Au sein d’une entreprise, les instances de gouvernance sont confrontées à de nombreux enjeux : confidentialité et sécurité des échanges, organisation du travail à distance, optimisation de la prise de décision… Pour rationaliser et simplifier tous ces éléments, il est de plus en plus recommander de se tourner vers la digitalisation de vos instances gouvernance, grâce à des outils adaptés.
Qu’est-ce que la digitalisation des instances ?
La digitalisation des instances désigne la mise en place d’outils digitaux pour faciliter le travail des instances de gouvernance d’une entreprise : c’est-à-dire le conseil d’administration, le comité de direction ou encore les instances de surveillance.
En effet, ces instances travaillent avec des données sensibles. Elles doivent donc mettre en place des processus à la fois performants et hautement sécurisés pour le pilotage de l’entreprise. C’est pourquoi l’optimisation de leur travail grâce aux outils digitaux est une solution de premier choix.
En effet, grâce à la technologie digitale, les instances de gouvernance peuvent gagner un temps précieux dans l’organisation des réunions, la gestion du travail à distance, le partage de documents, ou encore l’analyse de données. La digitalisation des instances présente aussi l’avantage de centraliser et de sécuriser des données souvent sensibles.
La suite DiliTrust Governance se compose d’un ensemble de solutions qui facilitent les activités juridiques et la gouvernance des entreprises. Son module dédié à la digitalisation des instances permet de sécuriser et d’optimiser le travail des instances de gouvernance.
Digitaliser ses instances avec un logiciel SaaS : un moyen sûr de suivre vos échanges sensibles
#1 Des données centralisées dans une solution sécurisée 🔐
La sécurité est un enjeu clé du travail des comités de direction et des autres instances. En effet, ces comités échangent régulièrement des données critiques et de grande valeur, qui doivent être protégées par des outils fiables : on pense par exemple aux informations d’ordre financier et stratégique, dont la fuite ou la perte peuvent grandement impacter le fonctionnement de l’entreprise.
Pour protéger vos données, DiliTrust respecte les plus hauts standards de sécurité actuellement en vigueur et est notamment certifiée ISO 27001, 27701 et SOC 2. Les accès sont définis de manière fine, et la connexion à la plateforme est sécurisée grâce à une double authentification.
#2 Une meilleure collaboration entre les différentes parties prenantes 💬
L’avantage de se doter d’un outil SaaS est qu’il permet de fluidifier les échanges entre les parties, et de faciliter la collaboration. Sur une même plateforme en ligne, les membres des instances de gouvernance peuvent préparer les réunions en amont, gérer les invitations, partager des documents, et collaborer à distance sur un même document.
Ce fonctionnement dé-matérialisé permet de travailler plus facilement ensemble, sur un outil entièrement sécurisé. Les processus lourds et les boucles de mail interminables sont de l’histoire ancienne !
L’efficacité des instances s’en trouve largement améliorée : grâce à ces améliorations, le quotidien des parties prenantes est simplifié, les erreurs réduites, et la prise de décision optimisée.
#3 Un accompagnement personnalisé 24h/24 💻
La digitalisation des instances est un processus de grande ampleur, qui demande à toutes les parties prenantes de s’adapter à de nouveaux outils et modes de fonctionnement. Pour vous aider au mieux dans cette démarche, DiliTrust accompagne les entreprises à la fois sur l’installation de l’outil, la prise en main des différentes fonctionnalités, et la gestion quotidienne.
Cet accompagnement est disponible 24 heures sur 24, avec une possibilité de formation illimitée. En effet, le succès de la digitalisation des instances repose sur une maîtrise optimale du logiciel.
#4 Une vision complète sur les KPI 📊
En remplaçant les données papier ou non centralisées par un logiciel unique, les instances de gouvernance peuvent aussi centraliser l’évaluation de leur travail. Grâce à la centralisation des données, ainsi qu’à la possibilité de réaliser des sondages, tous les KPI du comité de direction et des autres instances sont visibles en un seul coup d’œil, et mis à jour automatiquement.
Vous obtenez donc une vue d’ensemble des chiffres clés de la gouvernance de l’entreprise, sur des dashboards personnalisés et intuitifs. Les KPI et les tableaux de bord sont paramétrables depuis l’outil, ce qui permet de les modifier rapidement en cas de besoin.
#5 Un travail à distance simplifié 🌍
La gestion du travail à distance est une problématique récurrente des instances de gouvernance. Cette question gagne en importance avec la généralisation du télétravail, et pour les entreprises présentes sur plusieurs sites.
Le mode Saas offre une réponse pertinente aux problèmes posés par le travail à distance, puisqu’il permet aux collaborateurs :
- D’accéder aux documents en temps réel depuis n’importe quel lieu, avec pour seule condition l’utilisation d’une connexion internet (et la possession des accès !)
- De travailler en mode collaboratif sur les documents à distance (édition, annotations)
- De digitaliser la gestion des réunions, grâce à un système de notifications et de suivi en amont et en aval
- D’utiliser la plateforme sur tous types de supports (ordinateur, tablette ou smartphone)
L’optimisation du travail à distance permet à la fois de gagner du temps, et de faciliter la communication entre les parties prenantes.
