Ogni relazione (commerciale) inizia con un contratto.
Ma il tempo che intercorre tra la proposta di vendita e la firma del contratto può essere lungo… e a ragione, perché sono necessarie molte azioni da parte di vari soggetti. Dal rappresentante commerciale all’avvocato, passando per il responsabile degli acquisti, il contratto passa per diverse mani. Senza processi chiari e consolidati e senza il software giusto, la contrattualizzazione può trascinarsi all’infinito.
In questo articolo vi forniamo 7 motivi per adottare un software CLM in modalità SaaS.
Software CLM SaaS: un modo efficace per snellire e accelerare i processi legali
☁️ Cos’è il software SaaS? La modalità SaaS (per Software as a Service) significa che il software è online. Quindi: 1) i dati non vengono memorizzati localmente sui computer dei dipendenti; 2) gli aggiornamenti vengono effettuati automaticamente; 3) per utilizzare il software sono sufficienti una connessione a Internet e un abbonamento!
Il software di gestione dei contratti offre un’ampia gamma di funzioni. Una di queste è la scheda di riepilogo, che consente di accedere rapidamente a tutti gli elementi chiave dei contratti. Ed è proprio questo tipo di funzionalità a velocizzare i processi legali. Ecco tutti i vantaggi di un CLM in modalità SaaS.
1) Miglioramento della collaborazione tra tutti i team
Uno dei vantaggi principali del SaaS è che consente alle diverse parti di un’azienda di lavorare insieme in modo più fluido. Quando si firma un contratto, sono coinvolte diverse parti. C’è ovviamente l’ufficio legale, che si occupa di tutti gli aspetti pratici della contrattualizzazione. Ma anche le vendite, la finanza, gli acquisti, le risorse umane e così via.
Con un CLM in modalità SaaS, i team hanno accesso a tutte le informazioni di riferimento nello stesso sistema. Non devono perdere tempo a cercare informazioni aggiornate, perché sono tutte in un unico posto.
2) Attività automatizzate
Con un CLM in modalità SaaS, i processi chiave legati ai contratti vengono automatizzati per migliorare la produttività. Ciò è possibile grazie a funzionalità quali promemoria per le scadenze, moduli per la generazione di contratti, rilevamento dei rischi, clausier, versioning e i famosi flussi di convalida di cui parleremo più avanti.
Queste soluzioni offrono anche cruscotti statistici personalizzabili. Così potrete monitorare la vostra attività in tempo reale!
Agilità, tranquillità, sicurezza: la nostra soluzione di gestione dei contratti SaaS di DiliTrust può essere adattata alle vostre esigenze. Vi abbonate solo ai moduli che vi sono veramente utili!
3) Manutenzione gestita dalla A alla Z, ma non da voi!
Il software SaaS viene consegnato chiavi in mano e la manutenzione è gestita dal fornitore, quindi non dovete preoccuparvene. Piuttosto pratico, no?
4) Rapida implementazione di processi interni efficienti
Per ogni contratto sono necessarie approvazioni interne. Ma più contratti ci sono e più parti sono coinvolte, più lungo diventa il processo di contrattualizzazione! Tuttavia, è essenziale che i contratti siano approvati da entrambe le parti.
Per semplificare e automatizzare i processi, c’è la funzionalità di convalida dei flussi di lavoro. L’idea è quella di poter ricreare un processo esistente in un sistema CLM basato sul cloud. Ad esempio, è possibile impostare un processo di convalida sequenziale. In questo caso, a seconda dell’ordine di convalida definito, la prima persona coinvolta dovrà approvare, prima della seconda e così via. In caso di rifiuto, gli altri non potranno approvare. Al contrario, è possibile impostare una convalida parallela (cioè senza ordine di approvazione). In questo caso, ogni parte può approvare indipendentemente dagli altri. L’idea è quella di facilitare le approvazioni interne o esterne digitalizzandole.
5) Dati centralizzati in una soluzione sicura
Con il software di gestione dei contratti in modalità SaaS, tutte le vostre informazioni contrattuali (storia dei rapporti contrattuali, clausole, modelli contrattuali, dati contrattuali, ecc. I vantaggi di questo sistema sono molteplici:
- È un modo più efficiente di archiviare gli accordi legali. E soprattutto è più sicuro della condivisione di file archiviati localmente sui computer.
- Una libreria di clausole standardizzate uniforma il linguaggio legale e riduce le fasi di redazione, negoziazione e approvazione. Con un ciclo di vendita più breve, l’azienda può moltiplicare le opportunità!
💡 Buono a sapersi: a questo proposito, dovete sapere che DiliTrust ha ottenuto la certificazione internazionale ISO/IEC 27001 per i sistemi di gestione della sicurezza delle informazioni (e la sua estensione ISO 27701 per la protezione della privacy). Questo standard certifica che DiliTrust soddisfa i requisiti e le misure di sicurezza più elevati del mercato.
6) Integrazione perfetta con il software aziendale di tutti i team!
Ogni reparto utilizza un software specifico per soddisfare le esigenze della propria attività. Un software CLM in modalità SaaS come DiliTrust può essere integrato con EDM, ERP, CRM, soluzioni di firma elettronica e altre applicazioni critiche per l’azienda. In questo modo le abitudini del vostro personale non saranno interrotte, perché la nostra soluzione si integra perfettamente nel loro lavoro quotidiano.
Permette inoltre di :
- Creazione di contratti direttamente dal CRM: le informazioni sui clienti necessarie per creare un contratto vengono migrate per creare i contratti. Questa automazione consente ai team operativi di risparmiare una notevole quantità di tempo.
- Aggiornare i documenti in qualsiasi momento: ciò significa che i contratti sono sempre aggiornati per tutti, senza dover inviare e-mail tra i diversi team per tenere traccia dell’avanzamento del contratto.
7) Accesso da qualsiasi luogo e supporto per il lavoro a distanza
Oggi il telelavoro è la norma. In questo contesto, disporre di software in modalità SaaS è più che necessario.
È sufficiente una connessione a Internet per accedere agli accordi o allo storico dei contratti, aggiungere commenti o approvare modifiche. In questo modo i dipendenti possono continuare a lavorare da casa, senza soffrire per la mancanza di informazioni o di strumenti.
Inoltre, il software CLM consente una gestione precisa degli utenti. In questo modo, le aziende possono definire chi vede cosa, in base ai ruoli individuali.
Volete vedere la nostra soluzione di gestione dei contratti in azione?
