Verträge, Gremien, Governance, Compliance: Rechtsabteilungen sind mit Arbeit überhäuft. Und in Zeiten fortschreitender Digitalisierung und Remote Work steigt die Komplexität. Zum Glück gibt es technische Tools, auf die Sie sich verlassen können und Ihnen helfen, juristische Abläufe und Prozesse in vielerlei Hinsicht zu rationalisieren. Automatisierung spielt hier eine tragende Rolle.
Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben entlasten Sie nicht nur die Mitarbeiter der Rechtsabteilung, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit für wertschöpfende Aufgaben und erhöhen gleichzeitig die Genauigkeit. Das Tüpfelchen auf dem i: Rechtsabteilungen können darüber hinaus mit automatisierten Arbeitsabläufen die Kosten erheblich senken.
Warum immer mehr Rechtsabteilungen auf Automatisierung setzen
Unternehmensjuristen beaufsichtigen zahlreiche Aufgaben und Tätigkeiten, darunter Corporate Governance, Vertragsmanagement, Compliance und Entity Management. Oft wächst ihre Arbeitslast schneller als die Ressourcen, die ihnen zur Verfügung stehen. Die Lösung liegt in der Digitalisierung und der Automatisierung bestimmter Aufgaben, die sich wiederholen und/oder zeitaufwändig sind und kein juristisches Fachwissen erfordern.
Die Automatisierung reduziert die Anzahl der manuellen Aufgaben. So können Sie Zeit und Geld sparen und gleichzeitig die Genauigkeit erhöhen. Das bedeutet
- Bessere Einhaltung der Vorschriften, verbessertes Risikomanagement
- Mehr Zeit für Aufgaben mit Mehrwert, die juristisches Fachwissen erfordern
- Eine erhebliche Senkung der Betriebskosten – laut ACC bis zu 40%.
Spezifische Anwendungsfälle für die Automatisierung in Rechtsabteilungen
Müssen Sie noch überzeugt werden? Lassen Sie uns einen Blick auf einige konkrete Anwendungsfälle werfen und herausfinden, wie Automatisierung die neue beste Freundin Ihres Teams wird.
Wie Automatisierung die Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus verbessert
Die manuelle Bearbeitung großer Mengen von Verträgen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt auch ein erhöhtes Risiko menschlicher Fehler. Durch Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben können Sie die Effizienz und Genauigkeit steigern.
- Vertragserstellung
Bei der Ausarbeitung eines Vertrags benötigt die Rechtsabteilung den Input von internen und externen Beteiligten. Sie können Automatisierung nutzen, um sicherzustellen, dass Entwürfe kollaborativ bearbeitet werden, dass alle Beteiligten Anmerkungen machen können und dass es sich immer um die neueste Version handelt, an der Sie gerade arbeiten.
- Freigabe des Vertrags
Die Genehmigung eines Vertrags kann komplex sein und mehrere Schritte umfassen. Nutzen Sie Automatisierung, um den gesamten Prozess zu rationalisieren. Der automatische Übergang von einem Schritt zum nächsten beschleunigt den Freigabeprozess erheblich, automatische Benachrichtigungen helfen dabei, Fristen im Auge zu behalten und gewährleisten eine zeitnahe Unterzeichnung und Ausführung.
- Aktualisierung des Vertrags
Müssen Sie bestimmte Klauseln, Verfallsdaten ändern usw.? Automatisierte Prozesse helfen dabei, den Überblick über solche Änderungen zu behalten und eine einwandfreie Umsetzung zu gewährleisten. Die Automatisierung vereinfacht auch die rechtzeitige Erneuerung durch automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen.
Automatisierung für optimierte Boardsitzungen
An Vorstandssitzungen sind zahlreiche Stakeholder an verschiedenen Orten beteiligt, was die Organisation zu einer komplexen Aufgabe macht. Die Arbeitsbelastung kann durch Automatisierung vor, während und nach der Sitzung verringert werden.
- Im Vorfeld der Sitzung
Durch Automatisierung können Sie Einladungen zu Sitzungen mit Ihren bevorzugten Tools und Kalendern synchronisieren und die Einladungen nachverfolgen. Für die Agenda können Sie Automatisierung nutzen, um sie einfach vorzubereiten und zu strukturieren, sicherzustellen, dass die neueste Version verfügbar ist und Änderungen an alle Teilnehmer weitergeleitet werden.
Laut International Lawyers Association reduziert die Automatisierung die Vorbereitungszeit von Boardsitzungen um 30%.
- Während der Sitzung
Die Verwendung einer Plattform mit Automatisierungsfunktionen trägt dazu bei, das Engagement der Besprechungsteilnehmer zu erhöhen. Automatisierung ermöglicht die Zusammenarbeit von Anfang an und stellt sicher, dass kein relevantes Thema ausgelassen wird. Die Mitglieder können dann über ihr bevorzugtes Gerät teilnehmen und sicher und in Echtzeit an Dokumenten zusammenarbeiten.
- Nach der Sitzung
Sie können ganz einfach Protokolle auf der Grundlage von Sitzungsunterlagen erstellen und Audiotranskriptionen integrieren.
Automatisierung hilft auch bei der Berichterstattung und den Prüfpfaden von Vorstandssitzungen. Sammeln Sie Daten und Statistiken automatisch in einem Dashboard, um die Anzahl der Sitzungen, Protokollaktivitäten und Dokumentationseinblicke zu verfolgen.
Freunden Sie sich an!
Höhere Effizienz, geringere Kosten: Automatisierung ist für Rechtsabteilungen eine echte Win-Win-Situation. Das Geheimnis einer erfolgreichen Automatisierung liegt dabei in der Wahl der richtigen Tools. Sie müssen intuitiv und einfach zu bedienen sein (um die Akzeptanz zu erhöhen und die Implementierungszeit zu verkürzen) und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards bieten, da Rechtsabteilungen mit sensiblen Informationen umgehen.
Beginnen Sie jetzt! Wenn Sie einen genaueren Blick auf die verschiedenen Anwendungsfälle werfen und herausfinden möchten, wie die DiliTrust Governance Suite helfen kann, zögern Sie nicht, eine persönliche Demo anzufordern.
