I contratti sono fondamentali per lo sviluppo e il successo della vostra attività. La loro gestione non può e non deve essere trascurata.
Per raggiungere questo obiettivo, gli uffici legali devono avere una perfetta comprensione degli impegni contrattuali.
Ma quando la vostra attività cresce, insieme alle partnership e alla base di clienti, crescono anche le vostre esigenze di gestione dei contratti. Con più di quaranta contratti da gestire ogni mese, è probabilmente giunto il momento diadottare un pacchetto software di gestione dei contratti.
La gestione manuale dei contratti richiede molto tempo
Mentre il 62% degli uffici legali ritiene che il carico di lavoro aumenterà e il 50% ritiene che il monitoraggio delle scadenze sia il rischio principale in termini di gestione dei contratti, solo il 12% ha integrato nei propri processi l’intelligenza artificiale sotto forma di soluzione per la gestione del ciclo di vita dei contratti.
Tuttavia, il ciclo di vita di un contratto è lungo:
- creazione e modifica
- negoziazione e modifiche
- convalida e firma
- conservazione e monitoraggio
Questi compiti devono essere svolti con cura. Poiché gli errori sono umani, la gestione manuale dei contratti non solo può portare via molto tempo al vostro personale, ma può anche causare una serie di problemi: il mancato rispetto di una scadenza a causa della mancanza di promemoria, la dimenticanza del rinnovo di un contratto e così via.
La maggior parte di queste attività quotidiane può essere automatizzata molto facilmente utilizzando un software di gestione dei contratti.
Inoltre, consentendo ai team legali di risparmiare tempo nella gestione quotidiana dei contratti, è possibile aumentare l’efficienza e la produttività. Automatizzando le attività, potete sollevare il vostro team legale da una parte del lavoro di follow-up, consentendogli di concentrarsi sul proprio core business. Riducendo al minimo gli scambi e gli interventi manuali in ogni fase della vita del contratto, la gestione automatizzata dei contratti accelera le trattative del 50%.
Queste soluzioni di gestione dei contratti consentono anche di facilitare gli scambi e il monitoraggio tra i vari team: ufficio legale, ufficio vendite, ufficio acquisti, ecc. Non rischiate più di perdere un contratto (in media il 10% dei contratti di un’azienda va ancora perso) o di rinnovarlo di default senza averlo rinegoziato prima della scadenza.
Software di gestione dei contratti: un modo efficace per automatizzare le attività quotidiane
Che si tratti di uffici legali, finanziari, vendite, acquisti o risorse umane, i vostri contratti passano attraverso le mani di persone diverse per essere modificati, archiviati, monitorati e analizzati.
Uno strumento di gestione dei contratti consente di automatizzare alcune attività a basso valore aggiunto ma essenziali, in modo da non perdere mai informazioni o dimenticare scadenze:
- Ricerca e inserimento di informazioni: qualunque sia il numero di persone coinvolte, è possibile tenere uno storico del contratto e monitorare facilmente gli aggiornamenti.
- Processo di approvazione dei contratti: mantenete il controllo dei vostri contratti in ogni circostanza.
- Necessità di rispettare la clausola condivisa e i contratti tipo.
- Promemoria per le scadenze contrattuali: non dimenticate più una data senza nemmeno pensarci.
📄 Buono a sapersi: Con una soluzione di gestione del ciclo di vita dei contratti (CLM), potete persino creare la vostra libreria di contratti digitali, consentendo a tutto il personale di accedere ai contratti e ai documenti legali di cui ha bisogno, ovunque si trovi e in totale sicurezza.
DiliTrust soddisfa tutte le esigenze di gestione dei contratti
Indipendentemente dal software utilizzato quotidianamente dai vostri team legali, commerciali e di altro tipo, DiliTrust si adatta a tutte le vostre abitudini.
La nostra soluzione di gestione dei contratti si sincronizza con Word, con il vostro strumento di gestione delle relazioni con i clienti (CRM come Salesforce o Hubspot) o con il vostro strumento di firma elettronica come DocuSign, Hellosign, SignaturIt e Yousign. 👉 Vedi tutti i nostri partner
DiliTrust si integra con i vostri strumenti per rendere la gestione dei contratti fluida, semplice e ottimizzata:
- Promemoria automatici che consentono di risparmiare su scadenze, rinnovi taciti, clausole vessatorie o importi straordinari.
- Firma elettronica integrata tramite i nostri partner specializzati.
- Gestione semplificata di un grande volume di contratti.
- Dashboard con un solo clic per analizzare la vostra attività in un colpo d’occhio.
- Comunicazione semplificata e sicura tra i vari reparti.
- Tracciabilità e cronologia mantenute e completamente protette, dalla creazione alla firma del contratto (senza dimenticare le modifiche e i rinnovi).
- Migrazione rapida, semplice e sicura dei vostri dati contrattuali.
- Archiviazione centralizzata e perfettamente sicura dei vostri contratti. Per saperne di più, cliccate qui.
Centralizzando le informazioni legali con DiliTrust, potete accelerare l’attività della vostra azienda e semplificare la gestione quotidiana dei contratti per i vostri team.
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