Das Vertragsmanagement ist eine sehr zeitaufwändige der zahlreichen Tätigkeiten, für die Unternehmensjuristen verantwortlich sind. Ein schwieriger Aspekt dieser Aufgabe ist die Vertragsverhandlung. Unternehmensjuristen müssen dafür sorgen, dass diese Phase zügig abgewickelt wird und gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Überprüfung von Details, das Hinzufügen von Klauseln und die Überarbeitung von Absätzen sind Teil des Verhandlungsprozesses, der zu Verzögerungen, Unklarheiten und dem Risiko von Vertragsverletzungen führen kann.
Rechtsabteilungen müssen sich diesen Herausforderungen stellen. Die Lösung: Arbeitsabläufe und Automatisierung. Verfügt Ihr Rechtsteam über die nötigen Instrumente, um diese zu nutzen?
In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die wichtigsten Herausforderungen bei Vertragsverhandlungen und erörtern konkrete Anwendungsfälle für Workflows und Automatisierungen, die zur Lösung dieser Probleme beitragen.
Herausforderungen für Rechtsabteilungen bei Vertragsverhandlungen
Verträge definieren die Beziehungen zu Partnern und Kunden und sind für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Sie müssen perfekt ausgehandelt werden, um ein Maximum an Chancen zu bieten und gleichzeitig das Risiko zu minimieren und die Einhaltung von Vorschriften und die Datensicherheit zu gewährleisten. Pünktlichkeit und Genauigkeit sind erforderlich, um potenzielle Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Herausforderungen im Risikomanagement
Jeder Vertrag ist eine Wachstumschance, birgt aber auch Risiken auf mehreren Ebenen.
- Rechtliche Risiken
Die Vertragsbedingungen müssen völlig klar sein, um rechtliche Schritte im Zusammenhang mit Vertragsverletzungen zu vermeiden. Rechtliche Risiken können sich aus verschiedenen Gründen ergeben, z. B. aus unangemessenen oder nicht verwendeten Vertraulichkeitserklärungen, fehlenden Vertragsverpflichtungen oder versäumten Fristen.
- Compliance-Risiken
In Zeiten sich ständig ändernder Vorschriften wird das Risiko der Nichteinhaltung bestimmter Gesetze immer größer. Wenn sich Gesetze ändern, muss sich Ihre Vertragsverhandlung anpassen und diese einbeziehen. Das bedeutet mehr Versionen und die Notwendigkeit einer strengen Versionskontrolle, um sicher zu sein, dass Sie an den neuesten Versionen mitarbeiten und die Kontrolle über die Entwicklung behalten.
- Sicherheitsrisiken
Bei Vertragsverhandlungen steht die Sicherheit der sensiblen Informationen, die Ihre Dokumente enthalten, auf dem Spiel. Verhandlungen erfordern die Zusammenarbeit und Kommunikation über Dokumente und Daten auf verschiedenen Kanälen, was das Risiko von Sicherheitsverletzungen und einer übermäßigen Verbreitung erhöht und die Datenintegrität beeinträchtigen kann.
- Finanzielle Risiken
Ihre Verträge enthalten fast immer finanzielle Bedingungen. Das Risiko auf dieser Ebene kann durch Nichtzahlung, Vertragskündigung oder versäumte Kündigungs- oder Verlängerungsfristen bedingt sein.
- Risiken für das Markenimage
Vertragsverhandlungen können sich sogar negativ auf den Ruf der Marke und die öffentliche Meinung und die Meinung der Kunden Ihres Unternehmens auswirken, wenn rechtliche, Compliance- oder finanzielle Risiken auftreten.
Die Minderung von vertragsbezogenen Risiken ist für das gesamte Unternehmen wichtig. Dies kann durch einen effizienten Vertragsverhandlungsprozess erreicht werden
Herausforderungen in Bezug auf Effizienz und Arbeitsbelastung
Die Verwaltung von Verträgen ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit von Rechtsabteilungen. Sie ist sehr zeitaufwändig, insbesondere in großen, multinationalen Unternehmen, die in mehreren Sprachen und unter verschiedenen rechtlichen Rahmenbedingungen arbeiten. Eine weitere Herausforderung für Unternehmensjuristen ist das wachsende Volumen an Verträgen und damit verbundenen Daten, während die Ressourcen nicht so schnell wachsen.
Schnelligkeit und Genauigkeit sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Vertragsverwaltung und -verhandlung. Eine rechtzeitige Vertragsgenehmigung beschleunigt die Entscheidungsfindung und das strategische Handeln, und die Genauigkeit trägt zur Minderung der oben genannten Vertragsrisiken bei.
