S’il existe aux Etats-Unis depuis plusieurs années, le métier de Legal Operation Officer est assez récent en France.
Le Chief Legal Ops Officer (ou CLOO) occupe une place transverse en entreprise. Rattaché à l’équipe juridique, il n’occupe néanmoins pas une place de juriste à proprement parler. Il n’est d’ailleurs pas juriste de formation !
Il aide à optimiser les processus mis en place, soit à les simplifier et à les organiser, au sein des équipes juridiques. En fait, son rôle est d’aider à faire face à la transformation des méthodes et des outils de travail et d’en moderniser les usages, notamment en misant sur l’utilisation de logiciels.
Dans cet article, voyons quelles sont les 5 qualités d’un bon Legal Ops Officer.
5 qualités d’un bon Legal Ops Officer
Le Legal Ops occupe une place importante dans l’entreprise. Globalement, son rôle est d’évangéliser la culture juridique au sein de l’entreprise et de rendre le sujet simple et accessible pour tous.
Responsable du choix des logiciels qui sont le plus à même de faciliter les opérations juridiques, il est chargé d’assurer une transition fluide et efficace, tout en respectant les budgets alloués.
Son champ d’action étant assez large, il est important pour lui qu’il ait ces 5 qualités principales.
1. Avoir de bonnes connaissances juridiques ⚖️
Les Legal Ops n’ont aucune responsabilité juridique à proprement parler dans l’entreprise. D’ailleurs, beaucoup d’entre eux n’ont pas fait d’études de droit ! Ils peuvent même être ingénieurs d’affaires, ou encore financiers.
Toutefois, une très bonne culture juridique est essentielle. Pour implémenter des méthodologies adaptées, et assurer une harmonisation des outils de qualité, il est nécessaire pour le CLOO de comprendre quels sont les enjeux des métiers issus des directions juridiques. Pour chaque diagnostic, il doit apporter une solution.
Être à l’aise avec les problématiques du juridique est également essentiel dans le contact avec les autres équipes : le Legal Ops doit être en mesure de vulgariser les principes aux équipes opérationnelles lors de ses enquêtes préliminaires mais aussi pour leur faire adopter les outils qu’il a choisi.
Enfin, il sera demandé au CLOO de maîtriser avec les enjeux liés à la conformité dans la mise en place des outils qu’il choisit. Le RGPD, par exemple, ne doit donc avoir aucun secret pour lui.
2. Faire preuve d’une aisance stratégique et être à l’aise avec les chiffres
Trouver les bonnes solutions logicielles et organisationnelles, c’est un savant calcul ! Le CLOO doit faire en sorte d’optimiser les budgets liés au service juridique.
S’il y a souvent des profils financiers à ce poste, c’est parce que cela implique une maîtrise des aspects budgétaires et économiques de l’entreprise. Après avoir cartographié les besoins de l’entreprise et monté des benchmarks, un bon Legal Ops choisira les solutions les plus efficaces et saura négocier et dépenser intelligemment.
3. Avoir une vision à 360° et montrer rigueur et organisation
Pour mettre en place les solutions numériques les mieux adaptées aux besoins de son entreprise, le Legal Ops doit donc avoir une vision à 360°. Il adapte ses recherches en fonction des demandes de ses collaborateurs pour trouver l’offre la plus complète.
Cela demande de faire preuve de rigueur et de sens de l’organisation, car le CLOO ne gère jamais un seul projet à la fois.
Une certaine aptitude et un goût pour la gestion de projet et le management est donc essentiel à tout bon Legal Ops.
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4. Etre tourné vers l’autre, avoir l’esprit d’équipe
Le Legal Ops Officer a un profil transverse.
Il se doit d’être au contact de toutes les équipes pour comprendre les besoins de l’entreprise et aider à l’intégration de nouveaux outils. Cela nécessite un grand sens du relationnel et beaucoup d’empathie.
S’il se doit de prendre en compte les besoins de ses collaborateurs, le CLOO doit aussi connaître ceux des clients, car c’est vers eux qu’il oriente toutes ses actions.
Enfin, un bon Legal Ops doit soigner ses relations avec l’extérieur, notamment avec les fournisseurs.
Si l’on trouve des ingénieurs d’affaires à ce poste, c’est parce que le poste de CLOO requiert à la fois des compétences commerciales et financières et un grand sens de la négociation.
5. Avoir du goût pour les nouvelles technologies et de s’équiper des bons outils
Un bon Legal Ops doit pouvoir reconnaître et gérer l’implémentation des bons outils pour l’entreprise.
Pour s’épanouir à ce poste, il est donc important d’avoir de l’intérêt pour les nouvelles technologies, notamment dans le domaine des LegalTechs.
Parmi les logiciels que recherchent les CLOO et qui facilitent le quotidien des directions juridiques, on note : les logiciels de signature électronique, les logiciels de digitalisation des assemblées générales, les espaces virtuels de centralisation des documents…
Pourquoi un CLM est le meilleur outil à adopter lorsque l’on est Legal Ops ?
DiliTrust dispose d’une solution CLM, intégrée à la suite DiliTrust Governance. Notre CLM accompagne les entreprises de la création de contrats à leur validation, en passant par leur stockage. C’est une solution complète, imaginée pour faciliter tous les processus contractuels des directions juridiques, mais également des équipes opérationnelles.
Opter pour une solution CLM comme la nôtre lorsque l’on est Legal Ops permet notamment de :
- Assurer une meilleure collaboration entre les équipes
Tous les contrats sont dématérialisés et accessibles à n’importe quel endroit, à n’importe quel moment et en simultané pour tous les utilisateurs car ils sont stockés – en toute sécurité – dans le Cloud. Vous faites donc gagner du temps à vos collaborateurs, notamment aux directions juridiques ! Finies les longues heures passées à chercher le bon contrat dans un mauvais classeur.
De plus, cela facilite le travail entre les équipes. Le travail est plus fluide, les contrats sont créés, échangés, vérifiés et signés facilement, notamment grâce à des outils comme le clausier juridique, qui réunit toutes les clauses relatives à l’entreprise pour générer des contrats plus facilement, ou les workflows de validation, qui permettent de suivre l’avancée d’un contrat entre toutes les parties.
- Éviter les risques
Grâce à des fonctionnalités comme le rappel d’échéance ou la détection des risques, impossible de passer à côté d’une date ou d’une norme qui a évolué. Notre intelligence artificielle reconnaît les dates, les clauses ou encore les montants contenus dans les contrats et notifie les équipes en temps réel.
- Protéger ses données
DiliTrust permet de mettre ses données à l’abri. Nous avons reçu la certification ISO 27001, qui atteste que nous répondons aux exigences et mesures de sécurité les plus hautes du marché.
- Miser sur l’interopérabilité
Tous les départements utilisent des logiciels qui répondent aux besoins de leur activité. Un logiciel comme celui de DiliTrust peut s’intégrer avec les GED, ERP, CRM, solutions de signature électronique et autres applications essentielles à l’entreprise et faciliter ainsi le travail de toutes les équipes.
En bref, les compétences transverses du Legal Operations Officer fait de lui un élément-clé pour les directions juridiques et les entreprises. Il participe à fluidifier et moderniser les pratiques en interne.
