Trop chronophage, pas assez efficace, le processus contractuel est source d’insatisfaction pour de nombreuses entreprises.
Pourtant, il reste nécessaire à leur bon fonctionnement. Alors comment faire pour simplifier la gestion de vos contrats ?
C’est simple, en choisissant une legaltech adaptée à vos besoins.
Au vu du nombre de startup proposant des solutions, il n’est pas si facile de faire son choix. Comment faire un cahier de charges pour choisir sa LegalTech ? En rédigeant un cahier des charges fonctionnel et précis, vous trouverez la meilleure solution pour votre entreprise.
Le cahier des charges pour les LegalTech
Le cahier des charges est un document contractuel qui permet de définir les contours d’un projet. Il peut s’appliquer dans tous les domaines d’activité : la construction d’une maison, la réalisation d’un film, la création d’un site web, et bien sûr la gestion des contrats.
À ce titre, le cahier des charges est particulièrement utile lorsqu’une entreprise recherche une LegalTech pour automatiser son activité juridique.
Bon à savoir : Pour l’entreprise, il s’agit avant tout de définir son besoin. Mais la rédaction du cahier des charges est aussi utile pour la LegalTech qui doit répondre aux attentes de son client.
Les LegalTech, un moyen efficace pour automatiser vos tâches quotidiennes
Pour automatiser vos tâches, il y a les legaltech de gestion de contrat. Ces outils utilisent les bienfaits des technologies à destination des services juridiques. Par exemple, la rédaction de vos contrats commerciaux, les signatures électroniques pour simplifier les échanges, le stockage des informations, la mise en relation entre les professionnels du droit (cabinets d’avocats, conseillers juridiques,…) et les entreprises, etc.
Au total, il existe plus de 200 solutions prêtes à répondre à chacune de vos attentes.
Mais avec un tel volume, comment choisir sa legaltech ?
Avant toute chose, il s’agit d’identifier ses besoins. Par exemple :
- Si vous souhaitez rendre l’information plus accessible à vos collaborateurs (notamment les acheteurs ou les commerciaux), il y a Doctrine.
- Si vous souhaitez simplifier vos formalités administratives, Captain Contrat ou Legalstart s’en chargent pour vous.
- Si vous souhaitez automatiser la rédaction de vos contrats et documents juridiques, Legal Place vous propose différents modèles.
- Si vous souhaite digitaliser les assemblées générales de votre entreprise, il y a DiliTrust.
- Si vous souhaitez quantifier les risques juridiques de votre entreprise, Case Law Analytics vous propose une analyse très précise.
- Et pour automatiser la gestion de vos contrats, DiliTrust, vous offre une solution Saas dédiée au contract management. Grâce à son intelligence artificielle, l’outil vous permet de travailler de gros volumes de contrats, sans que cela n’impacte vos activités.
Quels que soient vos besoins, ces legaltech ont pour objectif d’automatiser les tâches les plus chronophages. L’idée est alors d’aider les juristes et autres professionnels à se consacrer à leur cœur de métier : conseil juridique, vente, gestion de projet, etc.
Mais chacune étant spécialisée, vous devez élaborer un cahier des charges pour trouver celle qui correspond à vos besoins.
Pour aller plus loin, téléchargez notre guide pour choisir sa LegalTech.
Les bonnes pratiques pour faire un cahier des charges adapté pour choisir sa LegalTech
Pour trouver le logiciel de gestion de contrat adapté, vous devez réaliser un cahier des charges. Voici les étapes à suivre.
#1 – Faire un état des lieux
Il s’agit de faire le point sur l’organisation de vos équipes juridiques. À savoir, les missions réalisées, le temps passé, la communication entre les collaborations, les interactions avec les autres services, etc.
Une fois que vous aurez fait état du fonctionnement de votre service juridique, il convient de s’attarder sur toutes les difficultés quotidiennes. Par exemple, un temps de rédaction beaucoup trop long, une absence de digitalisation, un manque de protection des données, etc.
#2 – Intégrer les autres équipes
Comme votre service juridique n’agit jamais seul, il est important que la legaltech en gestion de contrat prenne en compte les besoins des autres équipes (commerciales, financières, mais aussi les ressources humaines en plus des équipes juridiques).
Dans ce cadre, n’hésitez pas à organiser des réunions avec les autres services pour connaître leurs difficultés face aux contrats.
#3 – Définir un cahier des charges
Une fois que l’ensemble de vos besoins sont identifiés, il est temps de définir un cahier des charges. Pour cela, vous devez convertir vos besoins en fonctionnalités capables d’y répondre.
Par exemple, vous souhaitez créer des contrats rapidement et à distance. Dans ce cas, vous devez trouver un logiciel de génération de contrat.
Mais attention, il ne s’agit pas de sélectionner n’importe quel outil LegalTech. Celle-ci doit répondre à l’ensemble de vos exigences. C’est-à-dire vos objectifs courts, moyens et longs termes. Et elle doit aussi s’adapter à la structure et l’environnement dans lequel elle devra s’articuler.
Bon à savoir : Après avoir défini l’ensemble de vos critères, le cahier des charges doit également mentionner un calendrier pour la mise en place de la solution. Ce planning doit reprendre l’ensemble des étapes nécessaires. Si besoin, n’hésitez pas à ajouter des pénalités de retard si les livrables ne sont pas rendus à temps.
#4 – Faire un benchmark des solutions existantes
Après avoir élaboré votre cahier des charges, vous devez trouver les solutions legaltech existantes.
#5 – Défendre son projet et impliquer sa hiérarchie
Dernière étape et pas des moindres, vous devez obtenir l’accord de votre hiérarchie pour la mise en place du projet de legaltech. Ici, il s’agit surtout de montrer les avantages du logiciel pour améliorer le processus contractuel.
Maintenant que vous savez comment établir un cahier des charges, il ne vous reste plus qu’à trouver la legaltech en gestion de contrat qui saura répondre à vos besoins.