Kurz gesagt: Rechtsabteilungen benötigen schnellere, aber dennoch sichere und effektive Prozesse zur Überprüfung und Validierung von Verträgen. Werfen wir einen Blick auf Anwendungsfälle, in denen Workflows dazu beitragen, die Effizienz des Vertragsmanagements zu maximieren und gleichzeitig die damit verbundenen Risiken und Herausforderungen zu minimieren
Anwendungsfälle für CLM-Workflows und Automatisierung
Vor der Verhandlung
Workflows können bereits vor der Verhandlungsphase des Vertrages genutzt werden und helfen schon bei der Vertragsgestaltung. Mit ihnen lassen sich Vorlagen erstellen, Informationen und Daten aus früheren Verträgen oder aus bestehenden Datenbanken integrieren.
- Automatische Generierung des Vertragsentwurfs unter Verwendung einer Klauselbibliothek zur direkten Integration aller relevanten Klauseln.
- Sie können Automatisierungen einrichten, um Klauselabweichungen und Fehlermeldungen zu kennzeichnen.
- Verwenden Sie Workflows, die Ihr CRM-Tool integrieren, um Vertragsinformationen wie z. B. Firmenname und Status hinzuzufügen.
Mit einem intelligenten CLM-System können Sie die Zeit für die Vertragserstellung um 30-40% reduzieren.
Deloitte
Während der Verhandlung
Der Verhandlungsprozess selbst ist der komplexeste Teil. Viele Stakeholder sind beteiligt, sowohl intern als auch extern, und wollen Änderungen am Vertragsentwurf vornehmen. Wie stellen Sie sicher, dass die Änderungen berücksichtigt werden und jeder über die neueste Version verfügt?
Die Versionskontrolle und die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen kann eine große Herausforderung sein, aber die Verwendung einer einzigen Plattform hilft Ihnen, dieses Problem zu bewältigen. Sie stellen nicht nur sicher, dass ein und dasselbe Dokument verwendet wird, sondern vermeiden auch Sicherheitsrisiken und Datenschutzverletzungen, da keine E-Mails oder mehrere Kommunikationskanäle erforderlich sind.
- Definieren Sie granulare Zugriffs- und Bearbeitungsrechte, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen den Vertragsentwurf bearbeiten können.
- Stellen Sie automatische Benachrichtigungen für interne und externe Beteiligte ein, um sie über Änderungen zu informieren.
- Erstellen Sie automatische Unterschriftsbenachrichtigungen vor dem Vertragsabschluss.
- Verfolgen Sie die verschiedenen Versionen und protokollieren Sie den Verlauf, um die Kontrolle über die gesamte Vertragsverhandlung zu behalten und Missverständnisse oder Unklarheiten zu vermeiden.
- Für die Verhandlungen selbst gibt es Funktionen, die Ihre Position stärken, z. B. die automatische Klauselabweichung in Prozent. Damit können Sie auf Klauseln hinweisen, die nicht mit den Unternehmensstandards übereinstimmen und vor dem Abschluss überarbeitet werden müssen.
Nach der Verhandlung
Nach der erfolgreichen Verhandlung ist es nun an der Zeit, den Vertrag zu unterzeichnen. Arbeitsabläufe und Automatisierung können Ihnen die Arbeit sehr erleichtern.
- Sie können den Validierungsprozess mit voreingestellten Workflows vereinfachen, die festlegen, wer für einen Vertrag mit einem bestimmten Wert, an dem bestimmte Abteilungen usw. beteiligt sind, unterschreiben muss.
- Richten Sie Arbeitsabläufe für Erinnerungen und Benachrichtigungen ein, um eine rechtzeitige Validierung und Unterzeichnung sicherzustellen.
- Erstellen Sie einen Workflow zur Verfolgung und Aktualisierung des Vertragsstatus in anderen Tools wie z. B. Ihrem CRM.
- Automatische Erstellung von Berichten für einen vollständigen Prüfpfad, der die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet.
- Einfacher Zugang zu Vertragsinformationen dank automatisch ausgefüllter Summary Sheets, die einen Überblick über die wichtigsten Elemente geben.
Ein effizientes Instrument für Vertragsverhandlungen
Effiziente Vertragsverhandlungen sind für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung. Es gibt zahlreiche Herausforderungen, die bewältigt werden müssen und für die Sie Tools benötigen, die Ihnen die Erstellung effektiver Workflows und leistungsstarker Automatisierungen ermöglichen.
Mit dem richtigen CLM-Tool können Sie den gesamten Verhandlungsprozess vereinfachen, von der besseren Zusammenarbeit über die effiziente Zentralisierung von Dokumenten bis hin zur Steigerung der Gesamteffizienz.
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