiones y errores.
Sin embargo, las tecnologías actuales son tan avanzadas que existen soluciones robustas de IA ofreciendo a la vez la precision y la seguridad que requieren los equipos legales. En realidad, lo que hará la diferencia es la IA privada. Mientras que los sistemas públicos de IA utilizan tecnologías de proveedores externos que pueden recopilar y utilizar datos confidenciales, exponiéndolos a filtraciones de datos. La IA privada y patentada es lo contrario: se desarrolla internamente, independientemente de proveedores externos, e integra las mejores funciones de seguridad. Además, se entrena con datos jurídicos específicos para ofrecer respuestas que satisfagan las altas exigencias de los departamentos jurídicos en términos de experiencia y precisión.
Gracias a la IA para gestionar el ciclo de vida de contratos los equipos legales pueden:
- Identificar información relevante, como las fechas de vencimiento o renovación de los contratos, y establecer recordatorios.
- Extraer información clave de los contratos, ofreciendo resúmenes que eviten largas revisiones manuales
- Armonizar la gestión de cláusulas e identificar posibles discrepancias
Entregar estas tareas a las herramientas de IA ahorra un tiempo precioso y permite a los profesionales jurídicos centrarse en tareas que requieren su experiencia, como la toma de decisiones estratégicas, la negociación y la evaluación de riesgos.
IA en acción: Comparación de la gestión de contratos manual vs. con IA
Si aún necesita convencerse, la siguiente información podría ayudarle a decantarse por las soluciones de IA. A partir de los datos de nuestros clientes, hemos creado una tabla comparativa del tiempo dedicado a determinadas tareas.
| Tarea | Sin CLM (Manual) | Con CLM e IA (automatizada) |
| Búsqueda de cláusulas específicas | 1-3 horas | 1 minuto |
| Revisión de las fechas de caducidad | 1-3 horas | 5 minutos |
| Validación de la versión del contrato | Hasta 1 día | 6 minutos |
| Visión general de los contratos complejos | 2-3 días | 10 minutos |
| De la creación a la firma de un contrato | Semanas | Unos días |
La IA puede mejorar significativamente los plazos de las tareas contractuales simples y repetitivas, reduciendo el riesgo y proporcionando al mismo tiempo una eficiencia operativa significativamente mayor.
Cómo las soluciones basadas en IA transforman su gestión de contratos
Con herramientas de IA seguras, las soluciones de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM ) ofrecen funcionalidades avanzadas que abordan muchos problemas e ineficiencias a los que se enfrentan los departamentos jurídicos. Examinemos algunas funcionalidades impulsadas por la IA que revolucionan la gestión de contratos:
1. IA extractiva para una visión simple de los contratos: el uso de etiquetas permite extraer datos e información clave de cientos de contratos, obteniendo la información crucial que se busca en segundos y transformándola en resúmenes precisos.
2. Resúmenes instantáneos de documentos : con un solo clic, las herramientas de IA pueden generar resúmenes precisos y exactos incluso de contratos y documentos muy extensos, ahorrando el tiempo de leer cientos de páginas y minimizando el riesgo de pasar por alto elementos esenciales.
3. Colaboración entre idiomas: el uso de un chatbot con capacidades de IA facilita la colaboración y rompe las barreras lingüísticas. La IA no solo traduce documentos en cuestión de segundos, sino que también responde a preguntas sobre un documento en el idioma utilizado para la pregunta.
La IA, el futuro de la gestión del ciclo de vida de los contratos
Al identificar las ineficiencias en su ciclo de vida contractual y adoptar soluciones impulsadas por IA, puede transformar el proceso de gestión de contratos de su organización de una carga que consume tiempo a una operación eficiente.
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