La gestione dei contratti è una delle attività più impegnative per i dipartimenti legali delle aziende. Una delle fasi più critiche è la negoziazione, durante la quale è necessario garantire tempi rapidi e il rispetto delle normative legali. Controllare i dettagli, aggiungere clausole o modificare paragrafi sono operazioni che possono causare ritardi, confusione e rischi di non conformità.
Come possono i team legali affrontare queste sfide? La risposta sta nei flussi di lavoro e nell’automazione. La vostra azienda dispone degli strumenti giusti per trarne vantaggio?
In questo articolo analizziamo le principali difficoltà legate alla negoziazione contrattuale e mostriamo come i flussi di lavoro e l’automazione possano risolverle, con esempi concreti.
Le sfide della negoziazione dei contratti per i team legali
I contratti regolano le relazioni con partner e clienti e sono fondamentali per il successo delle aziende. Una negoziazione efficace consente di massimizzare le opportunità, riducendo al minimo i rischi e garantendo conformità e sicurezza dei dati. Tuttavia, rispettare le scadenze e mantenere un’elevata precisione è essenziale per prevenire potenziali rischi.
Rischi legati alla gestione dei contratti
Ogni contratto rappresenta un’opportunità, ma comporta anche rischi di diversa natura:
- Rischi legali:
Le clausole contrattuali devono essere chiare per evitare controversie legali. I rischi possono derivare da divulgazioni inappropriate, obblighi non rispettati o scadenze mancate.
- Rischi di non conformità:
In un contesto normativo in continua evoluzione, è sempre più complesso garantire la conformità. Ad ogni modifica normativa, il contratto deve essere aggiornato, richiedendo un controllo rigoroso delle versioni per evitare errori.
- Rischi per la sicurezza:
Durante la negoziazione, la sicurezza dei dati sensibili è fondamentale. La condivisione su più canali può aumentare il rischio di violazioni, perdita di dati e compromissione dell’integrità.
- Rischi finanziari:
I contratti spesso includono termini finanziari. I rischi possono derivare da mancati pagamenti, risoluzioni anticipate o rinnovi non gestiti correttamente.
- Rischi reputazionali:
Problemi legali, finanziari o di conformità possono danneggiare la reputazione aziendale, influenzando negativamente l’opinione pubblica e dei clienti.
Mitigare questi rischi è fondamentale per l’intera organizzazione e richiede un processo di negoziazione contrattuale efficace.
Sfide legate all’efficienza e al carico di lavoro
La gestione dei contratti richiede molto tempo, specialmente in grandi aziende multinazionali che operano in contesti normativi e linguistici diversi. A ciò si aggiunge il crescente volume di contratti e dati da gestire, spesso senza un aumento proporzionale delle risorse.
Rapidità e precisione sono cruciali per una negoziazione efficace. Processi di revisione e approvazione efficienti riducono i tempi decisionali e attenuano i rischi contrattuali.
Flussi di lavoro e automazione per il ciclo di vita dei contratti (CLM): casi pratici
Vediamo come i flussi di lavoro e l’automazione possono ottimizzare ogni fase della gestione dei contratti.
Prima della negoziazione
I flussi di lavoro possono essere sfruttati già nelle fasi preliminari della negoziazione del contratto, supportando la configurazione iniziale del documento. Consentono di creare modelli personalizzati e di integrare informazioni e dati provenienti da accordi precedenti o da database esistenti.
- Generazione automatica delle strutture contrattuali: utilizzando una libreria di clausole predefinite, è possibile integrare direttamente tutte le clausole pertinenti.
- Automazioni per identificare deviazioni nelle clausole e segnalare errori: queste funzioni consentono di monitorare eventuali anomalie o discrepanze nel testo contrattuale.
- Integrazione con il CRM: grazie ai flussi di lavoro, è possibile aggiungere automaticamente al contratto informazioni rilevanti, come il nome e lo stato dell’azienda.
Con un sistema di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM) intelligente, è possibile ridurre il tempo necessario per la redazione di un contratto del 30-40%.
Deloitte
Durante la negoziazione
La fase di negoziazione rappresenta il momento più complesso del processo. Sono coinvolte molteplici parti interessate, sia interne che esterne, ognuna con richieste di modifiche al contenuto del contratto. Ma come garantire che tutte le modifiche vengano prese in considerazione e che tutti abbiano accesso alla versione più aggiornata?
Il controllo delle versioni e la modifica collaborativa dei contratti sono spesso delle sfide significative. Tuttavia, l’utilizzo di una piattaforma unica può risolvere questi problemi. In questo modo, non solo si garantisce che tutte le parti lavorino sullo stesso documento, ma si riducono anche i rischi per la sicurezza e le violazioni dei dati, eliminando la necessità di utilizzare email o canali di comunicazione multipli.
- Gestione granulare dei diritti di accesso e modifica: assicura che solo le persone autorizzate possano intervenire sul documento.
- Alert automatici per le modifiche: invia notifiche alle parti interessate, interne o esterne, ogni volta che vengono apportate variazioni.
- Richieste di firma automatizzate: semplifica il processo di approvazione prima della finalizzazione del contratto.
- Tracciabilità delle versioni e dello storico: mantiene il controllo sull’intero processo di negoziazione ed evita malintesi o ambiguità.
Per quanto riguarda la negoziazione vera e propria, alcune funzioni possono rafforzare la vostra posizione. Ad esempio, la funzione di calcolo automatico della deviazione percentuale delle clausole consente di evidenziare quelle che non rispettano gli standard aziendali, indicando chiaramente le modifiche necessarie prima della finalizzazione.
Dopo la negoziazione
Dopo una negoziazione conclusa con successo, è il momento di far firmare il contratto. Workflow e automazioni possono semplificare notevolmente questa fase.
- Snellire il processo di approvazione: utilizzando workflow predefiniti, è possibile stabilire chi deve firmare in base al valore del contratto, ai reparti coinvolti e ad altri criteri specifici.
- Promemoria e notifiche automatiche: impostare flussi di lavoro per inviare avvisi e promemoria, garantendo che approvazioni e firme vengano completate nei tempi previsti.
- Aggiornamento automatico dello stato del contratto: integrare i workflow per sincronizzare lo stato del contratto con altri strumenti, come il CRM aziendale.
- Creazione automatica di report: generare report dettagliati per una tracciabilità completa, assicurando la conformità e fornendo una pista di audit affidabile.
- Accesso immediato alle informazioni contrattuali: grazie a schede di riepilogo compilate automaticamente, è possibile avere una panoramica chiara e completa degli elementi chiave del contratto.
Ottimizzare la negoziazione con uno strumento efficace
Una negoziazione contrattuale ben gestita è fondamentale per il successo di un’azienda. Affrontare le sfide che emergono richiede strumenti capaci di ottimizzare i flussi di lavoro e integrare automazioni avanzate.
Con il giusto sistema di Contract Lifecycle Management (CLM), è possibile semplificare l’intero processo di negoziazione: dalla collaborazione più fluida alla centralizzazione dei documenti, fino a un’efficienza operativa superiore.
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