Contratti, riunioni di consiglio, gestione delle entità, conformità normativa: i dipartimenti legali sono sovraccarichi di lavoro. I progressi nella digitalizzazione e la diffusione del lavoro a distanza aumentano la complessità delle attività quotidiane. Fortunatamente, esistono strumenti digitali affidabili che consentono di semplificare le operazioni legali in vari modi. L’automazione è uno di questi.
Automatizzare le attività ripetitive non solo allevia il carico di lavoro del dipartimento legale, ma libera anche tempo prezioso per compiti a maggior valore aggiunto, migliorando al contempo la precisione. E per finire, un altro grande vantaggio: puoi ridurre i costi in modo significativo automatizzando i processi di lavoro.
Perché i dipartimenti legali ricorrono sempre più all’automazione
I team legali supervisionano numerose attività, come la governance societaria, la gestione dei contratti, la conformità normativa e la gestione delle partecipate. Spesso, il loro carico di lavoro cresce più velocemente rispetto alle risorse a disposizione per gestirlo. La risposta a questo problema è la digitalizzazione e l’automazione. È particolarmente utile per attività ripetitive, che richiedono molto tempo e non necessitano di competenze giuridiche specifiche.
L’automazione riduce la quantità di compiti manuali, consente di risparmiare tempo e denaro e migliora al contempo la precisione. Grazie a questo, si ottengono:
- Maggiore compliance normativa e gestione dei rischi più efficace
- Più tempo da dedicare ad attività strategiche che richiedono competenze giuridiche
- Riduzione significativa dei costi operativi: fino al 40% secondo l’ACC
Esempi concreti di automazione nei dipartimenti legali
Cerchi ulteriori motivi per convincerti? Scopri alcuni esempi pratici e come l’automazione può diventare un alleato strategico per il tuo team legale.
Come l’automazione migliora la gestione dell’intero ciclo di vita dei contratti
Gestire manualmente grandi volumi di contratti non solo richiede molto tempo, ma aumenta anche il rischio di errore umano. Automatizzare le attività semplici e ripetitive aumenta l’efficacia e la precisione.
- Creazione dei contratti
Quando si redige un contratto, il team legale ha bisogno delle contribuzioni di tutti i soggetti coinvolti, interni ed esterni all’azienda. L’automazione consente di garantire che le bozze vengano condivise, che tutte le parti interessate possano fare annotazioni e che si lavori sempre sull’ultima versione aggiornata dei documenti.
- Validazione del contratto
L’approvazione di un contratto può essere complessa e spesso comprende diverse fasi. Automatizzare il processo rende ogni passaggio più fluido, velocizza l’approvazione e assicura il rispetto delle scadenze grazie a promemoria automatici.
- Aggiornamento del contratto
Se devi modificare alcune clausole o cambiare le date di scadenza, i processi automatizzati ti aiutano a tenere traccia di questi cambiamenti e a garantirne l’applicazione. L’automazione semplifica anche il rinnovo puntuale, grazie ad avvisi e promemoria automatici.
Automazione per rendere più efficienti le riunioni del consiglio di amministrazione
Le riunioni del consiglio coinvolgono numerosi partecipanti, che talvolta provengono da sedi diverse. Il carico di lavoro può essere ridotto grazie all’automazione, sia prima, durante che dopo la riunione.
- Prima della riunione
L’automazione permette di sincronizzare gli inviti alle riunioni con gli strumenti e i calendari preferiti, tenendo traccia delle conferme di partecipazione. Inoltre, supporta la preparazione e la corretta strutturazione dell’ordine del giorno, assicurando che l’ultima versione aggiornata venga inviata a tutti i partecipanti.
L’automazione delle riunioni del consiglio riduce del 30% il tempo di preparazione, secondo l’International Lawyer Association.
- Durante la riunione
Utilizzare una piattaforma con funzionalità di automazione favorisce l’interazione tra i partecipanti. Permette la collaborazione sin dall’inizio, assicurando che nessun tema importante venga trascurato. I membri possono partecipare tramite il dispositivo preferito e collaborare in modo sicuro sui documenti in tempo reale.
- Dopo la riunione
L’automazione consente di generare rapidamente i verbali dalla documentazione della riunione, integrando anche trascrizioni audio.
L’automazione aiuta anche nella gestione dei report e delle tracce di audit delle riunioni del consiglio. Puoi raccogliere automaticamente i dati e le statistiche in un pannello di controllo, monitorando l’andamento delle riunioni e registrando tutte le attività.
Inizia il tuo percorso di automazione
Che si tratti di aumentare l’efficienza o di ottimizzare i costi, l’automazione rappresenta un vantaggio strategico per i dipartimenti legali.
Per implementare processi automatizzati in modo efficace, è fondamentale scegliere la soluzione giusta: intuitiva, facile da utilizzare per favorire una rapida adozione e accelerare l’implementazione, ma anche in grado di garantire i massimi standard di sicurezza, considerata la natura sensibile delle informazioni gestite.
Scopri come l’automazione può ottimizzare il tuo lavoro! Se desideri scoprire più dettagliatamente i vari casi di utilizzo e capire come la suite DiliTrust Governance può supportarti, non esitare a richiedere una dimostrazione.
