Visioconférences, messageries instantanées, plateformes de gestion de projets… Nombreux sont les outils à la disposition des professionnels leur permettant de poursuivre leurs activités à distance. La signature électronique est l’un de ces outils.
Pour conclure de nouveaux contrats ou valider des avenants, la dématérialisation du processus de signature permet aux professionnels de signer leurs documents légalement, en toute sécurité, et ce, où qu’ils soient. Découvrez dans cet article, les bénéfices de la signature électronique pour son entreprise.
La signature électronique : comment ça marche ?
Légale
Contrairement aux idées reçues, la signature électronique a la même valeur légale qu’une signature manuscrite depuis la loi du 13 mars 2000. Sécurisée et à trois niveaux, la e-signature permet d’identifier le signataire et de garantir l’intégrité du document.
En savoir plus : Comment créer une signature électronique ?
Fiable
Les fournisseurs de signature électronique garantissent la fiabilité des signatures par la mise en place de protocoles de sécurité informatique. Comment cela fonctionne ? Les signataires vont utiliser un outil en ligne, certifiant leurs identités, pour se transmettre un document et le signer. Dans la majeure partie des cas, les applications de signature électronique utilisent l’e-mail pour permettre aux signataires de communiquer. En fonction du niveau de certification exigé, les normes d’identification des signataires pourront varier.
Facile
La signature électronique est un procédé très simple à mettre en place qui ne nécessite qu’une connexion internet pour être utilisé. En seulement quelques clics, l’utilisateur peut signer son document en toute sécurité, même à distance.
DiliTrust couvre le cycle de vie du contrat, de sa rédaction à son suivi en passant par sa signature. Notre logiciel en ligne de gestion et d’analyse de contrats intègre la signature électronique à ses fonctionnalités pour permettre à ses utilisateurs une accélération et une simplification de leurs transactions.
Gain de temps et conclusion des transactions accélérée
En faisant le choix de la signature électronique, les professionnels évitent les allers-retours d’e-mail, ou d’échanges par courrier, pour récupérer les signatures de leurs collaborateurs sur un contrat. En un clic, ils ajoutent les signataires de leur choix, qui, une fois notifiés par e-mail, peuvent signer le document. Tout se fait électroniquement, sans nécessité de télécharger ni d’imprimer le document avant de le signer.
Avant l’étape de la signature, il y a la validation en interne qui demande également de nombreux échanges entre les collaborateurs pour arriver à un consensus. Pour répondre à cette problématique, DiliTrust met à la disposition de ses utilisateurs son workflow de validation permettant d’automatiser les approbations. Quelles soient séquentielles ou parallèles, les utilisateurs peuvent notifier leurs collaborateurs pour leur soumettre le contrat et ainsi demander validation. Là encore, les professionnels gagnent du temps en simplifiant leurs échanges au sujet des documents contractuels.
Nécessairement, ce gain de temps permet aux utilisateurs d’accélérer leur processus de transaction avec leurs fournisseurs et leurs clients. Un avantage considérable pour l’entreprise, à l’heure où le temps des affaires est plus que jamais un enjeu.
🔐 Avec DiliTrust, vous sécurisez le suivi de vos contrats. Vous retrouvez facilement toutes vos informations contractuelles : par qui le contrat a été signé, où il se trouve, quelles sont les validations ou signatures manquantes, etc. Vos données contractuelles sont ainsi sécurisées, tant pour le juriste, que pour l’opérationnel qui a l’assurance que le service juridique et la direction ont bien validé son contrat avant de l’envoyer à ses partenaires.
La sécurité de vos contrats garantie
La signature électronique n’est pas qu’une simple image de signature manuelle. Le code civil l’affirme, la e-signature a la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Cette dernière est sécurisée, selon trois niveaux définis par le règlement eIDAS, tous recevables devant les tribunaux.
Avec la dématérialisation du processus de signature, vous assurez l’identité du signataire, l’intégrité du document et sa non-répudiation (irrévocabilité de la signature). Par rapport à la signature manuscrite, cela réduit grandement les possibilités d’imitation ou de falsification des signatures. De plus, une fois signé, le document ne peut être modifié. DiliTrust collabore avec DocuSign et HelloSign, tous deux garants de l’intégrité des informations contractuelles après signature.
Le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (RPGD) a également vocation à s’appliquer car noms, prénoms ou encore adresses e-mails sont transmises aux prestataires fournissant la signature électronique.
En savoir plus sur la sécurité des logiciels en ligne ? Lire notre article.
La continuité de vos activités assurée
La digitalisation des process de signature permet, au-delà du gain de temps, de garantir la continuité de l’activité de l’entreprise (commerciale, juridique, financière…). En effet, une connexion internet et un ordinateur suffisent pour signer un document, quels que soient le nombre de signataires ou leurs lieux de résidence. Cela assure une meilleure collaboration entre les salariés qui, avec un simple e-mail, soumettent à validation et signature un document contractuel.
Essentiel pour les entreprises internationales ayant des collaborateurs présents partout à travers le monde, cela s’avère également utile dans le contexte de confinement actuel lié à la crise du coronavirus. Les salariés doivent pouvoir travailler efficacement depuis leur domicile et avoir à leur disposition tous les outils digitaux leur permettant de continuer à exercer leurs missions dans les meilleures conditions. La signature électronique permet donc une continuité de l’activité de l’entreprise, dans le respect des contraintes légales et de sécurité.
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